7 cosas para incluir en una propuesta de negocio de planificación de eventos

Los planificadores de eventos profesionales usan muchos sombreros y asumen una variedad de responsabilidades, dependiendo de las circunstancias individuales de un evento. Esta profesión requiere un conjunto de habilidades único: es posible que deba ser un asistente multitarea un minuto y el siguiente para ser un solucionador de problemas experto que puede resolver una situación con facilidad y eficiencia. 

Que debe ser una propuesta comercial

Una propuesta de negocio de planificación de eventos es un documento integral que describe los servicios que proporcionará para un evento. Es el folleto de su empresa, su campaña de marketing y su argumento de venta, todo envuelto en uno. Esta propuesta de negocio de eventos debe presentarlo como un profesional experimentado y calificado que está calificado exclusivamente para ejecutar este evento. Debería distinguirlo de otros planificadores de eventos y establecerlo como alguien en el que el cliente puede confiar.

Una propuesta de negocio de planificación de eventos debe estar bien escrita, contener detalles sobre qué servicios están incluidos en la propuesta (y cuáles no) e ilustrar cómo llevará a cabo el evento, proporcionando los detalles necesarios para que el cliente pueda imaginar fácilmente lo que usted son proponiendo.

7 cosas para incluir en una propuesta de negocio de planificación de eventos

Un paso integral en la planificación del evento es elaborar una propuesta de negocio de planificación de eventos sólidos en roca, sabiendo qué incluir para comercializar sus servicios y asegurar el negocio de un cliente.

1.  Introducción comercial: Presente brevemente su negocio de planificación de eventos. Discuta sus antecedentes, cualquier certificación profesional y duración del tiempo en los negocios, experiencia relevante y su nicho particular si tiene uno.
2. Descripción del evento: Proporcione un alcance general del evento, incluidos los detalles que se discutieron durante su reunión inicial del cliente, como el objetivo del evento, las posibles fechas, los lugares a considerar, el número de invitados, etc.
3. Servicios de planificación de eventos que se proporcionarán: Sea muy específico en esta sección, enumerando todos los servicios que proporcionará para este evento. Listar elementos con puntos de bala o subtítulos son muy efectivos, ya que es una manera fácil para que el cliente vea la gama de servicios incluidos. Enumere cualquier proveedor que use y cualquier servicio que sea opcional para una tarifa adicional. Es importante ser muy detallado en esta sección para que el cliente tenga una comprensión clara de lo que se incluye y lo que es adicional.
4. Ejemplos de su trabajo: Si ha planeado un evento similar al que está proponiendo a este cliente, entonces esta es su oportunidad de mostrar esas habilidades. Incluya fotos, bocetos, recortes de noticias o cualquier otra imagen que ayude a pintar una imagen en la mente del cliente de lo que puede hacer. Esta es una excelente manera de comercializar su negocio de planificación de eventos.
5.  Costos propuestos: Articular cuidadosamente todos los costos asociados con la planificación y ejecución de este evento. El formateo de esta sección como una serie de pasos guiará a su cliente a través de todas las fases del evento, ayudándoles a visualizar cada aspecto a medida que se desarrolla. Ser específico dentro de una categoría general de costos. Por ejemplo, si tiene una línea de pedido para la restauración, rompa los costos individuales de los alimentos que indican el monto por persona, el número de servidores requeridos y la tarifa por hora, los gastos para alquileres de mesa, ropa de cama, etc. En lugar de preparar una propuesta con una gran etiqueta de precio en la parte inferior, escriba una propuesta detallada para que su cliente pueda comprender los costos individuales. Esto es útil por dos razones: frustra el inevitable "shock de etiqueta" cuando todos los artículos se cuentan y hay un gran precio en la parte inferior, y le da a su cliente la oportunidad de decidir si vale la pena el costo de la hora adicional de cóctel. El gasto. 
6.  Próximos pasos: Al final de su propuesta de negocio de eventos, incluya cualquier detalle sobre el tiempo o los próximos pasos. Si el evento tiene una fecha firme, asegúrese de indicar que se debe recibir un contrato firmado en una fecha determinada para que pueda planificar y ejecutar el evento. Especifique el depósito que se requiere y la fecha en que debe recibirlo.
7. Información del contacto: Asegúrese de incluir la información de contacto de su negocio en la parte inferior de la propuesta de negocios de eventos. Enumere su sitio web, dirección de correo electrónico, números de teléfono, números de fax y dirección postal. Adjunte una tarjeta de presentación a su propuesta también para una fácil referencia.

Cómo hacer un seguimiento

Después de enviar al cliente su propuesta de negocio de planificación de eventos, comuníquese con ellos para informarles que la propuesta está en camino. Dígales que seguirá en unos días para ver si tienen alguna pregunta. Mantenga abiertas las líneas de comunicación. Ser receptivo y proporcionar atención personal. Es un indicador de cómo hace negocios y lo ayudará a cerrar el trato de manera profesional.