Cómo crear un kit de prensa para su negocio

Es posible que haya escuchado el término kit de prensa e incluso haya recibido un kit de prensa para algo. Aunque la forma y la función de un kit de prensa pueden variar mucho de la industria, la definición aceptada de uno es:

"Un paquete de material promocional proporcionado a los miembros de la prensa para informarlos, especialmente sobre un producto, servicio o candidato."

Debido a que hay tanta variedad, veamos los componentes reales que pueden formar un kit de prensa y cómo ensamblar uno que le brinde a su producto o servicio la mejor oportunidad de publicidad gratuita, también conocida como medios ganados. Si realiza su kit de prensa correctamente, verá un retorno muchas veces mayor que su inversión inicial, especialmente si el kit obtiene su producto o servicio de aire en las estaciones de noticias, o los escritos en línea y en los medios de comunicación impresos.

Creando su kit de prensa

No hay un libro de reglas sobre la creación de kits de prensa que especifiquen qué componentes debe incluir. Sus kits de prensa variarán según lo que está promocionando y el tipo de medios que recibirán su kit de prensa.

La mayoría de los kits de prensa se envían por correo, a menudo a las personas que tienen asistentes administrativos, y es su trabajo crear un kit de prensa lo suficientemente interesante como para pasar el Gatekeeper. El contenido y la presentación son mucho importantes. También puede enviar su kit electrónicamente, aunque si tiene diez partes que pueden ser engorrosos.

Lo que incluye es muy importante porque un kit de prensa debería ser una manera fácil de destacarle a usted o a su negocio. Piense en ello como la mejor compilación de éxitos de su empresa, porque desea que los medios sepan sobre usted y sus productos y servicios en un paquete ordenado. Los componentes del kit de prensa principal que desee considerar incluyen los siguientes elementos.

El comunicado de prensa

El comunicado de prensa de su kit de prensa anuncia lo que está publicando. Si tiene un nuevo producto, el kit de prensa ayuda a presentarlo. Si su empresa se está fusionando con otra, el comunicado de prensa defiende que.

Puede incluir múltiples comunicados de prensa en su kit de prensa. Por ejemplo, un kit de prensa de feria comercial podría contener un comunicado de prensa de fusión de la compañía, tres nuevos comunicados de prensa de productos y un comunicado de prensa que anuncia un nuevo CEO.

Sin embargo, no incluya más de un comunicado de prensa si puede evitarlo. Si está enviando un kit de prensa a un editor, necesitará solo un comunicado de prensa. Recuerda, cuanto más incluirás, más trabajo estás haciendo a la gente. Quieres que su trabajo sea lo más fácil posible.

Una breve carta/tabla de contenido

Esto es especialmente útil para cualquier tipo de kit de prensa que incluya muchos elementos diferentes, pero igualmente importantes,. Su carta puede dirigirse a los medios de comunicación agradeciéndoles por su interés de antemano, y luego puede proporcionar un resumen de lo que está incluido y indicar por qué el producto o servicio sería interesante para ellos. Asegúrese de que el nombre de su contacto de medios y la información de contacto sean correctos.

Un folleto

PR Pros usan kits de prensa para anunciar un nuevo producto, pero también puede incluir su folleto. Los folletos son especialmente útiles para explicar su producto o servicio, además de un comunicado de prensa simple. No es solo un elemento visual, sino que puede proporcionar información técnica de una manera directa. Para un kit de prensa de feria comercial, puede incluir una serie de folletos que le dan al editor/reportero una gran cantidad de información sobre todos los diversos productos/servicios.

Muestras del producto

Si su producto es lo suficientemente pequeño y puede permitirse hacerlo, debe poner una muestra dentro del kit de prensa. Esto brinda a los editores y reporteros la oportunidad de probar el producto por su cuenta. Por supuesto, asegúrese de que el producto funcione antes de enviarlo a un editor. No quieres enviar Cableado revista Un nuevo tipo de linterna que se enciende en llamas mientras opera.

Si su producto es demasiado grande y realizará una demostración en sus instalaciones, incluya esa información para que el editor/reportero pueda venir a su ubicación y ver el producto de cerca. O, si su stand de feria comercial está teniendo una demostración, esa es una buena manera de dar a muchos editores y reporteros de todo el país la oportunidad de ver su producto en acción.

Si solo tiene unas pocas muestras, cree un kit de prensa escalonado por correo. Los medios de nivel superior solo pueden consistir en de cinco a diez puntos de venta, pero serán los más importantes. 

Cobertura de prensa pasada

Si ha recibido cobertura de medios gratuita antes, puede incluir una hoja que detalla esos medios de comunicación. Pero no envíe cobertura de medios de un competidor directo o no se cubrirá. Por ejemplo, si Casa hermosa ejecutó una pieza en su producto, no lo envíe a Casa de jardín Porque dirán que ya estaba cubierto por una publicación de refugio. Sin embargo, si su producto apareció en un segmento CNN, continúe e incluya esa exposición de la prensa. 

Hoja de hechos

Esta puede ser una gran adición a un kit de prensa porque detalla características, beneficios y otra información específica de una manera que educa al reportero o editor sobre su empresa y/o productos con puntos de información rápidos de bala. Las hojas informativas se pueden usar para los lanzamientos de productos, prensa kits sobre nuevas contrataciones, conferencias de noticias y otras áreas donde desea dar al editor hechos clave que pueden querer usar palabras por palabra.

Antecedentes de la empresa

Escribir una página de historial de una empresa puede ser valioso para los kits de prensa actuales y futuros. Este fondos detalla los comienzos de su empresa y puede incluir hacia dónde se dirige su negocio. Deben incluirse los logros importantes, así como cualquier elogio o premio. Además, no olvide sus planes de expansión y desarrollo de productos. Asegúrese de actualizar su antecedentes de forma anual para incluir cualquier logro adicional y momentos de referencia.

BIOS ejecutivo

Ya sea que se trate de un nuevo CEO, un nuevo ejecutivo de relaciones públicas o un nuevo miembro de su junta directiva, este es el lugar para informar a las personas sobre aquellos que comprenden su equipo.

La BIOS ejecutiva, junto con imágenes de alta resolución, brinda al editor información de fondo muy necesaria sobre el calibre de las personas detrás de la compañía. Algunas publicaciones imprimen una palabra biológica por palabra, así que escriba la biografía en la tercera persona en lugar del punto de vista en primera persona. Mantenga todo el BIOS en una página e incluya premios y elogios, pero no hay información personal que no sea afiliaciones de la industria.

Hoja de citas y preguntas frecuentes

Una hojas de citas que contienen citas de las personas en su empresa, es una forma simplificada de dar citas a los editores ocupados que necesitan para completar un artículo sin obligar a los editores a rastrear a la persona de relaciones públicas de una empresa.

Esta hoja puede presentar citas de sus ejecutivos, desarrolladores de productos e incluso sus clientes (también conocidos como testimonios). Una hoja de citas puede responder las preguntas más obvias que es probable que un editor tenga. Solo asegúrese de que cada cita se lea bien en el papel porque es muy probable que esa cita se use literalmente impresa.

Incluir imágenes de alta resolución en una unidad flash

Son imágenes relevantes para su kit de prensa? Si es así, asegúrese de que sean imágenes de alta resolución almacenadas en un dispositivo multimedia útil como una unidad flash o un CD. También puede incluir imágenes de alta resolución en su sitio web para que los medios lo descarguen. Solo asegúrese de incluir el enlace directo a su galería de imágenes en el material de su kit de prensa.