6 consejos para administrar un proyecto cuando los miembros del equipo no le informan

De vuelta en la escuela, el proyecto grupal no siempre fue una experiencia positiva. Inevitablemente, en cada grupo, algunos trabajaron más duro que otros, mientras que otros nunca aparecieron. Como resultado, podría ser frustrante si eres uno de los miembros del equipo que lleva la mayor parte de la carga.

Es ligeramente diferente en el mundo de los negocios, ya que cada proyecto tiene un gerente de proyecto y esta persona puede entregar consecuencias reales si los miembros del equipo no completan sus tareas. Incluso si el gerente del proyecto no tiene autoridad disciplinaria sobre su equipo, cualquier desempeño deficiente por parte de un miembro puede volver a su jefe y reflexionar negativamente sobre su carrera.

Es probable que el gerente del proyecto no pueda elegir a los miembros del equipo para el proyecto, y no tendrá la autoridad para eliminar a un miembro debido a un bajo rendimiento. ¿Cómo administra un proyecto cuando los miembros de su equipo no le informan??

Aquí hay seis consejos sobre cómo dirigir un proyecto cuando los miembros del equipo no le informan.

Aclare sus límites con el jefe

Antes de tener su primera reunión de equipo, siéntese con la persona que lo asignó a este proyecto y hable sobre las expectativas de la gerencia. Esto es más fácil, por supuesto, si usted y todos los miembros del equipo informan a la misma persona, pero incluso si no, querrá tener esta conversación.

Estas son preguntas que querrá hacer:

• ¿Tiene el poder de eliminar y reemplazar a las personas en el equipo si no están haciendo ejercicio??
• ¿Este proyecto tiene prioridad sobre otros proyectos?? Si no, entonces, ¿dónde se encuentra su proyecto en la jerarquía?. En otras palabras, ¿puede decirle a los miembros de su equipo que deben dejar de hacer un proyecto diferente para cumplir con una fecha límite??
• Si tiene problemas con el rendimiento del miembro del equipo, ¿el jefe con poder disciplinario lo respaldará, o se lo considera igual a los miembros del equipo??
• Si aún no lo ha hecho, pregunte cuáles son los objetivos para el proyecto y el plazo esperado para su finalización.

Si ha establecido sus límites antes de que comience el proyecto, sabrá qué tan lejos puede llegar y qué puede pedirle a los miembros de su equipo. Un jefe que dice: "Este proyecto es la principal prioridad", pero no te respalda en eso, es lo mismo que el jefe que dice: "Esta no es la principal prioridad."

Sin embargo, recibir la aceptación de su jefe sobre si el proyecto es una prioridad de la máxima. Y no tengas miedo de ser directo con tu jefe mencionando que quieres saber el nivel de importancia del proyecto para que puedas comunicar ese mensaje al equipo. Querrás comunicar que todos tienen el mismo objetivo, para que el proyecto termine correctamente y a tiempo.

Además, puede hacer un seguimiento con su jefe por correo electrónico pidiendo confirmar que el proyecto es una prioridad. Una vez que reciba la confirmación por correo electrónico, puede reenviar el correo electrónico al equipo si es necesario.

Es importante recordar que los miembros del equipo pueden tener otras responsabilidades además del proyecto. Como resultado, es posible que no consideren que su proyecto sea una prioridad como para ellos al inicio, pero eso no es necesariamente porque no les importa o buscan evitar trabajar. Es muy probable que simplemente tengan otras tareas y responsabilidades que necesitan completar a diario. Esto es especialmente cierto cuando se trabaja con colegas de diferentes departamentos.

Hablando con su jefe para aclarar la importancia del proyecto, los objetivos y la línea de tiempo, y comunicar esa información con el equipo desde el principio puede ayudar a que el proceso se mueva más suave y sea menos estresante.

Hable con su equipo antes de hacer tareas

Cuando tienes un equipo de organización cruzada, es fácil hacer tareas. Jane de Marketing manejará las tareas de marketing. Karen de Finance manejará las finanzas. Pero incluso cuando las responsabilidades son claras, hable primero con los miembros de su equipo.

Puede descubrir que tanto Karen como Jane pidieron estar en este equipo para aprender más sobre otras áreas de la empresa, por lo que cuando las asigna a sus áreas de especialización, pueden frustrarse.

Esta conversación es fundamental para tener una gran relación de equipo. Aunque usted es responsable del resultado final del proyecto, no logrará excelentes resultados sin miembros del equipo que estén a bordo. En resumen, empodere a los miembros de su equipo pidiendo sus aportes y sus preocupaciones. Cuando el proyecto está completo y es un éxito, todo el equipo puede sentirse orgullo sabiendo que cada uno de ellos desempeñó un papel activo en su éxito.

Verificación doble con el jefe

Si, después de hablar con los miembros de su equipo, usted determina que la única forma de realizar esta tarea es asignar tareas que una o más personas encontrarán desagradable, hable con su jefe antes de hacer las tareas.

Por qué? Desea asegurarse de tener la copia de seguridad que necesita y que no ha descuidado una opción que haga que las tareas sean más satisfactorias para los miembros del equipo.

Tome al menos una pésima tarea usted mismo

Todos pueden saber que fue elegido para dirigir este equipo debido a su historial de éxito, pero también es importante enrollar las mangas y entrar en la combinación de cosas.

Asumir algo difícil o desagradable envía el mensaje de que eres parte del equipo y que te preocupas por tus compañeros de equipo. Asignar las tareas desagradables envía el mensaje que cree que es mejor que sus compañeros de equipo.

Esto no significa que tengas que hacer todas las malas tareas. Pero asegúrese de estar bastante divididos entre los miembros del equipo. Lo que es desagradable varía de un equipo a otro, pero cada proyecto tiene algo que nadie quiere hacer. A menudo hay numerosas tareas que a todos les gustaría evitar. Asegúrese de que estén divididos de manera justa y usted tome su parte.

Dar comentarios rápidos

Recuerde que los comentarios son más que decir, "gran trabajo" o "mal trabajo", es "ese fue un gran trabajo porque ..." y "eso no salió tan bien porque ..." sin las frases que nadie aprende. Y mientras busque entregar comentarios, asegúrese de aceptar comentarios de los miembros de su equipo.

Una vez más, les estás empoderando para que hagan un gran trabajo y les recuerden que su éxito es tu éxito y que todos están en esto juntos. Al proporcionar comentarios y enseñarles cómo hacer una tarea, especialmente si tiene más experiencia, creará un entorno laboral positivo. 

Mantenga a todos informados

Como líder del equipo, informará el progreso a los gerentes y líderes de alto rango de su organización. Asegúrese de llevar la información de esas reuniones a su equipo. Además, hágale saber a su grupo lo que va a decir en estas reuniones.

Además, déle crédito a todos, especialmente cuando se trata de elogios. El proyecto va bien porque eres fabuloso? Bueno, por supuesto, pero no digas eso. Di que el proyecto va bien porque el equipo es fabuloso. Todos sabrán que eres parte del equipo.

Pero, ¿y si el proyecto va horriblemente?? ¿Compartes la culpa? Sí, pero solo en privado. Usted va a los miembros del equipo individualmente y trabaja para ayudar a cambiar su dirección o contribución. Si eso no funciona, vas a tu jefe y aborda los problemas.

Si tiene el poder de eliminar a las personas del equipo, ahora es el momento de hacerlo, pero si no lo hace, puede hablar con la persona que sí. Pero hagas lo que hagas, no comiences a chismear o quejes de los miembros de tu equipo. Destruirá su moral y empeorará todo.

Recuerde que un proyecto de equipo dirigido con éxito puede aumentar su carrera, avanzar su reputación profesional y hacer que su trabajo sea visible en su organización. El resultado puede ser asignaciones adicionales o una promoción.

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Suzanne Lucas es una escritora independiente que pasó 10 años en recursos humanos corporativos, donde contrató, despidió, manejó los números y verificó dos veces con los abogados.