5 formas de hacer que una reunión generalmente aburrida sea más emocionante

Las reuniones son una parte inevitable del negocio. Comparte información, ideas de lluvia de ideas, genera soluciones y crea procesos y sistemas. El problema es que muchas de estas reuniones son dolorosamente aburridas, lo que significa que las personas que asisten tienen el cerebro sintonizado.

Si las personas no están enfocadas y prestan atención, la reunión desperdicia el tiempo de todos. Hacer que las reuniones aburridas sean más emocionantes (para que logren algo) con estos cinco consejos prácticos:

Prohibir los teléfonos inteligentes

Las personas insistirán en que deben tener sus teléfonos después de todo, una emergencia podría ocurrir. El mundo podría llegar a su fin durante su reunión de planificación trimestral, pero es poco probable.

La tecnología le permite concentrarse en lo que no está frente a usted, la reunión. Si las personas estuvieran cara a cara con las que envían mensajes de texto durante su reunión, estarían enviando mensajes de texto a otra persona. Los teléfonos se quedan en los escritorios.

Sin el teléfono, suceden dos cosas durante una reunión. Te vemos obligados a permanecer en el presente, y los descansos se dedican a comunicarse con los otros participantes. Las reuniones son más interesantes cuando hablas con tus colegas y las conoces. Los teléfonos son una barrera para esto.

Preparar, preparar, preparar

Las reuniones aburridas y tediosas ocurren cuando el líder o el moderador llegan tarde, no tiene una agenda y la ala. Una reunión bien preparada puede ser fascinante y atractiva. Cuando el líder tiene un plan y un propósito, la reunión será más interesante. Cuando no hay dirección u objetivo, la reunión no será interesante.

La otra parte de la preparación es mejorar sus habilidades. Has estado en reuniones que fueron productivas e interactivas y te hicieron sentir que podrías salir y lograr grandes cosas. Y, has asistido a reuniones en las que estás bastante seguro de que te quedas dormido, nadie te extrañaría y no extrañarías nada importante. La diferencia es la persona que dirige la reunión.

Si sus reuniones son aburridas, mire en el espejo. Encuentra una manera de mejorar. Tome una clase (su departamento de recursos humanos puede ayudarlo con sugerencias) y solicite comentarios y tutoría de un compañero de trabajo cuyas habilidades de reunión admire. Hay mucha ayuda disponible si lo pregunta, y gran parte es gratis.

Todos participan

Si no es necesaria la participación, puede manejar todo el problema por correo electrónico. Es raro que necesite traer un grupo para transmitir información. Temas como despidos masivos o una reestructuración completa de la compañía son una excepción y mejor manejado por un gerente que habla con todos. De lo contrario, las reuniones deben ser interactivas.

En una sesión de lluvia de ideas, todos deberían hablar. Si alguien no está hablando, llame a esa persona para que contribuya. Los introvertidos pueden ser incómodos, así que hágalo lo más libre de presión posible. La cultura de su reunión debe asegurarse de que las ideas de todos estén incluidas, y los participantes deben saber de antemano para que no se sorprendan.

Ya sea que se trate de una reunión de planificación, una reunión de fijación de objetivos o incluso una reunión de informe trimestral, siempre dé tiempo para preguntas y comentarios.

No dejes que ninguna persona domine

Si está liderando la reunión, puede hablar más que otros, pero no permita que ninguna persona domine la conversación. Esa es la fórmula para una reunión tediosa. Redirige los comentarios y llame a las personas con experiencia en el área para disuadir a un hablador compulsivo.

Las personas que se toman el tiempo para asistir a una reunión, aportando su conocimiento y experiencia, merecen la oportunidad de hablar y compartir sus opiniones. Como líder, puede aprender a controlar el comportamiento que socava la reunión.

Aquí hay una manera de detener cortésmente a una empleada, la llame Jane, cuando termina su cuarto comentario y comienza a ir por un quinto: "Gracias, Jane, conocemos su posición. Me gustaría escuchar lo que Karen tiene que decir. Y Jim y Bob aún no han tenido la oportunidad de hablar."

A veces, tendrá que hablar con los Janes de su oficina antes de una reunión para recordarles que el punto de unirse como grupo es compartir ideas con todos y, si dominan, la reunión no tendrá tanto éxito. Discutir este comportamiento inmediatamente después de la reunión también funciona bien, ya que tendrá nuevos ejemplos para proporcionar.

Hacer elementos procesables

Una reunión interesante y emocionante termina con cosas que las personas pueden y deberían hacer, ya sea para promover sus objetivos individuales, los objetivos de la compañía o, idealmente, ambos. Si la gente no se aleja sabiendo cuáles son sus próximos pasos, entonces la reunión falló.

Construir un seguimiento para la responsabilidad. Puede tener lugar en una segunda reunión o individualmente, pero debe suceder. Las personas se desconectarán si saben que los elementos de acción son para el espectáculo.

Hacer estos cinco cambios y las reuniones aburridas se volverán más emocionantes y productivas. Cuando las personas experimentan reuniones interesantes y productivas, la organización general beneficia.