Cómo el personal de recursos humanos tiene que pensar en los problemas

La pregunta del empleado parece simple, directa y debería ser fácil de responder. Bien? No si su trabajo está en recursos humanos. Incluso la pregunta más simple de los empleados plantea innumerables banderas rojas para el equipo de recursos humanos de un empleador. Una vez más, caminas ese camino de cinco puntas. ¿Cómo satisface a los cinco partes interesadas mientras trata al empleado actual de manera justa??

¿Qué es lo mejor para el empleador?? ¿Qué es lo mejor para el empleado?? ¿Qué es legal o requerido por una agencia gubernamental?? Lo que establece el precedente para las decisiones futuras y el trato justo de los empleados? ¿Qué decisión lo hará demandar con todos los costos y agravación concurrentes??

No puede tomar una decisión a menos que la decisión satisfaga a los cinco partes interesadas, hasta cierto punto. ¿Es realmente de extrañar que a veces sea el interesado del empleado el que sufre?? Así es como los recursos humanos tienen que pensar y tomar decisiones para responder a una pregunta de empleado. Usemos la modificación de la política de viaje de la feria comercial de esta empresa como ejemplo.

Cómo piensa RRHH, toma decisiones y responde preguntas

La pregunta suministrada por un lector parecía bastante simple. Un empleado, que viaja en el negocio de la empresa a ferias comerciales y otros eventos de los clientes, quería extender su tiempo en la ciudad del evento utilizando el tiempo de vacaciones. Ningún problema.

No hay problema, es decir, hasta que HR le informara cómo se cobrarían los días contra su tiempo de vacaciones pagado. Con simpatía tanto con RRHH como para el empleado, así es como una persona de recursos humanos tiene que pensar y tomar decisiones.

El empleado viajó el domingo a una feria. (No hay problema con este tiempo de viaje; la empresa, por política, que todos los empleados entienden, no paga el tiempo de viaje de fin de semana para los empleados exentos.) El empleado trabajó de lunes a miércoles en la feria y quería comenzar el uso del día de las vacaciones después del evento.

De acuerdo, dijo el gerente de recursos humanos, jueves y viernes son días de vacaciones. No, respondió al empleado, el jueves, normalmente viajaría de regreso a la empresa; Dado que ese día se pagaría como parte de mi semana laboral normal, no es justo hacerme tomar un día de vacaciones para cubrir el jueves. Estás conmigo?

El pensamiento de recursos humanos y la toma de decisiones comienzan a rodar

De acuerdo, dice el gerente de recursos humanos, cuya primera inclinación es cobrar el jueves como día de vacaciones, ya que el empleado no está, de hecho, el día para viajar de regreso a la empresa. La persona de recursos humanos, con razón, no quiere tener que tomar decisiones de tiempo de espera de los empleados caso por caso, para los empleados que asisten a eventos patrocinados por la compañía.

Comprobando con un par de CEO y otra persona de recursos humanos, ambas decisiones tenían partidarios. Si se esperaba que el empleado regresara de la conferencia el miércoles y trabaje el jueves, entonces el jueves debería ser un día de vacaciones.

Si el jueves normalmente sería un día de viaje, contaría como un día de trabajo, no como un día de vacaciones. En circunstancias normales, viajaría de todos modos y la compañía no debería penalizarlo porque extendió su estadía con unas vacaciones.

Pero, ha elegido no viajar de regreso, sino que se vaya de vacaciones, dijeron los disidentes. Ese no es el problema de la compañía y solo pagamos el tiempo de viaje si el empleado usa el día de la semana para viajar de regreso. Como no pagamos por el tiempo de viaje los fines de semana y no existe un día de viaje, los empleados solo deben pagarse si están trabajando.

Además, normalmente un empleado, a menos que fuera asignado a la desmontaje del stand, se esperaría que viajara el miércoles e informaría para trabajar el jueves. Podría hacer arreglos para llegar tarde con su gerente si su vuelo fuera rojo.

En ese caso, no hay duda, el jueves debería ser acusado como un día de vacaciones. Pero, lo que ha sido práctica pasada en la empresa? ¿Se espera que los empleados viajen el miércoles, si es posible, o es el jueves el día normal de viaje para regresar.

La mayoría de los empleados quieren regresar a casa y trabajar lo antes posible. Entonces, viajan a casa el miércoles si es posible un vuelo, en lugar de pasar una noche pasando por sí mismos en una ciudad extraña sin nada que hacer.

Esta es también una pregunta privada al sector de empleados públicos versus público. Si usted es un empleado del sector público, a menudo trabaja bajo las condiciones negociadas de un contrato sindical, espera consideraciones como pago por cada minuto que trabaja. Si no está en una compensación directa, un empleado del sector público espera tiempo de compensación durante las horas trabajadas y también esperaría que se les pague por viajar el fin de semana.

Este pensamiento es un anatema para un empleador del sector privado que espera que los empleados exentos hagan el trabajo y cumplan con los objetivos. De hecho, pensar como un empleado por hora impedirá su carrera y lo hará menos valorado como empleado. Aquí hay algunos pensamientos anteriores sobre la compensación de los empleados por el tiempo de viaje.

Si el empleado es un empleado por hora o no exento, los empleadores deben tener en cuenta el tiempo de viaje pagado, más las horas trabajadas en la feria. Cuando un empleado es elegible para el tiempo, estas regulaciones se aplican incluso en el camino.

(Esta es una de las teorías sobre por qué se les pide a los empleados no exentos que rara vez se les pide que viajen para eventos y capacitación del cliente. Las regulaciones gubernamentales hacen que su costo de asistencia sea prohibitivo, o al menos un dolor detrás de contabilizar y pagar por parte de los empleadores. Y, por mucho que estas reglas puedan inhibir la utilización y el crecimiento profesional de los empleados por hora, las simpatías de recursos humanos están con los empleadores.)

Consideraciones para la decisión de recursos humanos sobre la política de ferias comerciales

El siguiente problema que RRHH debe considerar, en este caso, es que muchos empleados viajan con frecuencia para ferias comerciales y otros eventos de la compañía. Una decisión tomada, en este caso, tiene ramificaciones de largo alcance para el empleador y las decisiones sobre otras solicitudes de empleados en el futuro.

¿RRHH realmente quiere tomar estas decisiones caso por caso?? ¿En qué punto el trabajo finaliza y comienzan las vacaciones?? Cuando la feria termina a las 4 p.metro. El miércoles?

¿Cuándo se va el último avión para la ciudad natal del empleado el miércoles por la noche?? ¿Qué pasa si no hay avión el miércoles?? Cuánta documentación e investigación tendrán que requerir en el futuro de otros empleados para garantizar que las decisiones contables de tiempo de la empresa sean consistentes y justas?

En algún momento, RRHH tiene que determinar que una decisión a favor de permitir que este empleado use el jueves, ya que un día de vacaciones tiene demasiadas ramificaciones para solicitudes similares en el futuro. El empleado se sentirá comprensiblemente infeliz.

Pero, nadie en Recursos Humanos, a quien sé, quiere pasar su tiempo de trabajo como Copia de Tiempo de Recursos Humanos. El empleado está eligiendo no viajar de nuevo en el tiempo pagado; Puede viajar de regreso si quiere su pago, y luego ir de vacaciones. Cualquier otra decisión se abre una lata demasiado grande de gusanos.

Un pensamiento final para la persona de recursos humanos involucra cómo los empleados han sido tratados en el pasado. ¿Los empleados generalmente viajan el miércoles por la noche o el jueves?? Si el jueves, se espera que aparezcan en la oficina? Si el miércoles por la noche, ¿cuánto del jueves se espera que funcionen??

Si en el curso normal de los negocios, regresaría el miércoles por la noche, entonces el jueves debería contar como vacaciones. Si en el curso normal de los negocios, viajaría el jueves, pero se espera que también apareciera en el lugar de trabajo el jueves, entonces el jueves debería ser acusado como un día de vacaciones.

Ah, es la primera vez que te encuentras con esta pregunta? Excelente. Tiene la oportunidad de establecer el precedente y establecer la política y las prácticas de viaje de su empresa.

Probablemente incluso pueda agregar su decisión al manual de los empleados, para que todos los empleados conozcan la disposición de la tierra para guiar su toma de decisiones en el futuro.

HR alcanza una solución

¿Qué tal esto para una solución a la pregunta actual?? ¿Cómo ha manejado la compañía los viajes de los empleados a las ferias comerciales y los eventos de los clientes en el pasado?? ¿Los empleados vuelan esa noche y trabajan al día siguiente o la compañía les da margen y los deja volar de regreso el día después del evento e informan para trabajar al día siguiente??

Determine qué ha gobernado la gestión de estas prácticas en el pasado, según varios de sus gerentes que son responsables de los empleados que asisten a eventos orientados al cliente. La práctica pasada determinará el uso de un día de vacaciones o sin la ausencia el jueves.

¿Qué pasa si descubre, es probable que las prácticas hayan sido inconsistentes en todos los ámbitos y no exista una práctica previa clara?? Dibuja la línea en la arena. Dígale al empleado que actualmente le pregunta, que no tenía reglas para guiarlo, que puede usar un día de vacaciones para el jueves. Entonces:

• Desarrolle su política,
• Agregue la política al manual del empleado,
• Capacitar a los empleados que viajan sobre la política revisada,
• Informe a los gerentes que la discreción de la gerencia ya no guiará las decisiones de viaje de los empleados porque las decisiones no han sido consistentes y justas, y
• Use la nueva política para tomar decisiones justas y consistentes en el futuro.

Lenguaje de la política de viajes para el futuro

En una empresa donde los empleados viajan con frecuencia por negocios, y especialmente si el grupo de empleados es grande, sería una pesadilla para que la compañía tome decisiones caso por caso y la compañía nunca podría ser justa en todos los ámbitos. Los requisitos de documentación para los empleados agregan una carga innecesaria.

El rastreo de los empleados y los empleados que contribuyen con el rastreo de tiempo a lo largo del tiempo es insultante y degradante, para el gerente, RRHH y el empleado. Y, derrota su propósito de confiar en los empleados, tratar a los empleados como adultos y esperar que los empleados tomen decisiones responsables dentro de las pautas establecidas.

Entonces, dependiendo de las necesidades de su empresa, aquí está la política recomendada como parte de su política de viaje general. (Tiene muchas decisiones adicionales para una política integral.)

Y, por cierto, si solo tienes un par de empleados que viajan? Ignorar todo este pensamiento de recursos humanos y toma de decisiones. Duh! Los gerentes pueden tomar decisiones de contabilidad de tiempo caso por caso.

Viajar hacia y desde eventos patrocinados por la empresa:

En (nombre de la empresa), los empleados frecuentemente viajan por negocios. Los empleados asisten a reuniones de capacitación o asociación profesional, visitan proveedores y competidores, se reúnen con clientes y asisten a ferias comerciales y otros eventos de interacción con el cliente, por nombrar solo algunos ejemplos. Debido a que estos eventos a menudo se llevan a cabo en ubicaciones deseables, los empleados frecuentemente solicitan usar su PTO o tiempo de vacaciones para extender su estadía en la ubicación del evento.

En estos casos, la compañía es responsable del costo de los viajes de los empleados, incluidos aviones, taxis, autobuses aeropuertos y los transportes necesarios desde el día en que el empleado viaja al evento hasta que el empleado complete el negocio de la empresa en el evento. El empleado debe tener en cuenta cada día de semana adicional que se quita el trabajo después del evento como tiempo de vacaciones pagado, tiempo de PTO o licencia no remunerada con permiso de gestión.

Todos los costos incurridos por el empleado o compañeros de viaje, para viajes, comida, alojamiento, transporte, etc., mientras se toman el tiempo libre, deben ser pagados por el empleado. La parte del boleto de avión, comprada por la compañía para la devolución del empleado después de la asistencia al evento, o contabilizó el kilometraje, normalmente pagado por el retorno del empleado por parte de la compañía, puede usarse para el regreso del empleado a casa.

La compañía no pagará gastos adicionales. El empleado debe tener en cuenta cada día que se retire después del evento patrocinado por la empresa.

Sí, esta es una respuesta larga a la pregunta del empleado sobre el uso del tiempo de vacaciones para extender el evento de su empresa. Pero, es un buen ejemplo de todos los factores que los recursos humanos deben considerar en el pensamiento de recursos humanos y la toma de decisiones. No es divertido para RRHH, pero es necesario pensar en recursos humanos y tomar decisiones para satisfacer las necesidades de los cinco interesados ​​de la compañía.

¿No odias la jerga de recursos humanos?? Comience con la palabra: incentivar.