Eventos de recaudación de fondos errores que debe evitar

Los eventos de recaudación de fondos de todo tipo, desde galas de corbata negra hasta maratones sudorosos y subastas bulliciosas, han sido una parte significativa de la mezcla de recaudación de fondos para la mayoría de las organizaciones benéficas durante décadas. 

¿Por qué esta forma de recaudación de fondos ha sido tan popular?? Para algunas organizaciones benéficas, los eventos especiales traen bastante dinero. Para otros, los eventos de recaudación de fondos logran objetivos como la construcción de relaciones, traer nuevos partidarios o crear más publicidad en sus comunidades.

Aunque los eventos de recaudación de fondos en todo el mundo fueron pospuestos o cancelados en 2020, muchas organizaciones benéficas aprendieron a mantenerlos cambiando a eventos virtuales o inventando nuevos tipos de eventos que se ajustan a un mundo digital. Esos eventos incluyeron conciertos virtuales, juegos virtuales e incluso atletismo virtual. 

Pero los eventos especiales requieren mucha planificación y, quizás lo más importante, requieren evitar errores comunes, como gastar más para el evento de lo que trae, pensando que se puede lograr un evento rápidamente y un mal seguimiento. Aquí hay varios errores para evitar.

Eventos de planificación de errores para evitar

Esperando demasiado tiempo para comenzar a planificar

Es fácil pensar que podemos organizar un evento juntos en el último minuto, pero eso puede ser un error costoso. Cuanto más grande sea el evento, más tiempo deberías dedicar a la planificación. 

Primero, determine sus objetivos de recaudación de fondos. Si su objetivo es recaudar miles de dólares, deberá dedicar meses para prepararse.

No tengo un objetivo? Determinar uno antes de ir más lejos. Está recolectando mucho dinero su objetivo, o es la construcción de relaciones, o es publicidad? Su objetivo puede incluir todo esto, pero decidir cuál tendrá prioridad, luego planificar en consecuencia. 

Su objetivo y propósito monetario determinarán con qué punto de anticipación debe comenzar a planificar, especialmente si este es un nuevo evento. Por ejemplo, una subasta silenciosa o una gala puede tomar mucho tiempo para planificar y estrategias.Neon, un proveedor de software de eventos, sugiere que permita dos meses de planificación para cada 100 invitados.

Un evento atlético como un walk-a-thon puede requerir inicialmente un año o más simplemente porque hay muchas partes móviles hasta dicho evento, desde la configuración de registro en línea, formando una campaña de recaudación de fondos de igual a igual, hasta el desembarco de patrocinios lucrativos Para el evento.

Por supuesto, los eventos más pequeños se pueden establecer con bastante rapidez, dependiendo de su objetivo y la cantidad de participantes a los que apunta.

Sin embargo, aborde un evento especial de manera realista. Es probable que llevará más tiempo de lo que piensas inicialmente, especialmente si es un evento nuevo. Los eventos repetidos naturalmente toman menos tiempo. Pero 6-12 meses es un plazo ideal para planificar el primero.

Creando un presupuesto poco realista

Dos cosas a considerar con los presupuestos es si el evento ganará dinero o gastará dinero. Si su evento es pequeño y su objetivo es la construcción de relaciones, no ganar dinero puede estar bien. Pero planificar un gran evento sin crecer los números puede ser un error. 

Considere el retorno de la inversión (ROI) de su evento. Si su objetivo es elevar más de lo que gasta, asegúrese de poder lograrlo. Al construir un presupuesto para un evento, incluya todos los aspectos desde el costo del lugar hasta el entretenimiento hasta el momento en que su personal gastará en él. 

Además, considere si tiene el poder voluntario para retirar el evento. Estos costos deben cuantificarse tanto como sea posible e incluidos en su presupuesto.

Antes de repetir un evento, eche un vistazo a su rendimiento pasado y si continuará siendo un fabricante de dinero. Mire los datos del evento durante varios años para determinar si las donaciones han disminuido y si los voluntarios son más difíciles de obtener.

Determine si los ingresos del evento se mantienen al día con la inflación. ¿Están subiendo o disminuyendo las donaciones?? No tengas miedo de dejar caer un evento de recaudación de fondos si comienza a chisporrotear. A veces, una nueva idea genera nueva energía e interés.

No elegir un tema

Un tema es simplemente una idea unificadora. Reúne todos tus esfuerzos bajo el mismo paraguas. Los temas pueden ser divertidos, inspiradores o impulsados ​​por el propósito. Elegir una red amplia al pensar en un tema. Intenta ir más allá de lo obvio como "Noche de casino" o "bailar con las estrellas."  

Considere todas las posibilidades de diseño para su tema. Funcionará bien para marketing y publicidad? ¿Cómo se verá en el programa que imprime, en la señalización que crea en comunicados de prensa y otra publicidad?? 

Los mejores temas son emocionantes y estimulantes. Recuerde, el tema que elija envía un mensaje subconsciente a sus asistentes, así que elija sabiamente.

Aquí hay algunos temas reales para provocar su imaginación:

• Desenmascarando el futuro: La 26ª recaudación anual de fondos de fondos anuales de la Fundación de la Fundación Saint Francis recaudó más de $ 300,000 que se destinaron a su programa de subvenciones comunitarias y otros servicios hospitalarios. Este fue un evento virtual que incorporó una subasta y entretenimiento profesional.
• Walk a Mile en sus zapatos: este innovador walk-a-thon invitó a los hombres a caminar una milla en zapatos de tacón alto para mujeres para recaudar fondos para combatir el abuso doméstico. El evento tuvo lugar en todo el país con muchas pequeñas organizaciones locales que participan.
• Hambre de hambre a un vampiro. Donate Blood: Este fue un evento de Blood Drive comenzó hace varios años por la Cruz Roja Americana, pero las escuelas, las universidades e incluso las empresas aún usan la idea y el tema en Halloween.

Solicitación de patrocinio débil 

No todos los eventos de recaudación de fondos tienen patrocinadores, pero los más grandes suelen hacerlo. El patrocinio es especialmente notable para grandes eventos deportivos, pero también puede ser apropiado para galas, exposiciones de museos o un evento de recaudación de fondos múltiples. Los patrocinadores pueden ayudar a proporcionar publicidad, financiar un lugar y proporcionar ayuda técnica sofisticada.

Los patrocinios son asociaciones. Las empresas obtienen una gran cantidad de buena voluntad al patrocinar eventos sin fines de lucro. En el mundo actual, los consumidores colocan la ética de las empresas por encima de la competencia, según el Edelman Trust Barometer 2020.Las organizaciones benéficas deben aprovechar esta necesidad de que las empresas muestren cuán socialmente responsables son.

Hay varios pasos que puede tomar para encontrar patrocinios, que se describen a continuación:

• Mira qué conexiones podría tener con las empresas ya. Considere las empresas que ya usa, como sus proveedores. Pregunte a los miembros de su junta qué conexiones tienen. Mire alrededor de las asociaciones que puede tener, como la Cámara de Comercio o Clubes de Negocios como el Rotary Club o Kiwanis.
• Haga una lista de empresas cercanas que puedan estar interesadas en su evento. Estos pueden ser locales, solo empresas o sucursales de las empresas nacionales. Comunicarse con esas empresas a través de sus oficinas de marketing o filantrópica.
• Una vez que encuentre un contacto en un negocio, investigue sus objetivos, audiencias y planes de marketing. ¿Hay un partido para tu misión, tu audiencia, tus actividades??
• Cuando encuentre un negocio con objetivos y una audiencia que coincida con la suya, prepare una propuesta de patrocinio. Piense en una asociación desde un punto de vista comercial y modele su propuesta sobre los intereses de los negocios.

No segmentar su base de datos

Puede estar acostumbrado a utilizar la investigación de prospectos para sus principales campañas de recaudación de fondos, pero también funciona con eventos de recaudación de fondos, especialmente si el evento es alto.

Investigue su lista de asistentes o lista de invitaciones para ver quién es más probable que le dé un regalo más grande antes o después del evento. Si realiza investigaciones de prospectos continuamente, esto no será un problema. Si no, comience ahora evaluando a sus donantes con respecto a su patrimonio neto y su compromiso con su caridad. 

Su propio personal puede hacer una investigación de prospectos, o puede contratar a un consultor o empresa de investigación de prospectos. El patrimonio neto, recuerde, es solo una parte de lo que hace que un donante dé a. Sus conexiones anteriores con su causa y compromiso probablemente cuenten para más.

Lo que encuentra puede ayudarlo a desarrollar una tabla de asientos más sabia o influir en cómo se comunica con asistentes particulares. Más allá de solo enviar una invitación, un miembro de su junta podría hacer una llamada telefónica para alentar a ese cliente potencial para asistir.

Errores a evitar durante un evento 

Hacer el evento demasiado tiempo

Hacer que los eventos duren más de lo necesario es otro error que cometen muchas organizaciones sin fines de lucro al establecer un evento de recaudación de fondos.

Es mejor enviar a los invitados a casa un poco antes que pedirles que se sienten a través de un programa largo o un conjunto de actividades.

Los asistentes al evento de recaudación de fondos no quieren ser llevados a cabo cautivos para siempre. Tienen vidas, hijos y trabajos, y no quieren pasar seis horas en su evento, no importa lo maravilloso que sea.

Una forma de mantener un evento bajo control es tomar el ejemplo del teatro. Considere escribir todo el asunto. Si tiene altavoces, dígales cuánto tiempo tienen e incluso ofrecen escribir algunos comentarios para ellos.

Script cada detalle del evento desde el momento en que un segmento comienza hasta el momento en que termina. Dé el guión a cada miembro del personal que trabaje en el evento y cada voluntario. Enfatizar la importancia de adherirse lo más posible para el marco de tiempo. 

Mantenga sus eventos de recaudación de fondos cortos, dulces y al punto. Siempre quieres dejar a tus invitados con ganas de.

No pedir una donación de los asistentes

Si nunca le pide donaciones a sus seguidores y nunca es específico sobre sus necesidades, ¿cómo puede esperar que vengan por usted??

La mejor manera de remediar esta discrepancia es saltar directamente. Cuéntele a sus asistentes todo sobre sus altos objetivos y aspiraciones. Déjalos en la planificación de sus próximas iniciativas.

Es probable que tengan curiosidad por los proyectos que planea abordar. Además, quieren saber cómo pueden ayudar y entrar en la planta baja del buen trabajo que está buscando.

Pida ayuda a los donantes. Dígales que sus donaciones importan y que cada dólar cuenta para lograr los sueños de su organización sin fines de lucro.

Al principio puede parecer antinatural pedir dinero directamente, pero sus donantes prefieren saber la verdad que no ser consciente de cómo podrían ser de verdad para su causa.

Haga que los asistentes de su evento soliciten los asistentes de su evento. Te sorprenderá lo positivas que son sus respuestas.

No coordinar en todas las plataformas

Todo en la recaudación de fondos ahora es multicanal, incluso eventos en persona. Puede vender boletos en línea, ejecutar su subasta en línea, tener oportunidades de donaciones en línea durante un evento u operar un sistema complejo de recaudación de fondos entre pares.

Su organización puede manejar un pequeño evento con un par de componentes digitales, pero un evento más grande puede requerir ayuda externa.

Muchas organizaciones sin fines de lucro usan servicios de planificación de eventos para ayudarlos a organizar y comercializar sus eventos, especialmente cuando hay muchas partes móviles. Muchos servicios están operando en este espacio. 

Un par de empresas que vale la pena mirar son Dirigo Design and Development y Sir Isaac.Además, numerosas plataformas de crowdfunding pueden ayudar con los componentes digitales de cualquier evento especial de recaudación de fondos, como Causevox, Classy y EventBrite.

Errores posteriores al evento para evitar

No agradecer a sus donantes de inmediato

Uno de los mayores errores que cometen muchos recaudadores de fondos es no agradecer a sus asistentes y donantes de eventos. O si lo hacen, es posible que no agradezcan a sus donantes de la manera correcta. Por ejemplo, si un donante da $ 10 después de un evento de recaudación de fondos, es perfectamente aceptable enviarles un correo electrónico de agradecimiento.

Sin embargo, si un donante importante le da a su organización sin fines de lucro $ 5,000, un correo electrónico no es suficiente. Una carta de agradecimiento bien pensada está en orden. Además, una llamada telefónica formal de un miembro de la junta para reconocer su generosa contribución sería la mejor de todo.

Para proporcionar la mejor experiencia de administración posible, es importante considerar a cada uno de sus donantes como individuos. También es importante reconocer que reconocer a sus donantes es lo que los hace volver a su organización. En un estudio de investigación, Donor Voice descubrió que agradecer a un donante de manera rápida y efectiva fue uno de los siete impulsores clave del compromiso de los donantes.

La mejor práctica para agradecer a los asistentes de su evento es enviar sus reconocimientos dentro de las primeras 48 horas después del recaudador de fondos.

Hablando prácticamente, esto significa que probablemente debería enviar primero las gracias general por correo electrónico y luego pasar a formas más personalizadas, como llamadas telefónicas y cartas de agradecimiento por correo.

Asegúrese de agradecer a sus donantes temprano, a menudo, y de una manera que se adapte a su participación con su organización.

No pedir comentarios

Pedir comentarios es solo una parte sólida de fomentar las relaciones con los clientes. Recibimos encuestas de todas las partes que compramos o hacemos negocios o incluso cuando pedimos ayuda con un servicio en línea. Entonces, a ninguno de los asistentes a su evento le importará obtener una encuesta tuya preguntando cómo les gustó el evento y si tienen alguna sugerencia para mejorar la próxima vez. 

Una encuesta de correo electrónico es la mejor opción. Incluso sus asistentes mayores probablemente podrán participar. Hay aplicaciones de encuestas que funcionan bien, y son fáciles y económicas. SurveyMonkey es el más conocido. Pero si utiliza un proveedor de eventos para su operación, es probable que haya un sistema de encuestas incorporada. En cualquier caso, la tabulación y el sentido de las respuestas debería ser fácil.

Envíe la encuesta rápidamente, dentro de las 24 horas si es posible, y considere proporcionar un incentivo para completarla. Haz breve la encuesta también. EventBrite sugiere no más de 10 preguntas de opción múltiple.

La línea de fondo

Aunque puede haber bastantes errores que una organización sin fines de lucro podría hacer fácilmente con un evento de recaudación de fondos, también hay tantas soluciones rápidas. Use estas soluciones y puede organizar un evento de recaudación de fondos con la confianza de que logrará sus objetivos para el evento, desde recaudar dinero hasta elevar la buena voluntad.