Etiqueta de correo electrónico comercial efectiva

El correo electrónico se ha vuelto tan popular que, en algunos casos, las personas lo usan con más frecuencia que el teléfono. Debido a que la palabra escrita puede ser malentendida tan fácilmente, comprender la etiqueta de correo electrónico adecuada es esencial en el entorno empresarial.

Desafortunadamente, muchas personas no entienden cómo usar el correo electrónico para su ventaja, y los beneficios que pueden conferir a una empresa a menudo se pierden. Las siguientes reglas de etiqueta de correo electrónico comercial pueden ayudar a sus empleados a componer correos electrónicos que sean eficientes y efectivos. 

Enviar solo correos electrónicos claros y concisos

La primera regla de buena etiqueta de correo electrónico es evitar correos electrónicos de largo aliento que contienen información extraña y hechos irrelevantes. Apegarse al sujeto que se comunica y use la menor cantidad de palabras posible. Si necesita una decisión, pídela. Si necesita información, solicite. Si quieres que alguien tome una acción, pídela. No haga que sus lectores se pregunten por qué se está contactando con ellos. Cuando compones un correo electrónico, piense en ello como un trabajo de no ficción. No lo conviertas en un misterio. 

Siempre use una línea de asunto significativa

Nunca deje el asunto de un correo electrónico en blanco. Una línea de asunto en blanco puede marcar su correo electrónico como spam, y nunca llegará a su destino. Los correos electrónicos con líneas de asunto en blanco también a menudo se pasan por alto, particularmente si el destinatario previsto generalmente recibe muchos correos electrónicos en un día determinado. Utilice siempre una línea de asunto que refleje adecuadamente el contenido de su correo electrónico. Ayudará a sus destinatarios a clasificar sus correos electrónicos de manera más eficiente y alentará una respuesta más rápida a su correo electrónico.

Evite correos electrónicos formateados extravagantemente

Enviar correos electrónicos en formatos profesionales. Evite las fuentes e imágenes multicolores para fondos. Esos accesorios pueden distraer al lector o hacer que el mensaje sea difícil de leer. Cualquier imagen de fondo que agregue puede bloquear el tamaño del archivo de su correo electrónico. Que pueden obligar a los destinatarios con conexiones lentas a esperar un tiempo agonizante para que su mensaje se descargue.Las imágenes de fondo de Nueva York que agregan pueden bloquear el tamaño del archivo de su correo electrónico. Que pueden obligar a los destinatarios con conexiones lentas a esperar un tiempo agonizante para que su mensaje se descargue.

Si su empresa insiste en que utiliza papelería de correo electrónico particular para proyectar una apariencia constante. El logotipo de la compañía y la línea de firma pueden proyectar una imagen profesional en sus correos electrónicos.

Enviar respuestas oportunas

No haga que la gente espere las respuestas oportunas en su correo electrónico. Responda rápidamente con un mensaje claro y conciso. Si necesita más tiempo para investigar una respuesta o recopilar más información, dígale a su remitente de correo electrónico cuando pueda esperar una respuesta. 

Usar herramientas de respuesta fuera de la oficina

Si va a estar lejos de la oficina y no puede leer su correo electrónico, use la herramienta fuera de la oficina del sistema de correo electrónico para responder automáticamente a cualquiera que intente contactarlo. Asegúrese de que sus remitentes sean de manera automática para saber cuándo pueden esperar recibir una respuesta. 

No llores lobo con banderas de alta prioridad

La mayoría de los sistemas de correo electrónico le permiten marcar un correo electrónico como "alta prioridad" o "Rush."No haga de esta su bandera de correo electrónico predeterminada. Úselo con moderación, o sus destinatarios ignorarán la bandera prioritaria. Cuando finalmente envíe un correo electrónico genuinamente importante, no recibirá la atención que merece. 

Considere si es necesario "responder todo"

No haga clic instintivamente en el botón "Responder todo" para cada correo electrónico que tenga múltiples remitentes o destinatarios. Considere el tema y decida quién necesita leer su respuesta. Responder continuamente a todos innecesariamente le hará una reputación como un "spammer de negocios", y las personas pueden comenzar a ignorar sus correos electrónicos por completo.

Cuentas de correo electrónico comerciales y comerciales separadas

A menos que sea una emergencia, nunca use su correo electrónico comercial para la correspondencia personal. Incluso si es dueño de su propio negocio, es una buena idea tener dos cuentas de correo electrónico separadas. Le permitirá priorizar sus correos electrónicos y mantener mensajes personales no relacionados fuera de la red comercial.

Utilice nombres de cuentas de correo electrónico profesionales

Use su propio nombre como parte de cualquier dirección de correo electrónico comercial. Por ejemplo [email protected], o [email protected]. Evite los apodos, mangos, apodos u referencias oscuras. Por ejemplo, no uses fú[email protected] o bé[email protected].

Es el correo electrónico lo mejor para esta respuesta?

No use el correo electrónico como su única herramienta de comunicación. No todos los mensajes son apropiados por correo electrónico, y habrá momentos en que una llamada telefónica corta o una breve visita a la oficina puede ser una forma más efectiva de transmitir un mensaje. Reunir o hablar por teléfono puede introducir un elemento humano en las interacciones, y eso puede marcar la diferencia cuando intentas explicar algo, o quieres persuadir a alguien para que tome una acción. 

Ser sensible y accesible

Nunca use el correo electrónico para rescindir una relación o contrato. En correspondencia comercial profesional, siempre incluya una línea de firma que proporcione formas alternativas de contactarlo. Por ejemplo, puede incluir su oficina, fax y números de teléfono móvil, y su dirección postal de la oficina.

Evite enviar un correo electrónico a los archivos adjuntos masivos

Nunca se sabe cómo o dónde accederá a su destinatario su correo electrónico. Los dispositivos móviles pueden comenzar a descargar el archivo antes de pedirle al usuario que confirme la descarga. Podría llevar mucho tiempo y consumir ancho de banda que el destinatario debe pagar. Mantenga el tamaño combinado de los accesorios por debajo de 50 MB.

Si debe enviar un archivo grande, comuníquese primero con los destinatarios y pregunte cómo les gustaría recibir el archivo. También usa un servicio de transferencia de archivos para enviar el archivo.

Piense antes de enviar ese correo electrónico

Finalmente, tómese un momento y considere lo que ha escrito antes de presionar el botón "Enviar". ¿Es algo que no debe enviarse en un correo electrónico?? ¿Es de naturaleza personal y no es apropiado usar el sistema de correo electrónico de la empresa?? ¿Escribiste el correo electrónico mientras estás enojado e incluyó pasajes que bien podrías arrepentirte más tarde?? Si es así, presione el botón "Eliminar".