Grandes ideas para una tabla de registro de eventos efectiva

El registro es el primer punto de contacto con sus invitados, y un proceso de registro sin problemas mantiene los niveles de emoción altos y establece el tono para un gran evento. Por otro lado, una experiencia desorganizada y que requiere mucho tiempo puede dejar a la multitud que se queja hasta que comienza su evento. Con tanta conducción en la mesa de registro, definitivamente desea hacerlo bien la primera vez. Siga esta lista de verificación de Essentials para asegurarse de comenzar bien.

Mas grande es mejor

Las matemáticas simples nos dicen que las grandes multitudes requerirán más mano de obra si desea evitar largas colas. Recomiendo un asistente por cada cien invitados y un flotador por cada doscientos invitados. En cuanto a las necesidades de la tabla, suponga dos asistentes por tabla de ocho pies y agregue una tabla adicional a este cálculo para suministros y espacio de trabajo.

Mantente conectado

No querrá correr por los pasillos en busca de una toma de corriente o una conexión a Internet, así que asegúrese de que estas líneas se ejecuten con anticipación. También querrás traer una computadora portátil incluso si no planeas usarla. El acceso en línea puede ser útil si necesita verificar correos electrónicos o ayudar a los invitados perdidos a encontrar su camino hacia y desde el lugar. Por último, pero no menos importante, verifique la situación de la iluminación. Si el pasillo está ligeramente iluminado, entonces es posible que desee agregar algunas luces de escritorio para ayudar a leer sus listas.

No olvides los suministros de oficina

Cada planificador debe tener una caja de aparejos llena de elementos esenciales de la oficina como cinta, tijeras y una variedad de marcadores. Otros elementos notables para su lista de embalaje incluyen nombres en blanco, números de mesa y señales reservadas para usar según sea necesario. Sí, su lugar tendrá acceso a la mayoría de estas cosas, pero el tiempo y la frustración que guarda al tenerlas a su lado no tiene precio.

Respuestas de expedición

Uno de los mayores disruptores de su "ritmo de registro" será el aluvión de preguntas simples provenientes de voluntarios y asistentes. Puede evitar que estas consultas ralenten la línea de registro configurando una tabla de ayuda. Te sorprenderá cuánto más eficientemente se puede ejecutar la tabla de registro cuando tenga una persona dedicada que responda preguntas como "¿Dónde está el baño??"

Estar abierto

Es esencial mantener al menos una persona en la tabla de registro durante todo el evento. No quieres que un problema relativamente menor sea una bola de nieve en algo más grande porque no había nadie disponible para ayudar. Esto generalmente sucede cuando los invitados se ven obligados a buscar en otro lugar cuando su equipo no se puede encontrar. Solo se necesita un descanso de baño mal cronometrado para enviar a un asistente impaciente hacia el área de la cocina para solicitar una ensalada sin cebolla!

Mantén a tus amigos cerca

Hay algunos números de contacto que querrá obtener bien antes de que comience el evento. El primero es el número móvil para su coordinador de lugar. No habrá tiempo para recorrer el edificio cuando las toallas de papel se agotan en el baño, por lo que este número es un éxito imprescindible. Otro buen número para tener para los problemas relacionados con los alimentos es el del gerente de catering. Finalmente, confirme los mejores números de emergencia para los departamentos de policía y bomberos. Algunos hoteles tienen su propio personal de seguridad que a menudo son el mejor punto de contacto en estas situaciones.

Las tablas de registro deberían proporcionar más que un letrero y la etiqueta de nombre de bienvenida. Desde la perspectiva del invitado, representan el centro de servicio al cliente para su evento. Pero para cumplir con esta expectativa, debes estar preparado. Después de todo, si los huéspedes no pueden pasar el registro más allá de los esfuerzos de planificación, pasarán desapercibidos.