Guía de factura de exportaciones comerciales

Una factura de exportación comercial contiene una gran cantidad de información y actúa como una factura de venta entre un comprador y un vendedor. Describe lo que está exportando, hace referencia a números de transacción importantes, y también sirve como vehículo para recibir un pago. Será recompensado por prestar atención a los detalles mientras trabaja con sus facturas de exportación comercial.

Preparando el formulario

Su factura debe estar preparada exactamente como usted y su cliente acordaron en su factura Proforma, incluso si debe preparar la factura comercial en el membrete de su empresa o no. Debes ser consistente.

Si ambos aceptan un cambio en los términos de venta más adelante, registre ese cambio en su factura. No es raro que una empresa prepare una factura de exportación comercial tanto en inglés como en el idioma del país de destino. Consulte con el importador y su empresa de transporte para evaluar si necesita hacer esto o no.

Además, siempre incluya cada uno de los siguientes elementos de información en su factura para mayor claridad y para proteger sus propios intereses, incluso si nadie solicita estos detalles: 

Artículos de información clave de la factura de exportación comercial

1. Número de referencia de factura de Proforma
2. Número de pedido de compra del cliente.
3. Fecha en la que se completó la factura.
4. Dirección del remitente y/o vendedor, así como la del comprador.
5. Método de pago: identifique y proporcione todos y cada uno de los números de referencia relacionados con él.
6. Términos de envío de su cotización de precios (por ejemplo, CNF Tokio, FAS Seattle, FOB New York).
7. Moneda en la que se realizará la transacción (u.S. dólares, yenes japoneses, francos franceses, etc.).
8. Número de embarque.
9. Precios y cantidades del envío.
10. Número de paquetes, marcas, peso y medidas.
11. Número de contenedor, si se envía por contenedor.
12. Puertos de salida y entrada.
13. Notación del país de origen y el Código de tarifa armonizado (para garantizar los cálculos de servicio precisos).
14. Instrucciones de tránsito marino o aéreo: nombre de buque o avión, viaje o número de factura de vía aérea, fecha de salida y fecha de llegada al destino.

Si haces todo lo anterior y Consulte cuidadosamente con su empresa de transporte, esto facilitará el fácil movimiento de la autorización de bienes y aduanas. Algunos países requieren una firma en la factura de exportación comercial. Para estar en el lado seguro, agrégalo junto con su nombre y título impreso legiblemente debajo.

¿Por qué usar estas facturas??

Los siguientes describen las diversas formas en que se usa una factura comercial de exportación, pero tenga en cuenta que la factura comercial de exportación es solo el documento inicial o iniciador que sustenta el resto de la transacción de exportación:

• Los exportadores pueden usarlo para apoyar préstamos, reclamos de seguro y programas de subvenciones.
• Un comprador y un vendedor lo usan como una declaración básica para describir los artículos que se compran y venden.
• El comprador (importador) lo usa para liberar fondos a través de su banco al vendedor.
• Si hay un reclamo de seguro sobre el envío, si estaba asegurado, la factura sirve como un documento de apoyo importante.
• El importador o corredor de aduanas en funciones en el país de destino lo requiere antes de limpiar los bienes a través de la aduana.
• Un banco para el comprador examina la factura comercial de exportación antes de liberar fondos bajo una carta de crédito o colección documental.
• Puede usarlo junto con un certificado de inspección que proporciona una prueba de que lo que está enviando es, de hecho, lo que el cliente pidió y también es de buena calidad.
• Un gobierno puede usar una factura comercial para determinar el verdadero valor de los bienes al evaluar los deberes.
• Las autoridades aduaneras pueden usarlo para evaluar las tareas aduaneras, usarlo para fines de inspección y para mantener estadísticas.
• Un banco puede solicitar fines de negociar una carta de crédito, legalización de la factura comercial por el consulado del país del comprador. En este caso, el documento legalizado requerido presentado por el proveedor debe enviarse al comprador, una vez que se aceptan los documentos.

La factura comercial es utilizada por las autoridades aduaneras en todo el mundo para fines de inspección, estimar las tareas de aduanas y para mantener estadísticas de comercio internacional. Si se requiere información específica que aparezca en la factura comercial por las autoridades aduaneras en el país importador, el importador debe informarle sobre esto, y preferiblemente, antes de la venta de exportación.

Lo más importante es que la información sobre la factura comercial debe corresponder exactamente con toda la información que aparezca en cualquier forma de un documento de recolección, como una carta de crédito o borrador de la vista, de lo contrario, puede tener problemas al tratar de recibir sus productos.