Cómo funcionan las órdenes de compra en el comercio minorista

Si alguna vez ha pedido productos o suministros para su tienda minorista, es posible que le hayan preguntado si tiene un número de PO. Una orden de compra (PO) es un contrato de ventas por escrito entre el comprador y el vendedor que detalla la mercancía o los servicios exactos que se realizarán de un solo proveedor. Especificará términos de pago, fechas de entrega, identificación de artículos, cantidades, términos de envío y todas las demás obligaciones y condiciones.

Las órdenes de compra generalmente se realizan documentos preimpresos y numerados generados por el sistema de gestión financiera del minorista. En otras palabras, si utiliza un software de contabilidad como QuickBooks, cuando solicita productos de un proveedor, creará una orden de compra para usted en el sistema. El propósito del PO es crear un documento rastreable dentro de su sistema contable o POS para ser utilizado en todo tipo de formas beneficiosas para administrar su negocio.

Cómo funcionan las órdenes de compra con un sistema de inventario

1. Un PO le dice a su sistema de inventario lo que tiene en orden. Si está utilizando un sistema abierto a compra, no sabe ordenar más un producto porque ya están ordenados.
2. Puede establecer detalles de compra con el proveedor. Por ejemplo, obviamente contiene las cantidades de cada producto que está ordenando, pero también detalla el método de pago, cuyos términos pagarán por los productos (incluidas las citas) y el método en el que desea que los productos envíen tu tienda.
   1. Muchos proveedores tienen un sistema establecido o predeterminado que usan para la facturación y el flete. Entonces, sin ninguna instrucción, se le impartirán a Ups Ground cuando le envíen, por ejemplo. Pero es posible que lo necesite más rápido, y el PO puede comunicar que.
3. Un PO es un documento de responsabilidad para todas las partes. Es muy fácil que se cometan errores al ordenar. Pero cuando todo está por escrito, es difícil discutir. Puedo recordar muchas veces cuando me facturaron y me facturaron incorrectamente de un proveedor, pero tuve mi orden de compra para respaldarlo y lo revertirá o lo arreglaron.
   1. Un ejemplo de esto, recibí una factura para 300 cajas de crema de zapatos cuando pedí 300 piezas. Hay 100 piezas en una caja, por lo que puedes imaginar cuánto más alta fue la factura de lo que se suponía que debía ser.
4. Cuando la mercancía llega desde el proveedor, puede consultarlo en el PO y asegurarse de que el envío sea correcto.
5. Finalmente, permite que todos sus empleados participen. Por ejemplo, un empleado puede ordenar, y otro puede recibir.

Uno de los otros beneficios de las órdenes de compra es su solvencia. Los bancos a menudo mirarán su POS para determinar si es solvente. Un proceso de orden de compra sólido puede ayudarlo a aprobarse. Uno pobre dará como resultado que no reciba un préstamo. También se puede usar para crédito con el proveedor. Por ejemplo, algunos proveedores pueden requerir que pague en efectivo cuando realice un pedido. Después de un período de hacer negocios con usted, pueden permitirle enviar un PO versus una tarjeta de crédito. Esto es enorme en la gestión de su flujo de caja.

POS son una práctica común en el comercio minorista. Y cualquier POS o software de contabilidad que pueda instalar en su tienda tendrá un componente PO para usted.