Errores de facturación comunes de profesionales legales

El tiempo adecuado es más importante que nunca. A medida que continúa el ajuste corporativo del cinturón, los proyectos de ley legales han tenido un mayor escrutinio. El énfasis en los honorarios legales ha creado una industria artesanal de firmas de auditoría legal que revisan y analizan los servicios legales para dirigir discrepancias, prácticas de facturación poco ética, errores de facturación y áreas de posibles ahorros de costos. 

Los clientes que no emplean servicios de auditoría de facturas legales independientes a menudo tienen programas de control de calidad internos que analizan rutinariamente las facturas marcadas para su revisión. Evitar estos diez errores de facturación ayudará a sus facturas legales a resistir el escrutinio. Estos artículos representan aproximadamente el 90% de las quejas hechas por clientes y equipos de auditoría. 

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Descripciones de facturación vagas

Las descripciones de tareas completas, detalladas y precisas son la forma más fácil de evitar que un cliente marque su factura. Cada descripción de la tarea debe identificar la actividad con detalles suficientes para evaluar su necesidad y relevancia para el proyecto. Junto con una descripción detallada de la tarea, cada vez que la entrada debe incluir la fecha en que se realizó la tarea, el cronometrador que la realizó, el tiempo dedicado a realizar la tarea y la tarifa total. 

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Tiempo de acolchado

Para cumplir con los onerosos requisitos de facturación de su empresa, puede ser tentador inflar o "rellenar" el tiempo que llevó realizar una tarea, particularmente si usted es un trabajador eficiente. Tales prácticas invitan a escrutinio y críticas de un cliente o auditor. Es importante garantizar que el tiempo que factura por cada tarea refleje con precisión el trabajo realizado y sea acorde con la importancia y la complejidad de la tarea.

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Desembolsos

Debido a que los desembolsos de litigios afectan en gran medida el presupuesto total de un cliente, debe considerar el costo del servicio en relación con su valor para el cliente. Por ejemplo, ¿es necesario expresar federal cada pieza de correspondencia con su experto cuando el juicio está a seis meses de distancia?? 

También debe tener en cuenta las políticas y contratos de facturación establecidos por nuestro cliente.  ¿El cliente requiere el uso de un determinado reportero de la corte o proveedor de fotocopia?? Además, ciertos gastos nunca deben ser facturados al cliente y son parte de la sobrecarga del bufete de abogados.

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Trabajo administrativo

La práctica del derecho inevitablemente involucra tareas administrativas y administrativas.  La mayoría de los clientes en estos días no pagarán las tareas administrativas, como la escritura, la presentación y la fotocopia, o las funciones administrativas, como la capacitación, la preparación de la factura, la verificación de conflictos o el desarrollo del cliente.  En la medida en que pueda, delegar funciones administrativas a un secretario, secretario de presentación u otros miembros del personal legal. 

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Conferencias interfechas

Los clientes a menudo se niegan a pagar las conferencias entre el personal de la firma de abogados; Ven la coordinación, la consulta y la discusión de un caso o proyecto entre profesionales de la empresa como parte de hacer negocios y, por lo tanto, parte de los gastos generales de la empresa. Las conferencias intermedio también pueden convertirse en un gasto sustancial para el cliente, ya que varios profesionales están facturando simultáneamente la misma conversación.  

Por lo tanto, es una buena práctica evitar la facturación de discusiones de rutina con respecto a un archivo con otros miembros de su empresa a menos que tales discusiones involucren elementos de importancia sustancial, involucran a una serie de partes externas o involucran grandes bloques de tiempo.  

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Capacitación

Si es nuevo en una tarea o área de derecho, su inexperiencia puede requerir tiempo extra para completar el proyecto. Los clientes se vuelven cada vez más intolerantes con la inexperiencia y están menos dispuestos a pagar los costos de capacitar a un nuevo empleado o a un profesional legal para "ponerse al día" en un archivo.   

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Facturación duplicada

Las entradas de tiempo duplicadas son una práctica común entre los bufetes de abogados, pero los clientes con costos están menos dispuestos a pagar por la duplicación del esfuerzo.  ¿Múltiples socios participaron en una audiencia?? 

¿Asistió el asistente legal a cada deposición?? ¿Cuatro asociados contribuyeron a un resumen?? Estos artículos pueden levantar una bandera roja. El cliente puede negarse a pagar todo o parte del trabajo o, al menos, investigar el asunto aún más para determinar si estaba justificado.

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Facturación de bloques

El tiempo de facturación para múltiples tareas en bloques grandes es otra bandera roja para los clientes. Debe detallar cada tarea por separado con un tiempo y carga correspondiente por cada tarea. Las entradas de tiempo detalladas permiten al revisor determinar mejor la idoneidad del tiempo dedicado a la importancia y la complejidad de la tarea.

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Revisión y revisión

Su cliente puede preguntarse por qué facturó 43.2 horas revisando y revisando un breve. Quizás el informe fue de 40 páginas e involucró múltiples problemas complejos e investigaciones extensas. Cualquiera sea la razón, los términos vagos y superficiales como "revisión y revisión" hacen poco para informar al cliente por qué la revisión mereció el tiempo de una semana. En lugar de "revisar", palabras como "evaluar", "analizar", "evaluar" o "redpractar" connotan más tareas estimulantes y, por lo tanto, que requieren mucho tiempo,.

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Tareas delegables

Al facturar y asignar tareas, debe asegurarse de que el proyecto sea realizado por el miembro apropiado del equipo legal.  Los clientes pueden negarse a pagar las tareas realizadas por cronometradores senior que podrían haber sido delegados a un miembro del personal junior, menos costosa, menos costosos.  Por ejemplo, los abogados que digieren declaraciones, socios superiores que realizan investigaciones de rutina o documentos de presentación de asistentes legales pueden plantear una bandera roja.