Cómo comprar un sistema telefónico comercial

Para la mayoría de las organizaciones, la pieza más importante de equipos de oficina es el teléfono. Los sistemas telefónicos de clase ejecutiva generalmente comienzan a costar unos pocos miles de dólares, y el precio aumenta proporcionalmente con el aumento del tamaño del sistema y la cantidad de características que desea.

Los sistemas telefónicos de clase ejecutiva discutidos aquí son para oficinas con diez personas o más.

Que características necesitarás

Las características que aportan valor a su negocio y conectan su negocio al mundo aumentarán el costo total del sistema telefónico. El vendedor de un sistema telefónico intentará venderle todas las campanas y silbatos (ese es su trabajo), pero debe mirar cada característica y decidir si agregará valor a su negocio o le ahorrará dinero. 

Caracteristicas basicas

Estas son algunas de las características más comunes que están disponibles en un sistema telefónico comercial. Cada marca es diferente, así que solicite al vendedor una lista completa de opciones.

El asistente automático generalmente toma el lugar de una recepcionista presentando a las personas que llaman una lista de opciones para enrutar su llamada (E.gramo., "Presione 3 para hablar con alguien en ventas"). También puede permitir que las personas llaman directamente marcar la extensión de una parte.

• Características de conferencia permitir que dos o más extensiones se conecten para compartir una conversación. Por lo general, el valor predeterminado es dos. Si necesita más de dos, pregunte cuál es el número máximo de participantes. Algunos sistemas solo permiten conferenciar extensiones internas. Si necesita llamadas de conferencia externas, pregunte sobre eso también.
• Directorio automático Permite a las personas que llaman buscar la extensión de un empleado ingresando las primeras letras de su nombre.
• Mensaje de voz Permite que los mensajes se dejen para los empleados que no están disponibles o están en el teléfono. Algunos sistemas pueden reenviar mensajes de correo de voz al correo electrónico de un empleado y permitir que un equipo de correo de voz de terceros separado interactúe con su equipo. Dependiendo del precio, esto podría ahorrarle dinero.
• Solicitud de llamadas es la capacidad de poner una llamada en espera mientras el usuario atiende a otros asuntos. Generalmente incluido con el sistema.
• Reenvío de llamadas le da al usuario la capacidad de reenviar todas las llamadas a otra extensión o al correo de voz temporalmente.
• De marcación rápida guarda los números de teléfono de uso frecuente y permite al usuario marcarlo con un botón Press o dos. Es un Timesaver útil para números con frecuencia llamados con frecuencia.
• De color Permite que el último número se llame para ser redmedre con el toque de un botón.
• Paginación Permite a un usuario hablar sobre un sistema de direcciones públicas para solicitar un empleado o dar anuncios.
• Música en espera les da a sus llamadas algo que escuchar mientras están en espera. Puede ser música o mensajes previamente grabados que anuncien a su empresa.
• Poder de respaldo Proporcionará una fuente alternativa de electricidad durante 10 a 60 minutos en caso de un corte de energía.

Características avanzadas

Las características avanzadas agregarán un costo significativo al sistema total y agregarán un costo continuo durante la vida útil del sistema. Sin embargo, esto podría compensarse mediante un servicio al cliente reducido y las ventajas de ahorro de tiempo que aportan.

• Ubicación remota La característica permite conexiones simples a empleados fuera del sitio o pequeñas oficinas remotas simplemente marcando una extensión interna.
• Encuéntrame / Sígueme Permite a los usuarios reenviar su teléfono a pedido a otro teléfono, teléfono celular, teléfono domiciliario, secretario, etc.
• Integración telefónica de la computadora (CTI) Permite que el sistema telefónico interactúe con un sistema informático. Los ejemplos incluyen la capacidad de que un usuario haga clic en un número de teléfono en la pantalla y haga que el sistema telefónico marque automáticamente el número (reduciendo los números incorrectos y ahorra tiempo); o el paso del número de teléfono de un cliente a una computadora cuando llaman para sacar la cuenta del cliente y mostrarla en la pantalla para el empleado antes de responder al teléfono. Esta opción es muy costosa.

Qué tan grande debería ser el sistema

La siguiente pregunta que debe responder es dónde quiere los teléfonos. La siguiente lista identifica lugares comunes que querrá localizar una extensión de teléfono:

• Recepcionista
• Cada oficina
• Máquina de fax
• Terminales de tarjetas de crédito, puertos de datos
• Sala de conferencias
• Piso de tienda/almacén
• Áreas públicas (sala de espera, pasillos, entradas, etc.)

A continuación, tendrá que determinar cuántas llamadas telefónicas simultáneas entrarán y saldrán de la oficina. La suma total de llamadas entrantes y salientes en cualquier momento dado es el número de líneas (o troncos) que necesitará.

Las configuraciones comunes son 3, 8, 12, 16, 24 o 48 líneas. Los sistemas más grandes tienen ranuras de expansión, por lo que puede agregar más líneas en una fecha posterior. Recuerde tener en cuenta el crecimiento futuro (el 25% no es infrecuente). IMPORTANTE: Si subestima esto, las personas que llaman recibirán una señal de ocupado si todas las líneas están en uso.

Encontrar un concesionario de sistema telefónico

Encontrar un distribuidor no es difícil. Primero, puede buscar en la web "equipos y suministros telefónicos" para encontrar un distribuidor cercano a usted.

Las ferias comerciales de tecnología de negocios y oficinas también son buenos lugares para comenzar. No solo podrá cumplir con las personas de ventas y apoyar a las personas, sino que también puede probar un sistema.

Finalmente, la mejor manera es preguntar. Pregúntele a las personas que conoce que tienen un negocio en una oficina. También puede obtener su evaluación de la calidad del equipo y el nivel de servicio que se proporcionó.

Calculando el costo total

El costo total del sistema consistirá en los siguientes componentes:

• Unidad base / sistema es la unidad que controla toda la infraestructura telefónica. El costo depende de la cantidad de características que tiene, la cantidad de conjuntos de teléfonos que puede manejar y la cantidad de líneas que provienen de la compañía telefónica.
• Conjuntos de teléfonos / escritorio son las unidades que se encuentran en los escritorios o están unidas a la pared. Vienen en varios estilos, capacidades y precios diferentes. Los precios pueden variar de $ 70 a $ 1,000. Los ejemplos incluyen conjuntos básicos (más baratos), de nivel medio, ejecutivo/de alta gama, recepcionistas (más caros) y unidades de mesa de conferencia. Otras opciones incluyen auriculares con manos libres y conexiones inalámbricas. La mayoría de los teléfonos son propietarios y solo funcionarán con un sistema base de ese fabricante. Si está reemplazando un sistema telefónico existente, el costo de todos los teléfonos nuevos (si cambia las marcas) puede actualizar al siguiente modelo más alto, la única solución asequible que tiene.
• Alambrado son los vasos sanguíneos de la organización y no deben ser marginados. Si está construyendo una oficina, instale cableado y receptáculos adicionales en cualquier área que crea que puede necesitar un teléfono en el futuro. El costo será una fracción del costo si tiene que regresar más tarde y hacer agujeros en los techos y las paredes. Si lo está instalando en un edificio con cableado existente, haga que el concesionario revise el cableado para que se compatiera antes de firmar el contrato.
• Instalación y configuración inicial Será la parte más que requiere mucho tiempo del proyecto. Los sistemas telefónicos no funcionan de inmediato y lo más probable es que tenga que ser instalado e inicialmente configurado por un técnico capacitado. Para ponerse en funcionamiento lo más rápido posible, asegúrese de que esto esté incluido en el contrato. Otras opciones que se pueden negociar son el mantenimiento, las modificaciones futuras y la capacitación para sus empleados.

Tomar la decisión final

La decisión final se basa en sus hombros. Los vendedores del sistema telefónico pueden ser agresivos, pero recuerde que usted es "el cliente" y que está a cargo. Para obtener el mejor precio para el sistema que desea, entregue sus requisitos a varias compañías y permita que oferten en el proyecto. Asegúrese de obtener una propuesta detallada que cubra todas las áreas descritas anteriormente. No recuperará una comparación de manzanas a manzanas, así que solicite que el costo de las características se enumere por separado (o detallado, si se incluyen como un paquete de características). Esto le permitirá determinar qué está causando las diferencias en los precios. Si todavía no está seguro de un líder claro, solicite ver una demostración en el sitio de un cliente existente. Por último, compare las propuestas y elija la que satisfaga sus necesidades, permite el crecimiento y, lo más importante, se siente más cómodo con.