6 formas de hacer que sus mensajes de correo electrónico de negocios sean aún más profesionales

Muchos propietarios de pequeñas empresas confían en el correo electrónico como un modo principal de comunicación comercial. Esto no es sorprendente; El correo electrónico es rápido, fácil y proporciona un rastro de papel. Pero eso no significa que sus mensajes de correo electrónico, especialmente cuando se trata de la comunicación empresarial, se relajen. De hecho, la mala comunicación por correo electrónico puede costarle a los clientes mientras perjudica su marca y su reputación.

Enviar correo electrónico comercial profesional se reduce a la creación de hábitos que se centran en la comunicación clara, sucinta y apropiada. 

1. Utilice una dirección de correo electrónico comercial

Cuando sea propietario de un negocio, realice negocios en nombre de su empresa, asegúrese de utilizar una dirección de correo electrónico comercial. Idealmente, eso significa que tiene una dirección comercial (yo.mi., tu [email protected]) que usa para toda la comunicación empresarial.

Si eso no es posible, puede crear una dirección de correo electrónico gratuita que incluya el nombre de su negocio (yo.mi., [email protected]). El uso de una dirección de correo electrónico personal que claramente no está relacionada con su negocio puede, en el peor de los casos, dañar su profesionalismo y, en muchos casos, es posible que no lo tomen en serio.

2. Mantenga los mensajes cortos y dulces

No hay nada de malo en explicar las cosas con gran detalle; puede proporcionar claridad y reducir malentendidos. Pero cuando un mensaje de correo electrónico comienza a parecer una novela, puede perder rápidamente la atención del destinatario y confundir el problema con la información irrelevante. Para evitar esto, quédese con un tema por correo electrónico, y cuando necesita incluir más información, use subtítulos en negrita para que los detalles más importantes estén claros.

3. Utilice líneas de asunto descriptivas

¿Alguna vez ha abierto un mensaje de correo electrónico basado en el tema y terminó completamente confundido y un poco molesto cuando se trataba de algo completamente diferente?? Dado que ya está manteniendo cada correo electrónico que escribe limitado a un tema por consejo anterior, también debe asegurarse de que su línea de asunto refleje ese tema y nada más. Esto no solo ayudará al destinatario, sino que también ayudará a que sea más fácil administrar su propia bandeja de entrada de correo electrónico.

4. Atenuar

Es fácil dejar que las cosas vuelen cuando envíe un correo electrónico porque puede sentir que está protegido por la pantalla de su computadora, pero algunas conversaciones se pueden malinterpretar fácilmente en el correo electrónico. De hecho, sin señales de comunicación verbal para moderar el mensaje que está enviando, cualquier correo electrónico puede tomarse de la manera incorrecta. Si está enviando un mensaje que puede ser cuestionable, vuelva a leerlo antes de enviar y si aún no está seguro, probablemente esté mejor recogiendo el teléfono.

5. Haga que su firma de correo electrónico sea útil

Citas, promociones y registros de boletines en una firma de correo electrónico pueden ser efectivos en algunas situaciones, pero esos elementos nunca deben triunfar utilizando su firma de correo electrónico para lo que debe usarse: proporcionar su información de contacto. Su correo electrónico o respuesta inicial debe incluir una firma de correo electrónico con su nombre completo, empresa y URL como mínimo. Un número de teléfono, el título y el reexpresión de su dirección de correo electrónico tampoco duelen.

6. Revise su ortografía y revisión

El control de la ortografía es fácil. Conviértalo en una configuración predeterminada en su cliente de correo electrónico para verificar todos los mensajes antes de enviarlos. El correo electrónico es más informal y hay un poco más de clemencia con la ortografía y los errores gramaticales, pero parece horrible enviar un mensaje plagado de errores. Lo último que quieres es causar una mala impresión porque te apresuraste a enviar un correo electrónico y omitió verificar tu ortografía y gramática.

El correo electrónico es un método importante de comunicación en los negocios, incluso si no es su primera preferencia. Seguir estas prácticas de correo electrónico comercial lo ayudará a mantener su comunicación por correo electrónico profesional y productiva, y puede estar seguro de que la impresión que está causando es buena.