Una guía de planificador de eventos para la planificación del lugar

Decidir el mejor espacio o lugar para eventos es fundamental para el éxito general de su evento. Si bien la planificación del lugar lleva tiempo, no tiene que sentirse abrumador. Para muchos, planificadores de eventos profesionales y aficionados por igual, puede ser un desafío divertido.

Suponiendo que ya ha identificado el tipo de evento que está planeando y su propósito, hay muchos otros factores que deben considerarse al comenzar el proceso de selección del lugar en sí. A continuación, esta hoja de ruta lo ayudará a guiarlo a través de los pasos para elegir el espacio de eventos perfecto.

Tu público objetivo

Al planificar el lugar para un evento, una de las piezas de información más importantes que debe saber es quiénes serán sus invitados y cuántos esperan asistir. Si bien el tipo de evento ciertamente informará a la elección del lugar, uno de los factores limitantes más grandes para el espacio de eventos es su capacidad. Asegúrese de conocer al menos una estimación precisa (puede ser un rango) del número de invitados, ya que esto limitará inmediatamente las opciones de su lugar. También debes considerar tu audiencia. Asegúrese de que el lugar refleje no solo el evento en sí sino también los gustos y expectativas de los invitados.

Fechas de eventos

Revise su calendario porque el tiempo influirá en muchas decisiones, incluido su lugar de elección. Después de su lista de invitados, la fecha de su evento será el próximo factor limitante. Dependiendo del tipo de evento que esté planeando, puede encontrar que debe ser flexible con la fecha de su evento para obtener el lugar que desee o tendrá que ser flexible con su elección de lugar para obtener la fecha que desea. Debe comenzar a planificar el lugar sabiendo dónde usted o el cliente son flexibles. Aquí hay algunas preguntas a considerar:

• ¿Cuándo probablemente sus invitados están disponibles para asistir en función de sus horarios??
• ¿Qué lugares tienen espacio apropiado y disponible para esos tiempos??
• ¿Cuándo es el mejor momento para que su equipo de gestión celebre el evento??

Calcule su presupuesto

Con un presupuesto abierto, cualquiera puede planificar un gran evento y tener una selección infinita de opciones de lugares. Pero lo más probable es que sus recursos financieros son limitados, y debe ser consciente desde el comienzo de cuáles son sus limitaciones financieras, incluso si el presupuesto de su evento es simplemente una estimación o rango de estadio. Un planificador de eventos siempre puede planificar un gran evento dentro de un presupuesto razonable.

• ¿Los lugares se encuentran dentro de sus parámetros presupuestarios para gastos de espacio, técnicos y de catering?
• ¿Ha negociado una tarifa favorable para los servicios y ha demostrado el valor de su papel??
• ¿Ha permitido flexibilidad en su presupuesto en caso de que los gastos de pedido de la línea excedan el plan??

Alcanzar diferentes ubicaciones

Una vez que se reducen los números de la lista de invitados y las posibles fechas del evento, es importante identificar las ubicaciones donde se podrían celebrar el evento. Los hoteles y los centros de eventos o conferencias son algunos de los espacios de eventos más populares para eventos corporativos y recepciones de bodas, pero no son las únicas opciones. Este es un momento para ser creativo en tu pensamiento. Considera lo siguiente:

• Basado en el tema de su reunión, lo que vienen a la mente tres mejores ubicaciones?
• ¿Dónde preferirían asistir a esta reunión sus invitados??
• ¿Qué será más conveniente para sus invitados??
• Además de un hotel, qué ubicaciones inesperadas podrían aumentar la tasa de RSVP?

Encuentra el tipo correcto de espacio

El lugar que elija debe tener un espacio apropiado para el tipo de evento que está planeando. ¿Su evento requerirá una pista de baile?? ¿Necesitarás un sistema de PA?? ¿Qué pasa con el podio de un altavoz o una pantalla de proyector?? ¿Qué tipo de configuración de tabla necesitas?? Además de considerar este tipo de preguntas, estos son algunas de las principales preguntas de planificación del lugar para hacerse:

• ¿El lugar del evento cumple con los criterios especiales de su programa o evento??
• ¿Puede el lugar acomodar su producción, entretenimiento, A/V, sonido y otras necesidades técnicas??
• ¿La condición de la instalación refleja los altos estándares de su organización??

Considere los servicios y restricciones del lugar

Además de encontrar el tipo correcto de espacio para eventos, querrá analizar los tipos de otros servicios ofrecidos por el lugar y decidir su valor para su evento. Algunos lugares también tendrán una lista de proveedores preferidos de la que debe trabajar para encontrar proveedores o proveedores para otros servicios. Otros lugares tienen restricciones en la decoración u otros aspectos del evento en sí. Algunas preguntas para hacer incluyen:

• ¿Este lugar ofrece buenas opciones de estacionamiento o valet??
• ¿Este lugar ofrece seguridad??
• ¿Este lugar ofrece servicios adicionales como catering, arreglos florales, alquileres de lino y mesa, etc.?
• ¿Este lugar tiene un equipo de configuración y limpieza??
• ¿Este lugar restringe con qué otros proveedores trabajan??
• ¿Este lugar tiene mínimos de alimentos y bebidas??

Considere la reputación

La reputación de servicio de un lugar es crítica. Esta es a menudo la diferencia entre celebrar un buen evento y producir un gran evento. La forma en que un lugar administra sus instalaciones, el personal y los clientes siempre serán recordados. Para tener una idea del valor de reputación de un lugar, considere estas preguntas:

• ¿Cuál es la tenencia del gerente de conferencias, gerente de catering o chef ejecutivo??
• ¿La gerencia lo tratará como un cliente VIP o simplemente como uno de los múltiples programas??
• ¿Cuánta flexibilidad está dispuesto a extender el lugar??
• ¿Tienen testimonios o revisiones disponibles??
• ¿El lugar ofrece fotografías de eventos similares al suyo??

Programar una visita

A menos que la logística y el tiempo lo eviten, cada planificador de eventos debe realizar una inspección del sitio antes de contratar cualquier lugar. Las imágenes pueden ser extremadamente útiles, pero hay muchos aspectos que solo se pueden evaluar en persona. Solicite un recorrido por el lugar, incluido todo, desde el estacionamiento hasta la entrada y el espacio de eventos hasta los baños. Estaras contento de haberlo hecho.

Incorporar las preferencias del cliente

Los planificadores de eventos deben presentar sus recomendaciones de lugar a su cliente (ya sea un cliente interno como ejecutivos o administradores de la empresa o un cliente externo) y obtener aprobaciones. La única pregunta que debe hacerse con respecto al cliente durante la fase de planificación del lugar es si el cliente aprobará las recomendaciones (s)? Para poder responder esa pregunta con cierta confianza, debe asegurarse de comprender las expectativas y preferencias del cliente desde el principio.