Elegir la estrategia correcta de precios de la conferencia

Cuando planea una conferencia, elegir cuánto va a cobrar a las personas que asistan es una decisión fundamental. Si el precio es demasiado alto, entonces corre el riesgo de perder sus números de asistencia. Por otro lado, si no limpia lo suficiente después de los costos, incluso una pequeña crisis podría convertir toda la empresa en una pérdida. 

En última instancia, los dos factores más importantes para determinar la estrategia de precios de su conferencia serán los costos anticipados y las estimaciones de asistencia. Sin estas proyecciones, será difícil elegir un modelo de precios que mejor se adapte a su organización y asistentes. Date suficiente tiempo para investigar estas dos cifras antes de determinar tu modelo de precios.

Después de todo el arduo trabajo que realiza para juntar su evento, desde identificar su mercado objetivo hasta personalizar su conferencia para satisfacer sus necesidades, vale la pena estudiar las diferentes estrategias de precios que se describen a continuación y elegir una que proporcione la mejor solución para su mercado.

El enfoque minorista

La estrategia de precios más básica que puede usar es calcular los gastos, agregar un margen de beneficio y luego dividir la suma de la cifra de asistencia proyectada más baja. Las tiendas minoristas han estado formulando proyecciones como esta durante años, pero requiere precisión.

Para esbozar una cifra, tomaría costos estáticos como el alquiler de lugar y las tarifas de audio/visual que no cambiarán independientemente de cuántas personas asistan y los pesen con variables como la comida y otros gastos por persona. Aquí es donde sus mínimos proyectados son esenciales porque finalmente cubrirán sus costos fijos.

Precio del mercado

Cuando basa las tarifas de su conferencia en el mercado, esencialmente está jugando con una visión de lo que la gente puede pagar. Es lo opuesto al enfoque minorista, ya que comienza al establecer el precio de la admisión y luego trabajar hacia atrás para construir la conferencia dentro de ese presupuesto. Una cosa a tener en cuenta con los precios del mercado es que se basa en el valor percibido. En otras palabras, los asistentes no van a entregar su dinero simplemente porque está teniendo un evento. Debe proporcionar un valor excepcional o de lo contrario tendrá dificultades para vender boletos a cualquier precio.

Precios de acceso limitado

Este es un modelo de precios escalonado que ofrece más características y beneficios para aquellos que pagan más. Por ejemplo, un boleto básico podría admitir a alguien a la sesión general principal y a los brotes. El siguiente nivel proporcionaría todo esto más un asiento en el almuerzo clave. El boleto VIP incluiría asientos preferidos en todos los eventos y el acceso a una sala de descanso exclusiva y una función de red posterior a los eventos. Nuevamente, la clave para el éxito es crear suficiente valor en cada nivel para generar una demanda suficiente.

Incentivos y sanciones

Puede usar incentivos y sanciones para alentar el registro dentro de un período de tiempo específico. Probablemente haya visto ofertas de registro de "Early Bird" en muchos de los eventos a los que ha asistido. El objetivo de estas promociones es cubrir todos sus costos fijos temprano para que no esté luchando para recaudar dinero cerca del final.

Las sanciones o las tarifas de registro tardías son casi esenciales si está sirviendo alimentos porque la mayoría de los contratos de catering incluyen recargos por pedidos realizados después de la fecha de garantía final. Asegúrese de explicar esto a los registrantes tardíos, ya que a menudo se sienten manipulados por las sanciones, cuando en realidad la tarifa adicional se aplica solo para cubrir sus costos.

Acceso posterior al evento

Ofrecer acceso en línea a una versión grabada de sus sesiones de conferencia es una idea popular en la era de Internet, pero tenga en cuenta que esta estrategia tiene el potencial de afectar sus esfuerzos de marketing. Habrá algunos posibles asistentes que no se sentirán motivados para asistir al evento en vivo cuando descubran que las sesiones serán grabadas. Sin mencionar que su organización también incurrirá en gastos de grabación de equipos, gestión de sitios web y tarifas de alojamiento. Por estas razones, es mejor limitar el acceso en línea solo a los asistentes o cobrar una tarifa sustancial por el acceso no participante.