Plantilla de actas de la reunión de la Junta - y consejos para minutos

Todos los estados requieren que las corporaciones tomen y distribuyan minutos de reuniones, y todos los estados requieren que las juntas directivas sigan las actas de las reuniones. Pero no hay reglas específicas sobre qué incluir en las actas de las reuniones de la junta y cómo tomar estas actas. Aquí hay algunos consejos para usar la vida de su junta corporativa más difícil, incluidos los consejos sobre reuniones virtuales.

¿Por qué mantener las actas de la reunión de la Junta Corporativa?

En realidad, hay varias razones para tomar y grabar minutos de sus reuniones corporativas.

Con fines legales. La primera y más importante razón para tomar minutos de reuniones es tener un registro de lo que decidió, en caso de que un tribunal llame a las actas durante el litigio.

Para fines de responsabilidad. Los miembros de la junta están en una posición de confianza. La protección de los miembros de la junta de la responsabilidad se llama un velo corporativo porque mantiene una barrera legal entre la junta y el negocio. Los miembros de la junta toman decisiones sobre el dinero invertido por los accionistas corporativos, y necesitan poder demostrar que actuaron sabiamente, en el mejor interés de la corporación y sin conflictos de intereses. Actas de ayuda a los miembros de la junta a evitar responsabilidad personal por sus acciones.

Qué hace un tablero, y no lo hace,

Una junta corporativa toma decisiones sobre la política general para el negocio u organización. Las decisiones diarias son tomadas por los ejecutivos de la corporación en función de esa política. A veces, las juntas se extralimitar e intentan tomar decisiones que sean mejor a la gerencia. 

Adoptar una agenda antes de la reunión

Una agenda de reuniones enumera los temas que se discutirán y aprobarán durante la reunión. Tener una agenda específica no solo hace que la reunión funcione más bien, sino que le permite a la junta (y cualquiera que lea los minutos después) conozca la importancia relativa de cada elemento en la agenda. El presidente generalmente presenta una agenda propuesta al comienzo de la reunión y la junta la adopta, después de hacer cambios.

La agenda de su junta debe incluir detalles en cada una de estas áreas a discutir, votados por los miembros de la junta:

• Agenda para su aprobación (la junta puede aprobar una adición)
• Acta de la última reunión para su aprobación
• Informes de ejecutivos y comités
• Negocio antiguo (transmitido de una reunión anterior)
• Nuevo negocio
• Comentarios y anuncios
• Aplazamiento (con el tiempo)
• Próxima fecha de la reunión establecida.

Para que su reunión vaya más rápido y asegúrese de tener tiempo para discutir todo, no permita la discusión sobre nada que no esté incluido en la agenda. Agregue el sujeto a la agenda de la próxima reunión.

Partes importantes de las actas de la reunión de la junta

La plantilla para las actas de la reunión de la junta debe incluir: 

Qué tipo de reunión de la junta: regular, especial o anual (todos los estados requieren que las corporaciones tengan una reunión anual). Si las presentaciones son dadas por comités u otros, incluya nombres y títulos de presentadores.

¿Quién estuvo presente, notando directores, invitados y miembros del personal, y qué miembros de la junta no estaban presentes?. Los nombres de cualquier persona que llegue tarde o se vaya temprano deben tenerse en cuenta. 

Si un quórum está presente. Los estatutos corporativos generalmente requieren un quórum para que se tomen votos. El requisito de quórum suele ser más de la mitad de los miembros. (Para una junta de nueve miembros, por ejemplo, cinco miembros deben estar presentes para un quórum). 

Mintas de las reuniones de la junta plantillas

Microsoft tiene una variedad de plantillas de minutos de la junta para diferentes tipos de empresas y organizaciones.

BoardEffect, que sirve a las organizaciones sin fines de lucro e instituciones educativas, tiene una plantilla de actas de la reunión que puede usar.

Qué grabar y qué no grabar

Probablemente el mayor error que cometen los tableros es requerir información detallada sobre discusiones (a veces argumentos) y procesos. Las reuniones deben reflejar lo que se hizo y decidido en la reunión, no quién dijo qué en la discusión.

Digamos que su junta está votando una moción para vender una nueva línea de productos. Las actas de la reunión deben decir: "Moción para agregar una nueva línea de especias. Moción secundada y aprobada, con tal y tan disidente."Si el grupo tuviera una discusión, no necesita decir nada al respecto.

Las actas son un registro oficial, lo que significa que pueden estar sujetos a una citación en un juicio. Solo incluya lo que se requiere.

Usar una agenda de consentimiento para mantener breves las reuniones

A nadie le gustan las reuniones largas, pero hay algunas formas de acortar la reunión y las actas. Es posible que desee ahorrar tiempo de reunión de la junta creando una agenda de consentimiento. Básicamente, esta agenda es una lista de problemas que se pueden tratar rápidamente sin discusión. La lista puede incluir actas de la reunión anterior, finanzas e informes de los comités o el CEO.

Opciones para reuniones virtuales de la junta corporativa

Puede tener reuniones de la junta virtual en uno de los diferentes tipos:

• En el teléfono o un altavoz, con o sin soporte de Internet
• Una combinación de miembros en línea y en persona
• Una reunión "completas", con Internet, teléfono, audio, video, mensajes de texto y capacidades de votación

Algunas consideraciones y preguntas para responder:

• ¿Cómo pueden votar los miembros?? ¿Permitirá votación anónima por teléfono o mensaje de texto?? ¿Cómo funcionará eso?? Iniciar sesión será suficiente?
• ¿Cómo verán los miembros la agenda y los documentos importantes?? ¿Qué pasa con los cambios a un documento antes de votar?? ¿Deberían presentarse las mociones por escrito??
• ¿Alguien estará disponible para ayudar a los miembros con problemas técnicos y solución de problemas??
• ¿Cómo decidirás quién tiene el piso para la discusión??

Es posible que desee incluir sus decisiones sobre la ejecución de reuniones de la junta virtual en sus estatutos corporativos. Las reglas de orden de Roberts tienen algunas reglas de muestra para reuniones electrónicas que podrían ayudarlo a tomar decisiones y documentarlas en sus estatutos.

Mantenga los registros de las actas de las reuniones

Después de todos los problemas a los que va para mantener buenas actas para su corporación, no olvide mantener las actas de su reunión corporativa en algún lugar seguro y accesible. Configure un proceso para mantener minutos en un libro de registros corporativos, o "en la nube", en un archivo protegido por contraseña. 

Agregue un abogado a su junta directiva

Ya sea que su corporación sea privada, pública o sin fines de lucro, debe tener un abogado que lo asesine sobre cómo tomar actas corporativas y asistir a importantes reuniones de la junta para asegurarse de que usted y su junta estén protegidos.