Documentación de envío de exportación

Debe documentar cuidadosamente los arreglos de envío que realice para su cliente internacional. Desea que su venta de exportación sea un éxito completo, y esta es una fase crítica. La documentación para una transacción sigue el mismo patrón que para una venta nacional. Cuando vende sus widgets (o como en este caso, 'cepillos para el cabello') a su cliente de la ciudad, los factura, correcto? Ahí es donde comienzas con tu cliente en el extranjero. A veces, su cliente local tendrá requisitos especiales para el pedido, como una lista de embalaje o especificadas marcas externas en cada caso enviado. Su transacción de exportación también tendrá requisitos de documentación especial. Estos variarán según el país de destino y el tipo de bienes enviados.

Si ha seleccionado una empresa de carga o una empresa de logística que tiene un historial de envío de su tipo de producto, deben estar en la pelota sobre los requisitos de documentación actuales.

Por ejemplo, la Declaración de Exportación de la Old Shipper (SED), ahora llamada Información de exportación electrónica (EEI), compila u.S. Estadísticas de exportación y aplican u.S. leyes de exportación. El EEI debe archivarse con envíos desde la U.S., Puerto Rico o el u.S. Islas Vírgenes a destinos en el extranjero; Entre el u.S. y Puerto Rico; y de la u.S. o Puerto Rico a la U.S. Islas Virgenes. No todos los envíos necesitan EEI. Es por eso que un reenvío de carga es útil porque puede aconsejarle en consecuencia. 

Si un envío de mercancías, por ejemplo, se valora en más de US $ 2,500 y se envía desde el mismo exportador al mismo destinatario el mismo día, requerirá la presentación de EEI. O, si un envío, independientemente del valor, requiere una licencia de permiso o exportación, se le solicitará que presente EEI.

¿Qué puede salir mal al crear documentación de exportación?

Si no eres atento, abundante. Significado consciente puede no tener el conocimiento de las reglas y las regulaciones y no tiene lo suficientemente cuidadoso (e.gramo., Los errores tipográficos o la entrada de información se colocan en los cuadros incorrectos). Shipping Solutions ha creado seis cosas que pueden salir mal al crear documentos de exportación. Aquí hay un vistazo a su lista, pero le sugerimos que visite el sitio para explorar más profundamente en cada punto.

1. Información incorrecta de contacto, embalaje y pago.
2. Clasificación incorrecta de bienes.
3. Valor incorrecto.
4. Descripción del producto incorrecta.
5. Hacer que la persona equivocada complete formularios peligrosos.
6. Suponiendo incorrectamente que sus bienes califiquen para tarifas preferenciales.

Pase lo que pase, siempre tome la iniciativa y haga muchas preguntas a su vendedor de carga o empresa de logística. Use su experiencia para su ventaja, para que no cometa ninguno de los errores costosos mencionados anteriormente.

Nueve de cada diez veces, necesitará los siguientes documentos básicos para completar una venta de exportación:

1. Factura comercial ("Cómo preparar una factura comercial").
2. Lista de embalaje.
3. Certificado de origen (como se muestra y cuando corresponda - "Certificado de país de origen").
4. Tres (3) facturas de embarque originales de océano o aire, y copias.
5. Instrumento de pago ("Factores a considerar al elegir un método de pago de exportación"). Sus términos de entrega afectan cómo y cuándo le pagan. Incoterms lo guía cuando pasa el riesgo y cómo se asignan los costos entre el vendedor y el comprador.
6. Otros documentos importantes y relevantes requeridos para algunos destinos y algunos productos básicos: copia de la factura de Proforma, certificado de inspección, factura consular, licencia de importación o exportación, certificado de seguro, recibos de muelle y almacén, certificado de inspección de salud y certificado de artículos de Shipper de IATA no restringidos o para mercancías peligrosas.

UPS, por ejemplo, ofrece una variedad de formas (e.gramo., factura comercial, lista de embalaje, certificado de origen del TLCAN, u.S. Certificado de origen e información de exportación electrónica) para envíos internacionales.

Revisaremos cada documento a fondo aquí en este sitio con el tiempo para que se sienta cómodo preparándolo. Hay programas de software disponibles que ejecutarán sus documentos de exportación electrónicamente. A medida que su empresa crece, puede considerar instalar uno o incluso buscar en el uso de una empresa de logística sofisticada que ofrece esta característica como parte de su capacidad de servicio mundial.