Lista de verificación de configuración de eventos para coordinadores del lugar

La mayoría de los lugares están acostumbrados a las presiones que vienen con la coordinación de múltiples eventos en un corto período de tiempo. Después de todo, su negocio depende de que brinden un servicio de calidad, y cada evento es una oportunidad para mostrar sus habilidades tanto a los planificadores de eventos como a los asistentes. Sin embargo, el momento más crítico llega antes de que el espectáculo comience, cuando el cliente entra en la sala de banquetes para la configuración. Es en este momento donde el tono se establecerá para el resto del día.

Tenga sus carritos listos

Lo primero que su cliente querrá hacer es desempacar todos sus suministros de eventos de su vehículo. Esta puede ser una tarea difícil, especialmente si la situación de estacionamiento es difícil de navegar. Imagina a alguien que entra en tu lugar con una carga de cajas pesadas: ¿qué es lo primero que buscarán?? La respuesta es, por supuesto, un carro, o cualquier otra cosa que aligere su carga y hará el trabajo ominoso de descargar significativamente más fácilmente. Tener carros disponibles justo cuando entran en el lugar es una manera fácil de hacerlos sentir "aliviados" simplemente apareciendo.

Preparar las tablas de registro

Lo siguiente en la lista de cosas para hacer para la mayoría de los clientes es obtener la configuración de registro. Esto significa que su lugar es mejor que tengan todos los componentes de registro en su lugar antes de que lleguen. Que incluye todas las mesas, sillas, electricidad y babeo. La organización de etiquetas de nombre y materiales de check-in consumirá mucho tiempo para los planificadores de eventos, y no deberían tener que esperar a que puedan comenzar estas cosas simples para que comiencen.

Tener todas las mesas y ropa de cama de habitaciones

Establecer todas las mesas y sillas en el espacio de eventos obviamente puede llevar algún tiempo. Con suerte, si viene de un evento anterior, le ha dicho al cliente de antemano cuándo esperar que se establezcan todos los componentes de la habitación. Si su cliente entra en una habitación con docenas de trabajadores luchando para desanimar las mesas y las sillas, probablemente van a entrar en pánico. Idealmente, su equipo de operaciones tendrá todo establecido con ropa de mesa en su lugar para que los planificadores puedan comenzar a colocar centros de mesa, artículos de subasta, etc.

Obtenga toda la señalización temprano

El hecho de que el planificador principal sepa cómo navegar por el edificio no significa que su equipo de apoyo lo haga. Puede ahorrar a todos una gran cantidad de problemas innecesarios actualizando la señalización dentro de su edificio tan pronto como el período de configuración esté a punto de comenzar. Tenga en cuenta que los vendedores como los floristas y los DJ también necesitan saber a dónde ir. Estas son todas las cosas para revisar con su cliente antes del día del evento, pero también son necesarios para tener en cuenta el gran día.

Revisar las facturas de Beo

Una vez más, es probable que haya enviado un correo electrónico a estos documentos varias veces durante los días previos al evento, pero nunca está de más revisarlos por última vez. Aunque el tiempo de configuración es agitado, debe forjar 15 minutos para revisar estos documentos juntos. Los coordinadores del lugar deben tener un paquete listo para su cliente que incluya el BEO, el diagrama de la habitación y la factura prospectiva. Muy pocos planificadores experimentados pasarán la oportunidad de revisar estos documentos críticos.

Introducción

Asegúrese de llevar a los miembros clave de su equipo a su cliente para una presentación formal. Esta lista incluye el gerente de catering, el capitán de banquete, el supervisor de operaciones y el coordinador de audio/visual. Piense en nombre de su cliente al presentar el equipo: ¿hay algún detalle que deba discutirse cara a cara con su equipo de gestión?? Comenzar una conversación corta es una forma efectiva de resaltar quién está a cargo de cada área.

Esta breve lista de verificación de elementos de configuración del evento contribuirá en gran medida a mantener a su cliente feliz a la llegada. Como representante principal de su lugar, siempre es mejor dar a los clientes su número de teléfono celular en caso de que algo salga mal mientras trabaja en su oficina. Recuerde, pueden sentirse frustrados si necesitan algo, pero se sentirán aún más frustrados si no pueden encontrar a nadie para ayudarlo.