Una guía para planificar eventos especiales de recaudación de fondos

Los planificadores de eventos especiales, especialmente aquellos en el mundo sin fines de lucro, saben que organizar un evento de recaudación de fondos al aire libre es una gran idea. Este tipo de eventos, como otras ideas de recaudación de fondos de la comunidad, requieren que la planificación para el evento del próximo año comience inmediatamente después de que el evento de recaudación de fondos de este año concluya. Es importante informar el evento y discutir qué salió bien y lo que podría mejorarse mientras el evento aún está fresco en la mente del equipo. Discutir los éxitos y mejoras Asegúrese de que esas características puedan incluirse o mejorarse para el evento del próximo año. Dicha planificación proactiva también agrega valor para los patrocinadores. E, inevitablemente, todas las caminatas comunitarias exitosas esperan crecer y expandirse de año en año.

Es importante mantenerse enfocado en el objetivo principal de celebrar tales eventos: recaudación de fondos. Para aquellos planificadores de eventos que previamente han realizado una caminata comunitaria, uno de los momentos más importantes para la planificación en realidad ocurre después de que termina la caminata. Para conocer los muchos aspectos de planificación y ejecución de una caminata de recaudación de fondos comunitaria, vamos a obtener una mirada detrás de escena del evento del Día de la Madre organizado por la Organización de Cáncer de Mama Y-Me de Chicago.

El día de fondos de fondos para la recaudación de fondos de cáncer de mama del Día de la Madre

Y-me fue fundada por dos sobrevivientes de cáncer de mama en 1979. La organización sin fines de lucro era mejor conocida por su programa multilingüe de la línea directa nacional de cáncer de mama para pacientes con cáncer de mama. El programa ganó fama como la única línea directa de peaje de 24 horas del país con el personal de los sobrevivientes de cáncer de mama que son consejeros de pares capacitados. Pero la organización también organizó una caminata anual de recaudación de fondos en el Día de la Madre, que apoyó sus programas y servicios. En 2007, Y-Me recaudó más de $ 7 millones con casi 43,000 caminantes de 12 ciudades. En 2008, participaron 15 ciudades. Desafortunadamente, Y-Me cerró sus puertas en 2012, pero el legado de su recaudador de fondos anual sigue siendo un gran estudio de caso para los planificadores de eventos sin fines de lucro.

Gran parte del éxito de recaudación de fondos de Y-me puede atribuirse a un enfoque organizado para la planificación y vigilar los objetivos más importantes primero. Liz Klug, ex directora de eventos especiales de la organización, tuvo que decir que después de su año récord en 2007: “Tenemos un plan para varios puntos en el tiempo durante el proceso de planificación. Entonces, tomaremos medidas para promover esos puntos más críticos en el tiempo para asegurarnos de que tengamos éxito. Por ejemplo, en una ciudad donde podemos organizar un evento por primera vez, debemos centrarnos en asegurarnos de tener un excelente lugar y ubicación donde la gente quiera volver. En el futuro, podemos centrarnos en qué cafeterías dejaremos folletos."Echemos un vistazo a cómo Klug y el equipo de planificación de eventos Y-me organizaron un evento tan exitoso.

Analizar los números

Organizar una caminata comunitaria o un evento similar requiere reunir varios objetivos constituyentes diferentes, pero en última instancia, la asociación o organización benéfica que anfla el evento lo está haciendo para recaudar dinero por su causa. Por lo tanto, el primer paso en la planificación del próximo evento ocurre cuando finaliza el evento actual, y la mayor parte de ese trabajo rodea los "números."

"Miramos de cerca los números después de que concluya el evento", explica Klug, "comparamos cómo lo hicimos este año versus el anterior [año]. Miramos la experiencia del participante. Evaluamos nuestras categorías de patrocinio. Respondimos a cualquier correo electrónico inmediato sobre los eventos.Los planificadores de eventos también tomarán medidas inmediatas para asegurar que todos los involucrados en el evento de este año continuarán el próximo año.

Klug también cavó en los detalles. En sus evaluaciones, miró todo, desde la cantidad de voluntarios que participaron en el volumen de camisetas distribuidas. Luego preguntaría si necesitaba más o menos para el próximo año.

Línea de tiempo de planificación

Para aquellos que organizan una caminata de recaudación de fondos comunitaria, es importante saber qué pasos deben manejarse en varios momentos. La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro no tienen el lujo de muchos miembros del personal y del comité voluntario para impulsar el éxito del evento. Pero los planificadores reconocen que deben asegurarse de que trabajen en estrecha colaboración con la oficina del alcalde de una ciudad y el departamento de obras públicas para obtener el evento en el calendario público.

Klug sugiere que el primer paso después de analizar los números del año pasado es centrarse en el reclutamiento corporativo. Si el evento no es un programa nuevo, es importante obtener el apoyo corporativo para el evento del próximo año inmediatamente después de que concluya el evento de este año. "Nos centramos en renovar los patrocinios cuando entregamos el informe de conclusión de eventos", dice Klug. También ofrece los siguientes aspectos destacados para los planificadores interesados ​​en organizar una caminata comunitaria como evento de recaudación de fondos:

• Identificar patrocinadores corporativos
• Desarrollar programas de equipo para caminar
• Determinar actividades del evento
• Empiece a caminar el reclutamiento
• Finalizar la logística del evento
• Celebrar el evento
• Celebra un evento "Gracias"
• Evaluar y comenzar el evento posterior

Y-me también contrataría una empresa de logística externa para manejar muchos de sus requisitos logísticos. Pero uno de los más útiles fue implementar un sistema de registro en línea.

Éxito del sistema de registro en línea

Y-me aprendió rápidamente sobre la importancia de usar la web para el registro en línea y desde entonces ha abogado encarecidamente para el uso de la tecnología para el registro en línea y la recaudación de fondos.

Invertieron en un sistema de gestión de relaciones constituyentes en línea para servir como su sitio web de carrera de 2003. Este tipo de sistema sirve como un sitio web personal para que los voluntarios hagan apelaciones personalizadas para donaciones y otra participación. Captura información en una sola base de datos y sirve como una herramienta para caminar capitanes del equipo para alentar a sus miembros. 

Los participantes en línea aumentaron de 4.000 a 11,594. Las donaciones en línea aumentaron de 5,000 a 19,650. El equipo y-me creía que contribuía a alcanzar $ 2.Objetivo de 35 millones, y como bonificación, la tecnología redujo los costos administrativos en aproximadamente $ 20.000.

Tal sistema también puede servir como una herramienta de comunicación importante que permite que una organización haga un seguimiento y continúe involucrando componentes más allá del día de la carrera en sí.

Línea de tiempo del día de la carrera

Los paseos comunitarios están programados con mayor frecuencia por la mañana. Dependiendo de la complejidad de la señalización y la ubicación, la configuración para el evento generalmente puede comenzar tan pronto como una semana antes del evento, y la mayoría de la actividad ocurre un par de días antes de la caminata.

Cuando Y-Me planearía su evento anual de recaudación de fondos, el equipo normalmente intentaría limitar el área donde mantuvieron la caminata para que no requiriera una cantidad significativa de tiempo de recursos para ejecutar ciertas tareas de operaciones como cerrar las calles. Su caminata fue generalmente no competitiva, por lo que también ayuda que no tuvieran que considerar los requisitos necesarios para un entorno de carrera más competitivo.

El horario para el día de la carrera en sí mismo generalmente fluía de la siguiente manera:

• Llega el equipo de planificación de eventos (2.5 horas antes de caminar)
• Check-in voluntario (2 horas antes de la caminata)
• Check-in y configuración del patrocinador (2 horas antes de la caminata)
• Comienza el registro (1.5 horas antes de caminar)
• Configuración de la línea de inicio (30 minutos antes de caminar)
• Ceremonias de apertura (10 minutos antes de caminar)
• Comienza la raza
• Comienza el entretenimiento del escenario principal (1 hora después de que comience la caminata)
• Observaciones oficiales del escenario principal (después de la caminata concluye; a la 1.Marca de 5 horas)
• El programa termina oficialmente (3 horas después de que comience la caminata)
• Comienza el desglose del evento (después de que termine oficialmente el evento)

Consejos para planificar una caminata comunitaria o correr

Para aquellas organizaciones interesadas en celebrar una caminata comunitaria o correr por primera vez, Klug ofrece varias sugerencias que ayudarán a garantizar un evento exitoso.

• Comience con clientes potenciales cálidos, incluidos voluntarios bien conectados, patrocinadores o un gran equipo. Definir resultados medibles.
• Evaluar los eventos de la competencia en su ciudad/ubicación para identificar sus mejores prácticas y áreas de mejora.
• Trabajar con la oficina de la ciudad de la ciudad y los distritos de parques para discutir los permisos requeridos y la logística de su evento: tiempo, ubicación, número de participantes. Asegúrese de estar preparado para esas reuniones.
• Comprenda su presupuesto y asegúrese de mantener sus gastos operativos al 25-30% para un nuevo evento. Algunas organizaciones benéficas se esforzarán por el 15-20% de los gastos totales.
• Los patrocinadores seguros para absorber el 100% de los gastos operativos de su evento.