Cómo los planificadores de eventos exitosos permanecen organizados

Ya sea que sea un planificador de eventos corporativos o una persona administrativa, los conceptos básicos de la planificación de eventos requieren que tenga fuertes habilidades de organización, comunicación y documentación. Independientemente de su nivel de experiencia, incluso un entusiasta de la hospitalidad puede organizar un evento comercial increíble con un poco de creatividad y mucha organización en el camino. Pero cuando se trata de planificación de eventos, particularmente para planificadores de eventos ocupados con más de un evento en sus libros, permanecer organizado puede ser un obstáculo más grande de lo que la mayoría se da cuenta de.

Cómo los planificadores de eventos se mantienen organizados

La organización es una de las muchas claves para el éxito para la mayoría de los planificadores de eventos. El dominio de las habilidades organizacionales no solo puede conducir a menos estrés, sino que también puede mejorar su creatividad como planificador de eventos que le permite ver la imagen más grande y pensar fuera de la caja sabiendo que tiene un manejo firme de los detalles. Aquí hay algunas maneras en que los planificadores de eventos exitosos se mantienen organizados.

Crear aglutinantes de eventos

Crear aglutinantes de planificación de eventos y eventos es probablemente la forma más eficiente de mantenerse organizado para planificar seminarios, conferencias, capacitación interna, reuniones ejecutivas y todo tipo de eventos. Mientras que muchos planificadores de eventos se mudan a más herramientas de organización electrónica y digital, los aglutinantes físicos pueden servir como el lugar para los detalles más importantes del evento y el programa. Mantener copias impresas de ciertos documentos, notas y otros detalles puede ser un salvavidas durante la vida de un evento.

Idealmente, cada evento y/o programa debe tener su propia carpeta. Dependiendo de la complejidad de su evento, su carpeta puede incluir varias secciones, que incluyen:

• Itinerario/agenda
• Contactos clave
• Asistentes
• Comunicación
• Contratos
• Órdenes de eventos de banquete
• Entretenimiento
• Lista de alojamiento/alojamiento
• Llegadas/salidas
• Actividades
• Regalos
• Presupuesto
• Misceláneas

Con la planificación de su evento, Binder actualizada regularmente, compartirá fácilmente información con sus colegas y clientes internos, incluso si no le dan mucho tiempo para prepararse.

Utilizar software de planificación de eventos o almacenamiento de documentos en línea

Si bien sus aglutinantes de eventos deben incluir todos los detalles más importantes de cada evento en copia impresa, el resto de sus notas, ideas y correspondencia de referencia también deben mantenerse organizados y juntos. Hoy, muchos planificadores de eventos utilizan el software de planificación y gestión de eventos, pero muchos más buscan opciones de almacenamiento de archivos en línea para mantenerse organizados.

Herramientas en línea como Google Drive y Dropbox pueden proporcionar un lugar organizado para todo tipo de documentos electrónicos, desde hojas de cálculo hasta facturas. Estas herramientas le permiten cargar, almacenar y organizar documentos en archivos y carpetas en línea donde se puedan acceder fácilmente desde cualquier lugar. Puede abrir documentos en su computadora portátil, teléfono inteligente o tableta. También puede adjuntar fácilmente esos archivos a correos electrónicos o compartir el documento con colegas, proveedores y clientes. Puede ser la solución de organización perfecta para los planificadores de eventos que siempre están en movimiento.

El resultado final de la organización

Al final, cómo organiza sus documentos, notas y correspondencia depende de usted. Cada planificador de eventos tiene un sistema diferente que les funciona y sus eventos. El factor más importante siempre debe ser la accesibilidad y la preparación para la información. Así que asegúrese de que cualquier sistema que use, puede localizar de manera rápida y fácil la información que está buscando.