Una guía para que los gerentes comprendan el costo total de propiedad (TCO)

En el mundo de las grandes empresas, el concepto de costo total de propiedad (TCO) es importante tanto para compradores como para vendedores. Como comprador, el costo inicial de adquirir el producto puede ser relativamente pequeño en comparación con el costo anual para el mantenimiento y el soporte del producto. Los gerentes efectivos investigan sus productos para establecer una comprensión del costo total esperado de propiedad durante la esperanza de vida de la ofrenda. Como vendedor, sus clientes generalmente compararán sus ofertas versus competidores desde un costo total de perspectiva de propiedad. Los mejores vendedores comprenden las preocupaciones de sus clientes sobre TCO e incorporan esto en sus propuestas para ayudar al comprador en el proceso de evaluación. 

Conceptos básicos del costo total de propiedad

Por diseño, el costo total de propiedad (TCO) es un cálculo diseñado para ayudar a las personas a tomar decisiones financieras más informadas. En lugar de solo observar el precio de compra de un objeto, TCO analiza el costo completo desde la compra hasta la eliminación, incluidos los costos esperados que se incurrirán durante la vida útil del producto, como el servicio, la reparación y el seguro. TCO se tiene en cuenta en el análisis de costo-beneficio.

El costo total de la propiedad no es nuevo 

Aunque a menudo se hace referencia a TCO en relación con la tecnología de la información (TI), el concepto ha existido desde las décadas de 1950 y 1960, cuando se discutió regularmente en la industria de los ascensores. Algunos expertos creen que el concepto (si no el término) se remonta al tiempo de Napoleón cuando "los ingenieros comenzaron a prestar mucha atención a problemas como la efectividad de los cañones y con qué facilidad fueron trasladados y reparados, y durante cuánto tiempo duraron en servicio activo."

El costo total de la propiedad varía según la industria

Los costos adicionales que deben agregarse al precio de compra inicial para calcular el costo total de propiedad (TCO) varían según la industria:

• Hardware de tecnología de la información. TCO se ha utilizado ampliamente en la adquisición de hardware de tecnología de la información. Las estimaciones para el TCO de hardware generalmente estima el costo de las reparaciones fuera de la garantía, el costo de los acuerdos de servicio anuales y el costo prorrateado del hardware y el software adicionales requeridos para aprovechar el hardware. A medida que el número de proveedores de servicios web continúa aumentando, cada vez más empresas de TI arrendan el espacio de estos proveedores, eliminando así grandes inversiones en hardware y, en consecuencia, reduciendo los costos anuales y el TCO incurrido para ejecutar las aplicaciones de software de una empresa. 
• Licencias de software tradicionales. Para gran parte del historial de la industria del software, se compraron licencias en función de un costo inicial (o tarifa de licencia) más una tarifa anual de mantenimiento de software que se calculó como un porcentaje de la tarifa de licencia original. Inicialmente, este acuerdo de mantenimiento anual incluyó correcciones de errores y actualizaciones de características cuando estén disponibles. Sin embargo, este tipo de licencia perpetua ha perdido popularidad a favor de la licencia basada en suscripción, por lo que el cliente vuelve a comprar el derecho de usar el software anualmente. 
• Industria del automóvil. Edmunds.Com tiene una calculadora TCO que agrega depreciación, intereses, impuestos y tarifas, primas de seguro, costos de combustible, mantenimiento y reparaciones al precio de compra de un automóvil o camión.
• Industria financiera. Muchos fondos mutuos y productos similares cobran tarifas trimestrales de gestión y/o tienen cargos de retiro. Estos costos indirectos deben considerarse al calcular el verdadero costo de estas inversiones.

Consideraciones para los cálculos de TCO

Considere los siguientes matices al intentar comprender el TCO de una oferta:

• Los costos ocultos son siempre una preocupación. Por ejemplo, un nuevo paquete de software puede requerir capacitación inicial para usuarios y capacitación complementaria para nuevos usuarios en el futuro. 
• El método de financiamiento afectará el costo total de propiedad y el tratamiento contable para las deducciones, los gastos capitalizados y la depreciación que afectará un cálculo detallado de TCO. Asegúrese de trabajar con su departamento de contabilidad o finanzas para asegurarse de tener una imagen completa de todas las implicaciones (y costos o deducciones) asociadas con su compra.
• No olvides los costos laborales. Puede obtener eficiencias de nuevas inversiones, reduciendo así los costos operativos generales. Los beneficios de estas eficiencias en realidad pueden sufragar o superar, los costos reales. Por el contrario, puede incurrir en costos laborales adicionales como resultado de la inversión. 
• El costo total de propiedad a menudo cambia con el tiempo. Lógicamente, sus costos de reparación anuales para un automóvil aumentarán a medida que envejezca, al igual que el costo de servir el automóvil en función de la inflación. Asegúrese de tener en cuenta los cambios esperados en los costos durante la vida útil del vehículo.