9 Habilidades de facilitación de reuniones para gerentes

Las reuniones pueden ser oportunidades para compartir ideas, discutir desafíos y definir planes de acción, o pueden terminar como desperdicios de tiempo improductivos. Desafortunadamente, los gerentes suelen ser los principales contribuyentes a la disfunción del proceso de reunión. Necesitas habilidades para ejecutar reuniones correctamente.

Fortalecer las habilidades de facilitación de su reunión

Por definición, facilitar medios, “hacer más fácil o menos difícil; ayudar a avanzar."Para que un gerente facilite una reunión (en lugar de ejecutarla), debe estar dispuesto a dejar de lado su poder y estar abierto a diferentes resultados y enfoques.

Donde los gerentes salen mal con las reuniones

Muchos gerentes piensan que saben cómo "ejecutar" una reunión. Establecen la agenda, hablan y toman todas las decisiones. Si bien esto puede parecer fácil y eficiente para los gerentes, a menudo es una pérdida de tiempo de las personas, y no aprovecha el potencial creativo del equipo.

De hecho, tiene el efecto opuesto, ya que los empleados tienden a retirarse, diferiendo al gerente que quiere estar a cargo. 

Por qué los gerentes no involucran a los empleados

Existen muchas razones por las que los gerentes no involucran más a sus empleados en las reuniones. Mientras que los primeros tres elementos a continuación son comportamientos de los gerentes pobres, el último, las habilidades de facilitación, se pueden aprender y fortalecer con la práctica:

• Miedo a dejar ir
• La falsa creencia de que debido a que están a cargo, necesitan proporcionar todas las respuestas
• Falta de confianza en las habilidades o habilidades de resolución de problemas de sus empleados
• Falta de habilidades de facilitación de reuniones

Estas ideas para los gerentes en todos los niveles fortalecerán sus habilidades de facilitación de reuniones en apoyo de mejorar la productividad de las reuniones.

Los gerentes de habilidades deben facilitar las reuniones

La facilitación adecuada de la reunión implica involucrar a todos en la reunión en la identificación y resolución de problemas. Los equipos casi siempre desarrollarán soluciones mejores y más creativas de las que cualquier gerente podría solo. Los equipos también tienen más probabilidades de apoyar la implementación de las soluciones que ayudaron a crear. Puede dividir estas habilidades de facilitación de reuniones en tres categorías diferentes:

1. Planificación de una reunión
2. Realización de una reunión
3. Resolver problemas de reunión

Cómo planificar una reunión

Antes de comenzar cualquier reunión, necesita una agenda. Para una reunión de colaboración, invite a los asistentes de la reunión a decirle qué problemas necesita el equipo para resolver o qué cambios debe seguir el equipo. Asegúrese de que los temas sean los que permiten la participación grupal. Facilitar una reunión es diferente a presentar información en una reunión.

1. Habilitar la participación del grupo

Asegúrese de permitir un tiempo suficiente para la participación del grupo y que no intente resolver demasiados problemas en un corto período de tiempo. Sin embargo, demasiado tiempo también puede dar como resultado un ciclo interminable de "bueno, qué pasa ...", asegúrese de que su agenda cumpla con el tiempo asignado para la reunión. Las habilidades necesarias incluyen estos.

• Habilidades de facilitación grupal
• Planificación de reuniones
• Resolución de problemas
• Toma de decisiones
• Desarrollo de la agenda

2. Asegúrese de proporcionar la logística adecuada

Elija su ubicación y tiempo de su reunión con cuidado. Si intenta meter a 15 personas en una sala de conferencias con seis sillas, la reunión será un desastre. Cuando las personas se sienten incómodas, no pueden verse, no pueden escuchar o tienen hambre, los resultados de la reunión sufrirán.

Aprenda a usar la logística como una forma de fomentar una gran participación y eliminar las barreras. Necesitas planificar todo esto por adelantado. Enviar a alguien fuera de la mitad de la reunión para ordenar los sándwiches hace que su reunión sea menos efectiva. La planificación logística implica estas habilidades.

• Planificación y experiencia logística
• Toma de decisiones
• Consideración pensativa de las necesidades de los demás

3. Grabando las actas de la reunión

La última parte crítica de la planificación de una reunión son las actas de la reunión. Quien los tomará? Quien los distribuirá? Si no tiene una persona administrativa designada, considere hacerlo usted mismo o rotar la responsabilidad entre los miembros del equipo. Si Jane hizo los minutos la semana pasada, es el turno de John esta semana. Si está utilizando una pizarra o una rotación para recopilar ideas, le dé tiempo a la persona que escriba el tiempo para documentarlas correctamente.

• Habilidades de toma de notas
• Relevancia de documentación 
• Comprender la diversidad y la inclusión

Cómo llevar a cabo una reunión

Con su agenda sólida, buena ubicación y refrescos apropiados, está listo para su reunión. Para que su reunión sea una excelente reunión de trabajo (y no solo un volcado de información), deberá demostrar las habilidades de facilitación de la reunión apropiadas.

Para hacer esto, querrá centrarse en estos tres componentes de la facilitación de reuniones.

1. Hacer preguntas

Grandes preguntas estimulan una gran discusión. El artículo, "70 preguntas de entrenamiento impresionantes usando el modelo Grow", ofrece algunos manifestantes de discusión sobresalientes.

• Haga preguntas para obtener información adicional
• Haga preguntas para aprender sobre diferentes puntos de vista
• Haga preguntas para observar áreas de acuerdo y desacuerdo
• Haga preguntas para confirmar que realmente está escuchando exactamente qué miembros del equipo están contribuyendo
• Haga preguntas para determinar que está compartiendo significado con los miembros del equipo

2. Demuestre una escucha activa

La escucha activa le permite saber realmente y profundamente que usted y la persona que está escuchando compartir el significado y haber llegado a una comprensión reflexiva de las posiciones de los demás. Cuando parafrasee, verifique la comprensión y haga preguntas de seguimiento, alienta más participación y mantiene la discusión fluyendo.

• Hacer que la cabeza asiente y otros gestos apropiados para indicar comprensión
• Repita lo que escuchó a la otra parte para que sepa que comparte significado
• Haga preguntas para aclarar cualquier cosa que no esté segura
• Haga preguntas de seguimiento para expandir aún más su comprensión
• Use palabras como "ah-ha", "sí, lo entiendo" y me gusta indicar comprensión

3. Dirigir una sesión de lluvia de ideas adecuada

La mayoría de la gente piensa que ya saben cómo hacer una lluvia de ideas. Sin embargo, generalmente no. En demasiados entornos, la efectividad de la lluvia de ideas se reduce por la mala gestión de procesos, fuertes presiones sociales o políticas y habilidades de facilitación deficientes. Muchas personas nunca han experimentado realmente el poder de una sesión de lluvia de ideas bien administrada.

• Practica habilidades de facilitación efectivas
• Gestionar la introducción de ideas por parte de los participantes
• Asegúrese de que todos los participantes tengan la misma oportunidad de hablar
• Gestionar conversaciones en competencia y personas que hablan unos a otros
• Idear una forma efectiva de reducir las opciones de lluvia de ideas a un número manejable
• Resolver cualquier conflicto que surja

Cómo resolver problemas en una reunión

El segundo tipo de reunión requiere diferentes habilidades de facilitación de reuniones. No necesitaría reunirse si todos ya estuvieran de acuerdo en la solución. Te unes para compartir información y desarrollar respuestas y esto significa que necesitarás unir a las personas. Estas son las habilidades que necesitarás.

1. Habilidades de construcción de consenso

El consenso no significa que todos tengan que estar de acuerdo con una decisión. Significa que todos han tenido la oportunidad de compartir sus perspectivas (potencialmente por hacer una lluvia de ideas) y proponer ideas. Después de esto, la clave para el consenso es que todos los miembros del equipo acuerdan apoyar la dirección, incluso si no era su elección original.

• La facilitación adecuada de la reunión guiará al grupo desde el intercambio de ideas hasta el desarrollo de una decisión efectiva.
• Llegar al consenso lleva más tiempo, pero generalmente obtendrá una compra más fuerte del grupo en general. Sin embargo, recuerde que el consenso no es el objetivo final.
• Una decisión efectiva para el problema en cuestión es el tema más importante.

Recurso de toma de decisiones de consenso

Consulte "Un marco de toma de decisiones de consenso de seis pasos" para obtener más información sobre cómo liderar un equipo a través de un proceso de toma de decisiones de consenso.

2. Habilidades de resolución de conflictos

Cada vez que hay una habitación llena de personas involucradas en resolver un problema, el conflicto es inevitable. De hecho, los investigadores del equipo consideran el conflicto sobre la tarea o el problema como parte del proceso para la toma de decisiones efectivas. Un gerente debe aprender a aprovechar el poder del conflicto de manera positiva.

• Administre la discusión para escuchar todos los puntos de vista
• Liderar la discusión para identificar áreas de acuerdo y desacuerdo
• Use habilidades de facilitación para que ciertos participantes sean escuchados

3. Habilidades de comunicación no verbal

Si bien los investigadores argumentan sobre los porcentajes exactos, la mayoría estaría de acuerdo en que más del 50% de la comunicación no es verbal.

• Un gerente debe poder leer el tono y el lenguaje corporal del grupo para evaluar su nivel de compromiso, franqueza y compromiso.
• Su comprensión de la comunicación no verbal puede ayudar a ver cuando hay un verdadero acuerdo versus un acuerdo hablado solo para terminar la reunión.
• Sea consciente del lenguaje corporal como una forma de experimentar la voz de comunicación total de un individuo o un equipo.

La línea de fondo

El tiempo es un activo precioso en la vida y en el trabajo. Esforzarse por gestionar las reuniones para una eficiencia y efectividad óptimas. Aprender, practicar y aplicar las nueve habilidades de facilitación identificadas anteriormente es un gran lugar para comenzar.