Cómo funciona un planificador de eventos con un proveedor

Si es un planificador de eventos, el proveedor que elija será un socio clave en cualquier proyecto.

El trabajo del proveedor

Los proveedores pueden hacer o romper una reunión de negocios, conferencia, exhibición, recepción de bodas o cualquier otro evento especial. Asumen la responsabilidad de la comida y las bebidas, así como supervisa el personal de servidores, chefs y otros. Muchos proveedores también manejan la decoración de eventos, la configuración del equipo audiovisual y otros elementos clave.

Pueden ser operadores o empleados independientes de un centro de conferencias, hotel o restaurante. En cualquier caso, manejan toda la logística de la comida, la bebida, la decoración y el entretenimiento, ya sea una hora de cóctel o una cena formal.

El trabajo preliminar del planificador del evento

Para cuando un planificador de eventos se reúne con un proveedor, gran parte del trabajo preliminar.

El planificador de eventos comprende en detalle el tipo de evento planeado, su propósito y su lista de invitados. Puede ser serio o de celebración. Podría ser una reunión de negocios o una empresa de empresa de traer para niños. Los invitados pueden esperar cócteles o bebidas de salud veganas, una cena sentada o comida para el dedo. Lo que es importante, el planificador conoce las limitaciones presupuestarias.

Todo eso y más se destinan a elegir un lugar que tenga el tamaño correcto, la ubicación, las instalaciones, los precios y los servicios de alimentos y bebidas.

Decidir en un menú

Un planificador de eventos se reúne con el banquete o gerente de catering muy antes de un evento para discutir lo básico. Una reunión de negocios que se trasladará a la tarde puede requerir almuerzos de caja, mientras que una gala de caridad de corbatas negras requiere un menú chapado.

El planificador y el proveedor de la empresa luego deciden a qué servirán. Un planificador de eventos debe tener en cuenta las expectativas de los invitados y del presupuesto y debe hablar abiertamente con el proveedor sobre las limitaciones del presupuesto. Un buen proveedor puede ayudar a crear un evento que se vea elegante pero que no sea necesariamente costoso, con opciones como usar productos estacionales locales.

Antes del evento

Si bien el gerente de catering se encarga de los alimentos, el personal del servicio y las instalaciones, el planificador de eventos debe mantenerse en contacto mientras investiga e implementa una gran cantidad de detalles relacionados.

Transporte y estacionamiento en el sitio, la agenda de reuniones, las necesidades de equipos audiovisuales, las solicitudes especiales de menú y los cambios de último minuto deben plancharse antes del evento.

El objetivo debe ser evitar las sorpresas de último minuto a ambos lados. Sustituciones de menú, invitados inesperados o abandonos, y innumerables otros enganches pueden ser atendidos antes del gran evento.

Jerga de catering

Cada industria tiene su jerga. A continuación hay 42 palabras y frases comunes, muchos de ellos tomados de los chefs franceses, que un planificador de eventos debe saber al hablar con un proveedor:

1. A la carta:Una variedad de platos a un precio individual;
2. A la moda: Un postre cubierto con helado;
3. Amuse-bouche: un Hors d'Oeuvre del tamaño de un bocado; Literalmente un "bucleador de la boca";
4. Aperitivo: Una bebida alcohólica ligera servida antes de la cena para estimular el apetito;
5. Atras de la casa: Todo lo que sus invitados no hacen y no deben ver; El equivalente de "detrás del escenario";
6. Beo (orden de evento de banquete): El documento que describe los detalles y sirve como un plan maestro para ejecutar y comunicar logística a todos los departamentos;
7. Comida del tazón: Pequeños tazones de comida pasaron entre los invitados durante una recepción informal;
8. Canapé:Aperitivos del tamaño de un bocado;
9. Cargador: También conocido como debajo del plato, grandes platos decorativos que se visten en la mesa y marcan el lugar de cada comensal;
10. Corcho: Una tarifa cobrada por botella por abrir y servir vino traído por el cliente;
11. Crudité: Aperitivos de vegetales crudos, en rodajas o enteras, para sumergirse en una salsa;
12. Contratación seca: Un lugar alquilado sin ningún parto, asistencia, muebles o entrega incluido;
13. Depósito: La cantidad requerida por adelantado antes del evento;
14. Digestif: Una bebida alcohólica servida después de la cena como ayuda a la digestión;
15. Menús en duelo: Un entrante mixto, como el surf y el-turf;
16. PENSIÓN COMPLETA: Taquigrafía para alimentos y bebidas.
17. Estilo familiar: Servicio con platos ubicados en el medio de la mesa para que los comensales puedan ayudarse a sí mismos;
18. Estaciones de comida: Servicio de estilo de cafetería con una serie de tablas tripuladas con partes del menú;
19. Servicio francés: Finalización del lado de la tabla de la preparación de alimentos, utilizada para la presentación dramática de un elemento de menú como Crepes Suzette;
20. Frente de casa: Todo lo que usted y sus invitados ven, como en la audiencia de un teatro;
21. Interno: Todo lo que proporciona el proveedor o lugar, desde las sillas hasta el equipo audiovisual;
22. Intermezzo: Una pequeña delicadeza como Sorbet sirvió para limpiar el paladar justo antes del plato principal;
23. Ropa de cama o naperia: Los manteles y las servilletas;
24. Precio de mercado: Indica que el precio de un artículo puede fluctuar, en lugar de los precios AQ o "como cotizados";
25. Mise en el lugar: Configurar o, literalmente, poner en práctica todos los detalles del evento;
26. Coronilla: Una comida o mezcla de alimentos que se mezclaron en una pasta propagable;
27. Petit Fours: Pasteles del tamaño de un bocado;
28. Servicio chapado: Un curso de comida organizado en un plato por el chef antes de que se sirva;
29. Out Mess: Comidas proporcionadas al equipo de eventos y proveedores para ser comidos en la parte trasera de la casa;
30. Reunión previa a la reunión u OPS: Una reunión final de proveedores y proveedores uno o dos días antes del evento;
31. Colocación: La disposición de cubiertos, cristalería y lino en la mesa;
32. Platos: Platos utilizados para mostrar y servir canapés;
33. Accesorios: Cualquier cosa que exista puramente para la estética, como globos y flores;
34. Servicio:Entrega de alimentos y bebidas a los invitados;
35. Configuración o El: El proceso de llevar todo el equipo a un lugar y prepararse para el evento;
36. Vaina: El delicado arte de abrir una concha de ostra;
37. Silenciador: El relleno usado debajo del mantel para amortiguar la ruidos de platos, tazas y cubiertos mientras están en uso;
38. Visita al sitio: Una inspección del sitio de recorrido antes de reservar el lugar y justo antes del evento;
39. Servicio de serpiente o servicio de ballet: Entrega de cursos que es sYnchronized para que los invitados en varias mesas se sirvan al mismo tiempo;
40. Sommelier: Un especialista en vino y comida a juego;
41. Saboreo: Una reunión para el planificador de eventos y las opciones de menú del cliente para probar antes de finalizar el plan de comidas,
42. Whisper llame: Una indicación de que la cena está comenzando, hecha por el maître d 'caminar entre los invitados y pedirles que se muden a sus asientos