Contenido de archivo de personal de empleados

El archivo de personal de empleados es el archivo principal de empleados que contiene el historial de la relación laboral de la solicitud de empleo a través de una entrevista de salida y documentación de terminación de empleo.

Acceso al archivo de personal de empleados

Solo el personal de recursos humanos y el supervisor o gerente inmediato del empleado pueden tener acceso a la información en el archivo de personal de los empleados, y nunca deja la oficina de recursos humanos.

En algunas empresas, el acceso al archivo está restringido al personal de recursos humanos. En estas organizaciones, los supervisores o gerentes mantienen su propio archivo de gestión que incluye documentos a los que podrían necesitar acceder, como copias de evaluaciones de desempeño anteriores.

Los requisitos varían de un estado a otro, sin mencionar, internacionalmente, sobre quién tiene acceso al archivo de personal del empleado. En algunos estados, los empleados tienen derecho a acceder e incluso obtener copias de la información en el archivo de personal. En otros, el acceso es más estrecho. Los requisitos también varían sobre a qué puede acceder el empleado. Conozca las reglas en la jurisdicción en la que emplea a las personas para cumplir con sus requisitos legales.

En general, no querrá mantener documentos en el archivo de personal del empleado que el empleado no tenga derecho razonablemente a acceder. Puede considerar mantener todos los documentos relacionados con la verificación de antecedentes, las referencias, las listas de verificación de entrevistas y las calificaciones en un archivo separado que se crea para albergar todos los documentos relacionados con un evento particular de reclutamiento y contratación.

El archivo de personal del empleado generalmente se almacena en un archivador bloqueado a prueba de fuego en una ubicación bloqueada a la que es accesible para el personal de recursos humanos. La confidencialidad de la información del empleado en el archivo de personal es de suma importancia.

De todos los archivos de empleados de la empresa, el archivo de personal de los empleados se accede con mayor frecuencia del día a día para obtener información por el empleador, el supervisor o el personal de recursos humanos.

Consideraciones sobre el contenido de archivo de personal de empleados

Los archivos de personal generalmente contienen documentos que el empleado ya ha revisado, por lo que está familiarizado con su contenido. Esto incluye documentos tales como solicitudes de empleo, evaluaciones de desempeño, cartas de reconocimiento, registros de capacitación y formularios que se relacionan con transferencias y promoción. 

Los principios y preguntas fundamentales a considerar al presentar cualquier documento en un archivo de personal de empleados son estos.

• ¿El empleador necesitará un documento en particular para justificar las decisiones si el empleador fue demandado? ¿El empleador necesitaría el documento en un tribunal de justicia??
• ¿El empleado sabe y entiende que el documento se archivará en su archivo de personal?? En la mayoría de los casos, los empleadores deben hacer que el empleado firme el documento, no para significar un acuerdo con el contenido del documento, sino reconocer que conoce y ha leído el documento.
• No hay sorpresas, opiniones o notas personales sobre el empleado que se debe colocar en un archivo de personal de empleados. Solo los hechos, sin pensamientos especulativos, pertenecen a un archivo de personal de empleados.

Contenido de un archivo de personal de empleados

Las siguientes son recomendaciones sobre la documentación que un empleador debe mantener en un archivo de personal de empleados.

Historial de empleo

• Aplicacion de trabajo
• Reanudar
• Reanudar carta de presentación
• Verificación educativa
• Verificación de empleo
• Carta de rechazo
• Descripción del trabajo del puesto
• Registros de análisis de trabajo
• Carta de oferta de trabajo o contrato de trabajo
• Agencia de empleo o acuerdo de agencia de temperatura, si se usa
• Información de Contacto en caso de Emergencia
• Formulario de reconocimiento del manual del empleado firmado que muestra la recepción del manual del empleado
• Lista de verificación de la orientación de los nuevos empleados que muestran temas cubiertos y por quién
• Cualquier acuerdo y documentación de reubicación
• Cualquier contrato, acuerdo escrito, recibo o reconocimiento entre el empleado y el empleador (como un acuerdo de no competencia, un contrato de trabajo o un acuerdo relacionado con un automóvil proporcionado por la empresa)
• Formularios oficiales de vida de empleo que incluyen solicitudes de transferencia, promoción, solicitudes de empleo internas, etc
• Cualquier otra documentación relacionada con el empleo

Desarrollo del desempeño de los empleados, planes de desarrollo y mejora

• Copias de cualquier evaluación de desempeño utilizada o planes de desarrollo de empleados
• Autoevaluación de los empleados
• Registros de cualquier sesión de asesoramiento formal
• Notas sobre asistencia o tardanza
• Documentación del plan de mejora del rendimiento
• Informes de acción disciplinarios
• Reconocimiento de empleados presentado, como certificados, cartas de reconocimiento, etc
• Sugerencias y recomendaciones formales de empleados, respuestas de la organización
• Registros de entrenamiento
• Solicitudes de capacitación
• Evaluaciones de competencias
• Notificaciones o horarios de clase de capacitación o sesión
• Evaluaciones de necesidades firmadas
• Informes de gastos de capacitación
• Quejas de clientes o compañeros de trabajo que se han discutido con el empleado

Registros de terminación de empleo

• Carta de renuncia de empleados
• Documentación de la entrevista de salida
• Notificación de cobra
• Lista de verificación final del empleo
• Contabilidad final de todos los aspectos del empleo del empleado, como el cheque de pago final, el pago de vacaciones, la devolución de la propiedad de la empresa, etc

La línea de fondo

Deberá ubicarse en el archivo de personal de empleados solo documentos con los que el empleado está familiarizado. Si ver el contenido de su archivo causa sorpresa de un empleado, no ha administrado efectivamente el contenido del archivo.