Cómo crear un sistema de gestión de documentos

La gestión de documentos es el proceso de manejo de documentos de tal manera que la información se pueda crear, compartir, organizarse y almacenarse de manera eficiente y adecuada. Como tal, aprender a crear un sistema de gestión de documentos es fundamental para las empresas.

Muchas empresas tratan con información de alto riesgo que debe mantenerse segura y privada, o se accede rápidamente. En tales casos, es esencial un sistema de gestión de documentos operativos. Pero incluso si su negocio es de una naturaleza más informal, es importante mantener los registros adecuados para la contabilidad y por el bien de la eficiencia.

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Opciones del sistema de gestión de documentos

En estos días, la mayoría de las empresas trabajan cómodamente con documentos digitales y usan programas con características de almacenamiento y gestión. No hay escasez de software o aplicaciones de gestión de documentos generales y específicas de la industria específicamente diseñadas para mejorar el manejo de archivos electrónicos de su negocio. Por ejemplo, los hoteles aún pueden tener un registro de estilo de libro al registrarse, y aún pueden solicitar una firma en una pestaña de tarjeta de crédito en papel, pero detrás de escena, los hoteles están utilizando Opera para administrar habitaciones, mantener notas y ejecutar facturas. Las opciones de pago como Square y Venmo se utilizan más comúnmente en el comercio minorista y el servicio, lo que también elimina la necesidad de contabilidad en papel.

Sin embargo, muchas pequeñas empresas tienen que lidiar con una mezcla de datos anticuados sobre archivos en papel y electrónicos, y, en algunos casos, la proporción de datos en papel es mucho mayor.

Convertir documentos en papel a formatos digitales

Una solución al problema de un entorno de datos mixtos sería utilizar un sistema de imágenes de documentos para convertir todos los documentos de su empresa en archivos electrónicos. Dependiendo del tipo de datos y documentos con los que trabaje, esto podría ser un proceso relativamente sencillo, o puede implicar alguna creatividad y enfoques especializados.

Por ejemplo, una tienda minorista a pequeña escala que administra los recibos e inventario puede convertir los documentos en papel en hojas de cálculo digitales con algunos trabajadores de entrada de datos adicionales. El consultorio de un dentista, por otro lado, que mantiene registros de la salud, facturación, rayos X de los pacientes, etc., Es probable que necesite un método más robusto para convertir sus muchos archivos en papel a formatos digitales, como contratar un servicio de escaneo de documentos apropiado para el negocio o comprar un software de escaneo capaz de transferir imágenes de alta resolución.

Pasos a un sistema de gestión de documentos

Ya sea que trabaje con un entorno solo digital o en un entorno híbrido con documentos digitales y en papel, configurar un sistema de gestión de documentos implica tres pasos:

1. Crear un plan de gestión de documentos.
2. Implementar el plan de gestión de documentos.
3. Seguir adelante.

El primer paso es el más detallado, así que exploremos más.

Creación de un plan de gestión de documentos

El primer paso implica responder estas cuatro preguntas:

¿Cuáles son las reglas para crear documentos??

Facturas, cartas de recordatorio de pago, folletos de ventas, correo electrónico, balances, hojas de cálculo, informes, todos las empresas crean una variedad de documentos en el curso de hacer y realizar un seguimiento de los negocios. Y, para mantener las cosas organizadas, todas las empresas deben establecer reglas para crear documentos.

• ¿Hay plantillas internas para algunos de sus documentos comerciales estándar, como cartas y facturas, y dónde se encuentran??
• ¿Hay una guía de estilo interna que deba seguir??
• ¿Deberían ser fechados o estampados en el tiempo??
• Qué procedimientos deben seguirse para compartir o revisar documentos?

Para algunas pequeñas empresas, los únicos puntos que importan serán donde se encuentren las plantillas para varios documentos comerciales y cómo usarlos. Pero si la creación de documentos dentro de su negocio implica que diferentes personas colaboren, revisen o actualicen documentos, deberá pasar algún tiempo decidiendo cómo se deben hacer estas cosas para garantizar la eficiencia y la coherencia.

Google Docs es un estándar de la industria para proyectos de colaboración, ya que ofrece varias opciones para controlar los permisos, ver las ediciones y compartir un solo documento entre varias personas con controles de seguridad.

¿Cómo se almacenarán los documentos??

Hay costos asociados con el almacenamiento, el más grande de los cuales, para la mayoría de las pequeñas empresas, es probablemente el costo del tiempo perdido cuando las personas buscan documentos. Entonces la pregunta es: ¿cómo se archivarán los documentos?? La clave para presentar documentos es seguir buenas prácticas de gestión de archivos. Un sistema claro y fácil de seguir es esencial.

También necesitas saber cómo archivarás documentos. ¿Cómo manejará los archivos que están desactualizados o listos para moverse al quemador posterior en su sistema de administración de documentos??

Cerca del comienzo de cada año, por ejemplo, debe pasar por los diversos archivos relacionados con el trabajo en su computadora, eliminando aquellas que ya no están actuales y crean nuevas carpetas etiquetadas por año y sujeto, moviendo archivos según sea necesario. Puede hacer lo mismo con archivos de papel; No es difícil eliminar documentos antiguos de una carpeta de archivo y crear uno nuevo con "antiguo" en el título. Algunos software ofrecen opciones de archivo automáticas.

El "almacenamiento" en un entorno digital puede estar basado en la nube o en los servidores locales, pero para almacenar documentos en papel, necesitará espacio físico en el sitio o muchas oficinas legales para quienes los atrasos de los archivos de los clientes son obligatorios. Para alquilar una unidad de almacenamiento.

¿Cómo se pueden simplificar los documentos de recuperación??

Esta pregunta es el corazón de su sistema de gestión de documentos. Según algunas estimaciones, cuesta a una empresa en promedio de $ 120 en mano de obra encontrar un documento faltante y $ 220 para reemplazarlo.

Una vez más, las buenas prácticas de archivo pueden contribuir en gran medida a resolver el problema. Si establece procedimientos y protocolo sólidos, como seguir de manera consistente las estrictas convenciones de nombres, por ejemplo, los documentos serán mucho más fáciles de encontrar.

Y ya sea que sea un propietario único o un propietario de un negocio con los empleados, debe crear una lista de ubicaciones de archivos, que recordará a los usuarios dónde van los tipos particulares de archivos y ayudan a las personas a saber dónde encontrarlos. Recuerde incluir si el archivo estará o no en su sistema informático, un servidor interno, en la nube o archivado en una ubicación física, como un archivador. Por ejemplo, suponga que usa imágenes, video o incluso fotos de papel en su negocio. Una entrada en su lista de ubicaciones de archivos podría ser:

• Imágenes digitales/video: computadora (o servidor) -Drive E:/Photos-File en la carpeta de asignaturas apropiada
• Fotos de papel: Archivo del Babyet 3-Photos-Alpha por sujeto

Las unidades de red o nubes compartidas deben etiquetarse de acuerdo con los contenidos, al igual que los cajones de los archivadores.

¿Cómo se pueden hacer y mantener los documentos seguros??

La primera línea de defensa para la seguridad de los documentos es asegurar físicamente las instalaciones comerciales. Todas las empresas, incluso las caseras, necesitan tener sistemas de seguridad instalados.

Las empresas también pueden necesitar o querer invertir en otros dispositivos de seguridad, como barras de ventanas, cámaras de seguridad o servicios de patrulla. Puede pasar todo el tiempo que desee crear contraseñas y encriptar archivos en un intento de proteger sus archivos electrónicos, pero no importa mucho si alguien puede deambular y robar su computadora.

Las medidas de seguridad de documentos adicionales incluyen:

• Bloquear todos los archivadores después del horario comercial (y durante el almuerzo si no hay nadie confiable)
• Hacer una copia de seguridad de los documentos electrónicos regularmente, preferiblemente fuera del sitio para protegerse de que sus datos comerciales eliminen los desastres naturales
• Restringir el acceso de los usuarios a ciertos documentos, aplicaciones y carpetas en cualquier computadoras compartidas
• Evitar el robo de empleados realizando verificaciones de antecedentes y referencias como parte de su proceso de contratación

Implementar y seguir

Una vez que haya creado su plan de gestión de documentos respondiendo las preguntas anteriores, está listo para implementarlo. Asegúrese de que todo su personal conozca los detalles del sistema de gestión de documentos de su empresa y que todos sigan los procedimientos apropiados al crear, almacenar y recuperar documentos.

También tendrá que asegurarse de que todos los que accedan y usen documentos dentro de su organización siguen el nombre y almacenando los documentos de manera adecuada. Verificación spot de forma regular para probar si los archivos particulares se pueden encontrar fácilmente y protegerse contra la incomprensión. Incluso el descuido ocasional puede eliminar todo el sistema.

Puede configurar un sistema de gestión de documentos en un día, pero implementarlo de manera consistente con el tiempo será la clave de su éxito. Las recompensas son enormes, ahorrarás toneladas de tiempo y obtendrás tranquilidad.

Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)

¿Cuál es el mejor sistema de gestión de documentos??

No existe un sistema único que funcione para todas las empresas en todos los ámbitos. La clave es comprender las necesidades de su negocio y luego aplicar las prácticas más adecuadas. Algunos factores a considerar incluyen:

• La escala de sus operaciones (cuánta documentación se almacenará)
• La gama de tipos de datos e información que necesita para administrar
• Cómo se utilizan sus documentos y con qué frecuencia se les debe acceder
• Se requieren niveles de seguridad
• Su presupuesto puede contratar un servicio especializado o comprar software de alta gama o lo administrará por su cuenta?

¿Se considera SharePoint un sistema de gestión de documentos??

En una palabra, sí, pero con una advertencia: el producto de Microsoft Office no está hecho a medida para operar como un sistema de gestión de documentos para pequeñas empresas y debe implementarse cuidadosamente y correctamente para integrarse con sus operaciones. SharePoint tiene la capacidad de almacenar, proteger y administrar documentos e incluye la funcionalidad de colaboración y de archivo.