Errores de planificación de eventos comunes para evitar

Los errores se cometen en los negocios y en nuestras vidas personales de forma regular. Así es como crecemos y aprendemos. Pero algunos errores son costosos. Siga los pasos necesarios para evitar estos cinco errores de planificación de eventos muy comunes y si comete un error, ya que no comete el mismo error por segunda vez.

No empezar lo suficientemente temprano

La procrastinación es tu enemigo. Este es uno de los errores de planificación de eventos más comunes que desea evitar. No comenzar el proceso de planificación de eventos desde el principio puede causar una gran cantidad de problemas en el futuro. Tan pronto como se seleccione una fecha y tenga un alcance general de su evento y el presupuesto, ponte a trabajar. Los hoteles y otros lugares sean muy de antemano, así que asegure esto lo antes posible. De lo contrario, limitará las elecciones de su lugar y, desafortunadamente, se quedará con cualquier lugar disponible. Los oradores invitados y el entretenimiento en vivo también toman reservas antes de la fecha del evento real. Una vez que la fecha de su evento sea segura, investigue y cuando decida su desempeño de elección, obtenga un contrato firmado de inmediato. 

Organizarse con una lista de verificación de planificación de eventos es otra tarea que debe abordarse de inmediato. Al mapear todos los pasos en el proceso de planificación de eventos, determinar cuándo deben completarse y desarrollar un horario para cada uno, tendrá una guía valiosa para comenzar y mantenerlo en el camino. Comenzar demasiado tarde es uno de los errores de planificación de eventos más comunes.

No verificar los eventos competitivos

¿Alguna vez programó su evento solo para aprender?? Solo un evento atraerá a la multitud, así que no te arriesgue y cruzará los dedos para que los invitados elegirán tu evento. Evite la situación por completo.

Haga su diligencia debida y verifique los conflictos de cualquier evento antes de que sea demasiado tarde. Mire los horarios para reuniones industriales (tanto grandes como pequeñas), proximidad a las vacaciones, eventos deportivos importantes y reuniones locales que pueden causar estragos para quienes conducen al evento. Una vez que haya decidido una cita para su evento, haga pasar la voz a sus invitados. Las notificaciones de "Guardar la fecha" y los listados de "próximos eventos" brindan a los interesados ​​la oportunidad de marcar su evento en sus calendarios.

No confirmar proveedores

Un contrato de proveedor firmado es un acuerdo legalmente vinculante y le brinda algo por escrito para responsabilizar al proveedor de los servicios que deben proporcionar. Sin embargo, no hace nada por ti en el momento del evento cuando te das cuenta de. Ese contrato de evento en la mano no servirá comida a sus invitados hambrientos ni entregará mesas y sillas a un salón de baile vacío. Confirme con todos y cada uno de los proveedores no una vez, sino dos veces. Sí, dos veces. Confirme la recepción de su contrato firmado en el momento en que ambos acepten los términos. Confirmar una vez más antes del evento en sí. Esta no es la conversación que tendrá en relación con los detalles sobre la entrega de alimentos o la decoración; Este es un seguimiento específicamente para asegurarse de que su evento todavía esté en su calendario.

Los proveedores de eventos reservan múltiples eventos y es muy fácil para su papeleo perderse en la confusión o fallecer por otra persona en la empresa. Por lo tanto, asegúrese de que no suceda en torno a ellos para registrarse y confirmar que su evento y los detalles sobre la fecha, la hora y los servicios que se proporcionarán están en su horario. Y mantenga ese contrato de proveedor disponible.

No tener un "Plan B"

Tener un plan de contingencia es imprescindible para cualquier evento, pero específicamente para aquellos eventos programados para llevarse a cabo al aire libre. Las condiciones climáticas son impredecibles y si un huracán, un aviso de viento pesado o una tormenta de granizo monstruosa amenazan con cancelar su evento, tenga un plan de respaldo. Las fechas de lluvia, los lugares de eventos alternativos y los horarios de actividad modificados son todas las opciones si su evento al aire libre, o parte de él, debe moverse en interiores.

Además de prepararse para las incertidumbres climáticas, otras circunstancias inusuales también se pueden abordar con anticipación. Los cortes de energía pueden disminuirse al tener un generador en el sitio. El estacionamiento de desbordamiento se puede trasladar a otra ubicación preestablecida. Los problemas con la disponibilidad de la habitación del hotel se pueden resolver manteniendo algunas habitaciones adicionales en reserva dentro de su bloque de hotel. Considere los detalles de su evento y piense en aquellas áreas que son más susceptibles a los problemas que surgen. Al planificar con anticipación y desarrollar escenarios alternativos, puede evitar uno de los errores de planificación de eventos más costosos.

No contratar suficiente ayuda

Cuando se trata de contratar personal de eventos, más es mejor. Le costará más dinero, pero puede ahorrar su evento. Imagine esto: una copia de seguridad de autos que esperan ingresar a un estacionamiento mientras los asistentes de estacionamiento intentan mantenerse al día. Una línea de invitados frustrados que esperan para pedir una bebida mientras un servidor lucha para mantenerse al día con la demanda. Los trabajadores de registro de eventos abrumados por la gran cantidad de invitados que acaban de llegar, dejando a los viajeros cansados ​​que esperan demasiado tiempo para registrarse. Entiendes la idea. Tener personal de eventos adicional a mano para ayudar durante los tiempos de ocupación, brindar un servicio adicional a las áreas necesitadas, resolver problemas que surgen o ser una presencia acogedora para llegar a los invitados con preguntas puede elevar su evento de un buen evento a un excelente evento.

Al contratar personal de eventos, busque a esos empleados con experiencia trabajando el tipo de evento que está planeando. Contratar solo empleados profesionales y muy recomendados. Educarlos sobre de qué se trata su evento, los invitados a los que asistirán, sus expectativas y quién es su punto de contacto si tienen una pregunta o problema. El personal del evento, incluso, aunque son proporcionados por un proveedor externo, representante de usted y su negocio de planificación de eventos. Un encuentro negativo con el personal del evento vivirá en memoria tanto del invitado como del cliente y puede agrupar incluso los eventos mejor planificados.