7 consejos para una gestión del tiempo más efectiva

Encontrar suficiente tiempo es un desafío para muchos propietarios de pequeñas empresas. Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, especialmente cuando usas muchos sombreros diferentes y asume muchos roles diferentes. No solo es frustrante, sino que puede ser estresante sentir que está rebotando de una tarea a otra y nunca realmente está tachando las cosas de su lista.

Hay esperanza, sin embargo. Puede desarrollar un método para administrar su tiempo estableciendo objetivos, planificando actividades, priorizando y confiado en otros para completar las tareas. Si puede hacer esto, puede aumentar la cantidad de tiempo que tiene durante el día.

Fijar metas

La base de la buena gestión del tiempo es saber a dónde vas y cómo llegar. Establecer objetivos puede ayudarlo a crear un plan para guiar su negocio donde desea que esté.

Es difícil lograr cualquier cosa sin objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y vinculados en el tiempo (inteligente). Cuando se trata de la gestión del tiempo, la productividad y el logro de objetivos, trabajar para lograr los objetivos pequeños a corto plazo es más importante.

Puede comenzar descomponiendo sus objetivos a largo plazo en objetivos mensuales, luego desglosarlos aún más en objetivos semanales y diarios. Sus objetivos para cada día lo ayudarán a establecer un objetivo y medir cuando lo haya alcanzado con éxito.

Planifique sus actividades

Planifique su mes, semana y días en función de los objetivos que ha establecido para usted y el trabajo que debe hacerse. Es posible que deba hacer entradas de libros todos los días, así que planifique esa hora. Planifique sus sesiones de comentarios con los empleados por adelantado. Planifique el tiempo para todo lo que necesita hacer.

La forma más efectiva de planificar sus actividades mensuales es planificar el tiempo para su planificación. Use este tiempo de planificación para verificar sus indicadores mensuales de rendimiento, verificar a los empleados que se deba a una sesión de comentarios y busque oportunidades de negocio que pueda considerar.

Si ha establecido objetivos mensuales para su negocio, trabaje hacia atrás desde la fecha en que desea que los objetivos logren. Planifique algunos puntos de control para las tareas que deben completarse para los objetivos a alcanzar.

Priorice los puntos de control por subtareas que deben completarse, por ejemplo, si la tarea A necesita completar la tarea B, planifique las actividades necesarias para la Tarea B para el final de la primera semana para que la Tarea A pueda finalizarse al final de la segunda semana. Haga esto para todos sus objetivos semanales, mensuales y semestrales.

Al crear un plan para guiar a sus empleados y a usted mismo hacia sus objetivos más pequeños, crea un camino hacia un mayor logro de objetivos. Comunicar sus planes y objetivos con sus empleados. Quieres que entiendan dónde quieres estar. Incluso puede recibir algunos comentarios de ellos que podrían ser beneficiosos para lograr sus objetivos.

Elegir un sistema y comprometer

Hay muchos sistemas de gestión del tiempo y productividad, que incluyen software específico, aplicaciones en línea e incluso filosofías generales. Realmente no importa qué sistema o enfoque use, solo que es algo en lo que compra, comprende plenamente y manténgase al día con.

Si tiene dificultades para encontrar un enfoque para la gestión del tiempo para que pueda comprometerse completamente, intente combinar las ideas de algunas filosofías diferentes para crear la herramienta perfecta de gestión del tiempo y productividad para usted.

Todas las herramientas y la planificación no le harán nada bueno si no se queda con su plan. Esta es la parte más difícil de administrar su tiempo para hacer las tareas que planeó hacer. Algunos días es posible que no puedas lograr algo a la hora planificada.

Hay algunas maneras de garantizar que realice las tareas que escapan y todo lo que planeó hacer. En su plan, reserve tiempo cada día para ponerse al día con las tareas que se retiran. O podría quedarse más tarde de lo habitual y asegurarse de que se hagan.

Un beneficio para planificar un tiempo de recuperación, si está atrapado, o no se han pasado tareas, puede tomar un descanso o hablar con sus empleados. Un jefe que se detiene a chit-chat es un gran motivador.

Si todas las tareas que tienes que lograr son pelotas, eres el malabarista. Tiene bolas de vidrio (alta prioridad, tareas que no puede caer) y las de goma (menor prioridad, tareas que puede soltar). Deja caer los equivocados y se rompen. Los de goma se recuperan y sigues haciendo malabares. Es posible que desee priorizar sus tareas.

Conozca sus prioridades

Es posible que no hagas todo, todos los días. La mayoría de nosotros siempre tendrá algunos artículos sobrantes todos los días que no nos completaron. Puede pensar en establecer una lista de tareas prioritarias, o al menos saber cuáles puede dejar caer.

Para evitar dejar caer una bola de vidrio, tómese el tiempo para aclarar cuáles son sus prioridades y programar el tiempo para hacer sus tareas más importantes cuando sea más productivo. O, como se mencionó anteriormente, use el tiempo planificado previamente para ponerse al día.

Encuentra tu zona de productividad

Algunas personas son las más productivas a primera hora de la mañana, cuando sus mentes están frescas y antes de que todos los demás estén completamente despiertos. Algunas personas prefieren cavar en un trabajo importante a medio día cuando su impulso es completo, y aún así, otras son búhos nocturnos que dejan el trabajo más importante para el final del día cuando las ideas y los conceptos han tenido tiempo de establecerse.

Puede reducir el tiempo que le lleva completar su trabajo identificando cuándo trabaja mejor, es más productivo y planificar su trabajo más importante para ese tiempo. Puede aumentar su productividad aún más si puede reducir las distracciones e interrupciones durante este tiempo de trabajo enfocado.

Seguimiento de su tiempo

El seguimiento de tiempo con una herramienta de seguimiento de tiempo dedicada puede ser una excelente manera de administrar el tiempo, incluso cuando no necesita rastrear su tiempo gastado en el cliente o el trabajo facturable.

Seguimiento de su tiempo durante todo el día puede ayudarlo a aumentar la productividad de dos maneras. Primero, puede mantenerte enfocado en la tarea en la que estás trabajando en ese momento.

En segundo lugar, el seguimiento del tiempo puede darle una imagen de exactamente donde se está gastando su tiempo. Si nunca ha hecho esto antes, es revelador y proporciona una visión valiosa de cómo pasar su tiempo.

Si es honesto al documentar su tiempo y actividades, podrá identificar algunas fortalezas, debilidades y cuánto tiempo realmente pasa trabajando en tareas.

Delegar

No hay nada de malo en pasarle dinero a otra persona. Cuando tienes más en tu plato de lo que puedes manejar, puede ser hora de delegar. Una buena manera de comenzar a delegar es determinar qué tareas puede transmitir que no son esenciales para que usted haga personalmente.

Luego, identifique a un empleado capaz de realizar la tarea y asegúrese de recibir información sobre los resultados.

Un pensamiento final

No siempre es fácil delegar si estás acostumbrado a hacer malabares con todo tú mismo. Sin embargo, si planea sus actividades, se mantenga en el plan (dentro de lo razonable) y encuentre a las personas adecuadas para delegar tareas, de repente tendrá más tiempo.