Comunicación en la gestión del cambio

No puede comunicarse en exceso cuando le pide a su organización que cambie. Cada gerente senior exitoso que ha liderado un esfuerzo exitoso de gestión de cambios expresa la necesidad de comunicar demasiado durante una experiencia de cambio y hace esta declaración en retrospectiva.

No existe una organización en la que los empleados estén completamente contentos con la comunicación. La comunicación es uno de los problemas más difíciles de las organizaciones. Es un área del que los empleados se quejan con mayor frecuencia durante el cambio organizacional y las operaciones diarias. La razón?

La comunicación efectiva requiere cuatro componentes que intervengan perfectamente para crear un significado compartido, una definición favorita de comunicación.

• El individuo que envía el mensaje debe presentar el mensaje claramente y en detalle, e irradiar integridad y autenticidad.
• La persona que recibe el mensaje debe decidir escuchar, hacer preguntas para mayor claridad y confiar en el remitente del mensaje.
• El método de entrega elegido debe adaptarse a las circunstancias y las necesidades tanto del remitente como del receptor.
• El contenido del mensaje tiene que resonar y conectarse en algún nivel con las creencias ya controladas del receptor (el empleado). Debe contener la información que el empleado quiere escuchar. Debe responder a las preguntas más apreciadas y más importantes del empleado.

Con todo esto en cualquier comunicación, ¿es de extrañar que las organizaciones rara vez lo hagan bien?? Afortunadamente, los profesionales de la gestión del cambio han proporcionado una amplia gama de sugerencias sobre cómo comunicarse bien durante cualquier cambio organizacional.

Recomendaciones sobre la comunicación para la gestión efectiva del cambio

Desarrolle un plan de comunicación por escrito para garantizar que todo lo siguiente ocurra dentro de su proceso de gestión de cambios. Cada uno es importante cuando le pide a las personas que cambien sus formas anteriores de hacer las cosas.

Recuerde siempre que las personas no temen el cambio tanto como tienen temores y preocupaciones sobre nuevas formas de hacer negocios. También tienen cierta dedicación a la forma en que siempre han realizado el trabajo antes. En cambio, está pidiendo a sus empleados que dejen sus zonas de confort.

• Comunicarse de manera consistente, frecuente y a través de múltiples canales, incluyendo hablar, escribir, videos, entrenamiento, grupos focales, tableros de anuncios, intranets y más sobre el cambio.
• Comunicar todo lo que se sabe sobre los cambios, tan rápido como la información está disponible. Deje en claro que su sesgo es hacia la comunicación instantánea, por lo que algunos de los detalles pueden cambiar en una fecha posterior. Dígale a la gente que su otra opción es mantener toda la comunicación hasta que esté positivo sobre las decisiones, los objetivos y el progreso, lo cual es desastroso en la gestión efectiva del cambio.
• Proporcionar cantidades significativas de tiempo para que las personas hagan preguntas, soliciten aclaraciones y proporcionen información. Si alguna vez ha sido parte de un escenario en el que un líder presentó cambios en un grupo grande a través de transparencias aéreas y luego huyó, sabe qué malas noticias son para la integración de cambios. La gente debe sentirse involucrada en el cambio. La participación crea compromiso que nada más es tan significativo durante un proceso de cambio.
• Comunicar claramente la visión, la misión y los objetivos del esfuerzo de gestión del cambio. Ayudar a las personas a comprender cómo estos cambios los afectarán personalmente. Si no ayuda con este proceso, las personas inventarán sus propias historias, generalmente más negativas que la verdad.
• Reconocer que la verdadera comunicación es una conversación. Es bidireccional y debe dar como resultado una discusión real. No puede ser solo una presentación.
• Los líderes o patrocinadores de cambio deben pasar tiempo conversando uno a uno o en grupos pequeños con las personas que se espera que realicen los cambios.
• Comunicar las razones de los cambios de tal manera que las personas entienden el contexto, el propósito y la necesidad. Los profesionales han llamado a esto "construir un marco conceptual memorable" y "crear un marco teórico para apuntalar el cambio."
• Proporcionar respuestas a las preguntas solo si sabe la respuesta. Los líderes destruyen su credibilidad cuando proporcionan información incorrecta o parecen tropezar o retroceder cuando proporcionan una respuesta. Es mucho mejor decir que no sabes y que intentarás averiguarlo.
• Los líderes necesitan escuchar. Evite la actitud de defensa, las excusas y las respuestas que se dan demasiado rápido. Actuar con consideración.
• Hacer que los líderes y los patrocinadores cambien a diario cuando sea posible, para mezclarse con otros en el lugar de trabajo.
• Mantenga talleres y foros interactivos en los que todos los empleados puedan explorar los cambios juntos mientras aprenden más. Use la capacitación como una forma de comunicación interactiva y como una oportunidad para que las personas exploren de forma segura nuevos comportamientos e ideas sobre el cambio y la gestión del cambio. Todos los niveles de la organización deben participar en las mismas sesiones.
• La comunicación debe ser proactiva. Si el rumor ya está en acción, la organización ha esperado demasiado tiempo para comunicarse.
• Brindar oportunidades para que las personas se relacionen entre sí, tanto formal como informalmente, para compartir ideas sobre el cambio y la gestión del cambio.
• Revise públicamente las mediciones que existen para trazar el progreso en los esfuerzos de gestión y cambio de cambio.
• Publicar recompensas y reconocimiento de enfoques y logros positivos en los cambios y la gestión de cambios. Celebre cada pequeña victoria públicamente.