Orientación de empleados que mantiene a los nuevos empleados a bordo

Orientar a los empleados a sus lugares de trabajo y sus trabajos es una de las funciones más descuidadas en muchas organizaciones. Un manual de empleados y pilas de papeleo ya no son suficientes cuando se trata de dar la bienvenida a un nuevo empleado a su organización.

Las quejas más frecuentes sobre la orientación de los nuevos empleados son que es abrumador, aburrido o que el nuevo empleado se hunde o nade. Los empleados sienten que la organización arrojó demasiada información sobre ellos que se suponía que debían comprender e implementar en un período de tiempo demasiado corto.

El resultado es a menudo un nuevo empleado confundido que no es tan productivo como podría ser. También es más probable que abandone la organización dentro de un año. Es costoso tanto para el empleador como para el empleado. Multiplique esto por el número de empleados que contrata cada año, y el costo de la facturación se vuelve significativo.

Con un crujido laboral continuo, el desarrollo de una experiencia efectiva de orientación de los empleados sigue siendo crucial. Es fundamental que los programas de nuevos empleados se planifiquen cuidadosamente para educar al empleado sobre los valores y la historia de la organización y sobre quién es quién en la organización.

Un programa de orientación bien pensado, ya sea que dure un día o seis meses, ayudará no solo a la retención de los empleados sino también en los aumentos en la productividad de los empleados. Las organizaciones que tienen buenos programas de orientación hacen que las nuevas personas se aceleren más rápido, tengan una mejor alineación entre lo que hacen los empleados y lo que la organización necesita que hagan y tienen tasas de facturación más bajas.

Propósitos de orientación

Los empleadores tienen que darse cuenta de que la orientación no es solo un buen gesto en la organización. Sirve como un elemento importante de la nueva bienvenida e integración de la organización de empleados.

Para reducir los costos de inicio
La orientación adecuada puede ayudar al empleado a ponerse al día mucho más rápidamente, reduciendo así los costos asociados con el aprendizaje del trabajo.

Para reducir la ansiedad
Cualquier empleado, cuando se ponga en una situación nueva y extraña, experimentará ansiedad que puede impedir su capacidad de aprender a hacer el trabajo. La orientación adecuada ayuda a reducir la ansiedad que resulta de ingresar a una situación desconocida y ayuda a proporcionar pautas para el comportamiento y la conducta, por lo que el empleado no tiene que experimentar el estrés de adivinar.

Para reducir la rotación de empleados
La facturación de los empleados aumenta a medida que los empleados sienten que no son valorados o se colocan en puestos en los que no pueden hacer su trabajo. La orientación muestra que la organización valora al empleado y ayuda a proporcionar las herramientas necesarias para tener éxito en el trabajo.

Para ahorrar tiempo para el supervisor
En pocas palabras, cuanto mejor sea la orientación inicial, menos probable es que los supervisores y compañeros de trabajo tengan que pasar tiempo enseñando al empleado. Puede cubrir de manera efectiva y eficiente todas las cosas sobre la empresa, los departamentos, el entorno laboral y la cultura durante la orientación. El gerente y los compañeros de trabajo solo necesitarán reforzar estos conceptos.

Desarrollar expectativas laborales realistas, actitudes positivas y satisfacción laboral
Es importante que los empleados aprendan lo antes posible lo que se espera de ellos y qué esperar de los demás, además de aprender sobre los valores y actitudes de la organización.
Mientras que las personas pueden aprender de la experiencia, cometerán muchos errores que son innecesarios y potencialmente dañinos. Las principales razones por las que los programas de orientación fallan: el programa no fue planeado; El empleado desconocía los requisitos del trabajo; El empleado no se siente bienvenido.

La orientación de los empleados es importante: la orientación proporciona muchos beneficios, y puede utilizar los comentarios de los empleados participantes para mejorar aún más sus orientaciones.

Todos los nuevos empleados deben completar un nuevo programa de orientación de empleados que esté diseñado para ayudarlos a adaptarse a su trabajo y ambiente de trabajo e inculcar una actitud y motivación de trabajo positivo al inicio.

Un nuevo programa de orientación de empleados reflexivo puede reducir la facturación y ahorrar una organización miles de dólares. Una razón por la cual las personas cambian de trabajo es que nunca se sienten bienvenidos o parte de la organización a la que se unen.

¿Qué necesita incluir en el proceso??

El principio más importante para transmitir durante la orientación es su compromiso con la mejora continua y el aprendizaje continuo. De esa manera, los nuevos empleados se sienten cómodos haciendo preguntas para obtener la información que necesitan para aprender, resolver problemas y tomar decisiones.

Un proceso de orientación bien pensado requiere energía, tiempo y compromiso. Sin embargo, generalmente vale la pena para el empleado individual, el departamento y la organización. Un ejemplo de ello es el éxito del condado de Mecklenburg (Carolina del Norte) en la renovación de su programa de orientación de empleados.

El empleador quería cumplir con su credo de los empleados como el mayor recurso de la organización. En 1996, como parte de una iniciativa más grande para rediseñar los servicios para satisfacer las necesidades de los clientes, el personal del Departamento de Recursos Humanos del Condado de Mecklenburg tomó una decisión inteligente. Vieron a los nuevos empleados como parte de su base de clientes y les preguntaron a sus clientes qué querían.

Se les preguntó a los empleados qué querían y necesitaban de la orientación. También se les preguntó qué les gustaba y no le gustaba sobre la orientación. Se les preguntó a nuevos empleados qué querían saber sobre la organización. Además, se les preguntó a los gerentes superiores de la organización qué creían que era importante para que los empleados aprendieran al unirse a la nómina del condado.

Utilizando los comentarios recopilados de los empleados, el personal de capacitación de recursos humanos de Mecklenburg se dio cuenta de que las necesidades de los empleados requerían más de una sesión de capacitación de medio día. Confiando en los comentarios de los empleados, los capacitadores crearon una orientación de un día que les dio a los empleados lo que dijeron que querían y lo que la alta gerencia creía que los empleados necesitaban saber.

Esencialmente, la mezcla de orientación ahora incluye los temas menos emocionantes, como W-2 y diversas políticas y procedimientos, pero también incluye detalles que le hacen saber al empleado algo sobre la organización.

Necesita más sobre cómo planificar una orientación de los empleados que sea beneficiosa y divertida?

Preguntas clave de planificación

Los profesionales de recursos humanos y los gerentes de línea primero deben considerar las nuevas preguntas de planificación de la orientación de los empleados antes de implementar o renovar un programa actual. Estas son las preguntas clave para hacer.

• ¿Qué cosas hacen los nuevos empleados??
• ¿Qué impresión e impacto quieres tener en el primer día de un nuevo empleado??
• ¿Qué políticas y procedimientos clave deben tener en cuenta los empleados el primer día para evitar errores el segundo día?? Concentrarse en temas vitales.
• ¿Qué cosas especiales (escritorio, área de trabajo, equipo, instrucciones especiales) pueden proporcionar para que los nuevos empleados se sientan cómodos, bienvenidos y seguros??
• ¿Qué experiencia positiva puede proporcionar a la nueva empleada que podría discutir con su familia al final del primer día de trabajo?? La experiencia debe ser algo para que el nuevo empleado se sienta valorado por la organización.
• ¿Cómo puede ayudar al supervisor del nuevo empleado estar disponible para el nuevo empleado el primer día para proporcionar atención personal y transmitir un mensaje claro de que el nuevo empleado es una adición importante al equipo de trabajo??

Cómo poner el mejor pie para un nuevo empleado

Dado que las primeras impresiones son cruciales, aquí hay algunos consejos para poner su mejor pie adelante. Diviértete un poco. Concentrarse solo en los temas muy importantes del manual. Jugar algunos juegos, esto puede ayudar a las personas a aprender. Los juegos incluyen:

Partido fotográfico: después de la gira. A cada empleado se les proporciona fotos de otros empleados y una lista de nombres. El objeto es coincidir con el nombre con la cara.

Caza de firma: mientras los empleados están recorriendo las instalaciones, les proporcione una hoja de papel con los nombres de varios asociados que se reunirán. Luego se les pide que obtengan las firmas de las personas que conocen. El empleado que obtiene la mayor cantidad de firmas de una variedad de nuevos compañeros de trabajo recibe un premio.

Otros juegos que pertenecen a lo que el empleado aprendió durante la orientación también son garantías efectivas de que la orientación es exitosa.

Pasos para dar la bienvenida a la nueva contratación

• Comience el proceso antes de que la nueva persona comience a trabajar. Envíe una agenda al nuevo asociado con la carta de oferta para que el empleado sepa qué esperar. Manténgase en contacto después de haber aceptado el puesto para responder preguntas. Asegúrese de que el área de trabajo de la nueva persona esté lista para el primer día de trabajo.
• Asegúrese de que los compañeros de trabajo clave sepan que el empleado está comenzando y alienta a que vengan a decir "hola" antes de que comience la orientación. Una nueva carta de bienvenida al empleado con una agenda permite que los compañeros de trabajo se mantengan en contacto con el nuevo empleado y su horario.
• Asigne un mentor o amigo, para mostrar a la nueva persona, hacer presentaciones y comenzar a capacitar. Deje que el mentor tenga suficiente aviso para que puedan hacer los preparativos. La relación de tutoría debe continuar durante 90 días y puede continuar mucho más tiempo si la pareja hace una gran conexión. Muchas relaciones continúan durante años e incluso pueden convertirse en un patrocinio.
• Empiece con lo básico. Las personas se vuelven productivas antes si se basan firmemente en el conocimiento básico que necesitan para comprender su trabajo. Concéntrese en el por qué, cuándo, dónde y cómo de la posición antes de esperar que manejen tareas o grandes proyectos. No los abrume con demasiada información.
• Proporcione muestras sobre cómo completar los formularios y la descripción del trabajo de la persona con el paquete de orientación.
• Diviértete un poco. Concentrarse solo en los temas muy importantes del manual. Jugar algunos juegos, esto puede ayudar a las personas a aprender.
• Proporcione una lista de preguntas frecuentes con una persona de contacto y número de teléfono o extensión.
• Planee llevar al nuevo empleado a almorzar, o pedirle a otros que se unan al nuevo empleado en el comedor o en una sala de conferencias con otros miembros del departamento. El primer día en el trabajo no es el día para dejar solo al nuevo empleado durante el almuerzo.
• Este es un buen momento para que el supervisor lleve al empleado a almorzar, incluya otros compañeros de trabajo y se asegure de que el empleado esté a gusto. También es un entorno excelente en el que los empleados pueden conocerse y el nuevo compañero de trabajo.
• Tenga en cuenta a la familia de la nueva persona. Un nuevo trabajo significa un ajuste para toda la familia, especialmente si se han reubicado. Haga lo que pueda para aliviar la transición y ayudarlos a sentirse cómodos en la comunidad.
• Solicitar comentarios. Descubra por los antiguos nuevos contrataciones cómo percibieron el proceso de orientación, y no tenga miedo de hacer cambios basados ​​en esas recomendaciones. Puede enviar una evaluación dos o cuatro semanas después de que el empleado haya comenzado, y preguntar: ahora que ha estado con la empresa por un tiempo, la nueva orientación de los empleados satisfizo sus necesidades?
  Después de que el empleado haya trabajado para usted por un tiempo, y descubre lo que debería haber aprendido, pero no lo hizo en la orientación. En el condado de Mecklenburg, después de su proceso de rediseño, uno de los entrenadores, Allyson Birbiglia dijo: "Reconocemos que tenemos que mejorar continuamente la orientación para satisfacer las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Lo que funciona ahora puede no servir bien a nuestros empleados el próximo mes o el próximo año."

Un programa de orientación efectivo o la falta de una sola voluntad hace una diferencia significativa en la rapidez con que un nuevo empleado se vuelve productivo y tiene otros impactos a largo plazo en su organización. El final del primer día, el final de la primera semana, el final de cada día en su empleo, es tan importante como el comienzo.

Ayude a sus empleados a sentir que desea que regresen al día siguiente, y al siguiente y al siguiente.

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Dr. Judith Brown es gerente de programas para la gestión de políticas y desempeño en Naval Intelligence.