Preguntas y respuestas de la entrevista de asistente administrativo

Cuando se entrevista para un trabajo de asistente administrativo, el entrevistador querrá saber cuán relevantes son sus calificaciones para el puesto y cómo encajaría con la empresa y el departamento.

Debido a que el trabajo requiere habilidades administrativas e interpersonales, los gerentes de contratación a menudo preguntarán sobre los atributos específicos que tiene que lo califican para el puesto, así como sus habilidades de personas menos cuantificables.

Preparándose para la entrevista

Una de las formas de prepararse es analizar la descripción del trabajo para tratar de tener una idea de si hay un conjunto de habilidades particular en el que se enfoca el puesto.

Por ejemplo, ¿hay un énfasis en la planificación de viajes, la coordinación del proyecto, la programación de reuniones diarias, la asistencia personal o cualquier otra cosa?

Asegúrese de enfatizar su experiencia más relevante al responder preguntas de entrevista específicas de empleo.

Haga una lista de las habilidades mencionadas en la publicación de trabajo y no dude en agregar algunos otros que cree que también sería aplicable. Luego eche un vistazo a sus propias habilidades administrativas y de oficina, y coincida con sus calificaciones con el trabajo.

Esto lo ayudará a adaptar sus respuestas de la manera más relevante a la posición específica.

Mira ahora: cómo responder 4 preguntas comunes para trabajos administrativos

Consejos para manejar la entrevista

Es importante ser consciente de que la discusión probablemente irá más allá de las habilidades blandas interpersonales, como sus habilidades de comunicación, habilidades organizacionales o puntualidad. También deberías estar listo para hablar sobre habilidades difíciles.

Esté preparado para discutir programas de software

Dado que muchos puestos de asistente administrativo requieren un uso frecuente de un software específico, es posible que deba discutir los diversos programas con los que ha trabajado, cómo ha utilizado estos programas y su nivel de experiencia.

Me encanta usar la tecnología y aprender sobre nuevos programas. También tengo una habilidad especial para enseñar a los compañeros de trabajo que podrían no ser tan expertos en usar sistemas. En mi último trabajo en Kent Associates, me ofrecí como voluntario para revisar los sistemas de gestión de proyectos para el equipo de profesionales que apoyé. Mi jefe aprobó mi recomendación y trajimos un sistema basado en la web, Asana, que nos ayuda a rastrear proyectos y compartir información en una plataforma web.

Soy la persona de referencia en la oficina de PowerPoint Diagurt y disfruto ayudando a nuestros vendedores a sorprender a los clientes con sus presentaciones. También soy un usuario avanzado de Excel y creo macros complejas para preparar proyecciones de presupuesto para las propuestas de proyectos.

Sus respuestas serán más impresionantes si proporciona anécdotas específicas que ejemplifican su comando de herramientas y procesos administrativos.

Esté preparado para discutir procesos administrativos

Debe estar preparado para discutir su flujo de trabajo y procesos administrativos en puestos anteriores. Como profesional administrativo, no debería haberduda de que esté organizado y orientado a los detalles. Tu entrevistador querrá saber cómo Usted manifiesta estas cualidades en su flujo de trabajo diario.

Las habilidades organizacionales y la atención al detalle se encuentran entre mis activos más fuertes. He prosperado en situaciones en las que puedo dar orden a proyectos complejos. Por ejemplo, anteriormente apoyé a ocho profesionales que planeaban eventos promocionales para clientes. Desarrollé una plantilla para el seguimiento de los objetivos y el progreso para cada proyecto y lo establecí en un impulso compartido para que todos los miembros del personal involucrado puedan rastrear su progreso con respecto a los proyectos y eventos del equipo.

Al trabajar para el Grupo Alfred, creé un manual de procedimientos que describía los pasos requeridos para procesar las solicitudes de préstamos, y luego lo cargué en línea para que todos los oficiales de préstamos pudieran seguir los mismos procedimientos.

Siempre responde positivamente

Tenga en cuenta su comportamiento durante la entrevista. Sonríe, mantenga el contacto visual con su entrevistador y hable con un tono de voz entusiasta (pero aún tranquilo y seguro).

Dado que los asistentes administrativos a menudo interactúan muy estrechamente con las personas para quienes trabajan, es esencial ser positivo, profesional y educado en todo momento.

Querrás que el entrevistador no tenga dudas de que trabajar contigo sería una experiencia agradable.

Trabajé en la recepción en nuestra agencia, y fue fundamental que causé una primera impresión positiva para los clientes actuales y potenciales. Soy una persona natural "Can Do", y mis reseñas han elogiado regularmente mi orientación al servicio al cliente. 

La compañía examina a los clientes después de las interacciones, y mi nombre aparece constantemente como miembro del personal que es servicial, agradable y profesional. Mi jefe ha comentado con qué frecuencia los clientes me solicitan cuando llaman a la oficina para obtener ayuda.

Preguntas y respuestas de la entrevista de asistente administrativo

Mientras se prepara, puede ser útil revisar las preguntas que se le puede hacer. Pensar un poco sobre cómo enmarcar una respuesta, destacando experiencias y éxitos específicos de trabajos anteriores.

• ¿Qué habilidades informáticas tienes y qué programas te sientes cómodo usando?? - Las mejores respuestas
• ¿Te sientes cómodo usando un teléfono con múltiples líneas y manejando un alto volumen de llamadas telefónicas?? - Las mejores respuestas
• En esta empresa, nos gusta pensar en nosotros mismos como un equipo que trabaja juntos para los mismos objetivos. ¿Cómo te sientes al trabajar en un entorno de equipo?? - Las mejores respuestas
• ¿Cómo te sentirías supervisando a otros dos o tres empleados?? - Las mejores respuestas
• ¿Cuál es su mayor fortaleza y cómo ayudaría a su rendimiento en esta posición?? - Las mejores respuestas
• Cual es tu mayor debilidad? - Las mejores respuestas
• Como manejas el estrés y la presión? - Las mejores respuestas
• ¿Cómo fue trabajar para su supervisor?? - Las mejores respuestas
• ¿Qué esperas de un supervisor?? - Las mejores respuestas
• ¿Prefieres trabajar de forma independiente o en un equipo?? - Las mejores respuestas
• Trabajas bien con la gente? - Las mejores respuestas
• Dar algunos ejemplos personales de trabajo en equipo. - Las mejores respuestas
• Preguntas de la entrevista recepcionista: - Lista de preguntas

Preguntas para hacerle al entrevistador

También debe investigar un poco sobre la empresa y estar preparado para hacer preguntas pertinentes cuando surja la oportunidad.

Puede ser útil presentar algunas preguntas con anticipación que podría hacer, o discutir más, si no tiene la oportunidad antes en la entrevista.

A menudo, esto estará cerca del final de la entrevista, por lo que es importante dejar al entrevistador con una buena impresión. Una excelente manera de hacerlo es mostrar su interés y preparación para la entrevista de trabajo atando las preguntas que le hicieron con algunas preguntas propias.

• ¿Cuáles son las responsabilidades de esta posición??
• ¿Puedes describir un día (semana) típico en este departamento??
• ¿Cuáles son las fortalezas en este departamento?? ¿Cuáles son las debilidades??
• ¿Qué dirían sus asistentes anteriores fue la mejor parte de trabajar para usted?? Lo que dirían fue lo peor?
• ¿En qué dirección ves la empresa en los próximos cinco años?? ¿Sientes que hay alguna amenaza para su éxito??
• ¿Por qué tu último asistente dejó el puesto?? ¿Cuáles fueron sus fortalezas?? ¿Cuáles fueron sus debilidades?? ¿Qué está haciendo él/ella ahora??
• ¿Qué atributos tuvo tu mejor asistente?? ¿Qué hay de tu peor asistente??
• ¿Con qué frecuencia se realizan las revisiones de desempeño?? Quien los conduce?
• ¿Qué habilidades son más importantes para usted en un asistente administrativo??
• ¿Cómo recompensas y alientas a las personas que trabajan en tu departamento??
• ¿Hay problemas de producción en curso en este departamento??
• ¿Cómo ha lidiado con los problemas de personal en el pasado??
• ¿Cuáles son algunos de los mayores desafíos para una persona en esta posición??
• ¿Cuál es el aspecto más gratificante de esta posición??
• ¿Su (la empresa/departamento) apoya las membresías de asociaciones profesionales y el desarrollo profesional continuo??
• ¿Qué describiría como el papel del personal administrativo en esta oficina??
• Se esperan horas de tiempo extra o de fin de semana?
• ¿Qué es lo que más te gusta de trabajar para esta empresa?? ¿Hay algún cambio que hagas??
• ¿Qué es lo que menos te gusta de trabajar aquí??
• ¿Alienta al departamento a trabajar como equipo o concentrarse más en contribuciones individuales??

Prepárate para más preguntas de entrevista de trabajo

Además de las preguntas sobre la entrevista específicas del trabajo, también se le harán preguntas más generales sobre su historial de empleo, educación, fortalezas, debilidades, logros, objetivos y planes.

Aquí hay una lista de las preguntas de entrevista más comunes y respuestas de muestra.