Cómo contestar el teléfono profesionalmente en su negocio

Todos en su negocio necesitan saber cómo contestar el teléfono profesionalmente, no solo la recepcionista o el representante del cliente. Nunca se sabe cuándo la persona que se supone que debe contestar el teléfono no podrá hacerlo y alguien más entrará y lo recogerá (especialmente si está operando un negocio en casa). Incluso en estos días de mensajes de texto y correo electrónico, el teléfono sigue siendo el principal punto de contacto de la mayoría de las empresas con los clientes y la forma en que se responde el teléfono de su empresa formará la primera impresión de su cliente de su negocio. Si la persona que responde a la llamada no es profesional, puede ser la última impresión del cliente también! Aquí le mostramos cómo contestar el teléfono correctamente y ganar negocios en lugar de perderlo.

Cómo contestar los consejos del teléfono

1. Responda todas las llamadas telefónicas entrantes antes del tercer anillo.
2. Cuando conteste el teléfono, sea cálido, entusiasta y profesional. Su voz en el teléfono es a veces la única impresión de su empresa que una persona que llama recibirá.
3. Al contestar el teléfono, dale la bienvenida a las personas que llaman con cortesía y se identifican a ti mismo y a tu organización de inmediato. Diga, por ejemplo, "Buenos días. Cypress Technologies. Susan hablando. Como puedo ayudarte?"No digas" hola ". Nadie debería tener que preguntar si ha llegado a tal y tal negocio.
4. Enunciate claramente, mantén tu volumen de voz moderado y hable lenta y claramente al contestar el teléfono para que su persona que llama pueda entenderte fácilmente.
5. Controle su idioma al contestar el teléfono. No use jerga o palabras de moda. En lugar de decir "ok", o "ningún problema", por ejemplo, decir "ciertamente", "muy bien" o "todo bien". Si eres una persona que usa rellenos cuando hablas, como "uh huh", "um" o frases como "me gusta" o "ya sabes", entrena cuidadosamente para no usarlos cuando hables por teléfono. (Obtenga más información sobre el problema del habla de usar rellenos y cómo resolver el problema.)
6. Entrena tu voz y el vocabulario para que sean positivos cuando respondan el teléfono, incluso en un día "inactivo". Un vocabulario positivo es uno que se centra en ayudar al cliente. Por ejemplo, en lugar de decir: "No sé", diga: "Déjame averiguarlo por eso."
7. Cuando conteste el teléfono, tome mensajes telefónicos por completo y con precisión. Si hay algo que no entiendes o no puedes deletrear, como el apellido de una persona, pídale a la persona que llama que lo repita o lo deletree para ti. Luego asegúrese de que el mensaje llegue al destinatario previsto.
8. Si las personas han tenido que dejarle mensajes, responda todas sus llamadas telefónicas dentro de un día hábil. No puedo enfatizar este lo suficiente. Recuerda el madrugador? La persona que llama temprana puede obtener el contrato, la venta, el problema resuelto ... y reforzar la impresión favorable de su negocio que desea circular. Pocas cosas molestan a las personas que llaman que intentan llegar a su negocio más que llamadas no retiradas.
9. Siempre pregúntele a la persona que llama si está bien ponerla en espera al contestar el teléfono y no dejar a la gente en espera. Proporcione a las personas que llaman en espera informes de progreso cada 30 a 45 segundos. Ofrecerles opciones si es posible, como "esa línea todavía está ocupada. ¿Continuarás sosteniendo o debería haberte devuelto ________?"
10. No use un teléfono de altavoz a menos que sea absolutamente necesario. Los teléfonos de los altavoces le dan a la persona que llama la impresión de que no se está concentrando completamente en su llamada, y le hacen pensar que su llamada no es privada. El único momento para usar un teléfono de altavoz es cuando necesita más de una persona para estar en la conversación de su parte. Pregúntele a la persona que llama si puede ponerlos en el teléfono del altavoz antes de hacerlo.
11. Si usa el correo de voz o un contestador automático para responder llamadas cuando no puede, asegúrese de tener un mensaje profesional grabado, eso hace lo mismo que el consejo #3 y les da a las personas que llaman cualquier otra información pertinente antes de registrar sus mensajes. Actualice su mensaje de correo de voz según sea necesario. Por ejemplo, si su negocio va a estar cerrado para unas vacaciones, actualice su mensaje de correo de voz para decirlo y decir cuándo volverá a abrir su negocio.
12. Entrene a todos los que puedan responder al teléfono para responder de la misma manera, incluidos otros miembros de la familia si está ejecutando un negocio en el hogar. Verifique cómo se responde el teléfono de su negocio llamando y viendo si el teléfono se está respondiendo de manera profesional. Si no pasan la prueba, revise esta lista de "cómo contestar el teléfono" con ellos para asegurarse de que todos en su negocio sepan cómo responder las llamadas telefónicas correctamente.

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