Cómo documentar el desempeño de los empleados

La documentación es crucial para la toma de decisiones adecuada

En el mundo de los recursos humanos y el empleo, la documentación sobre el desempeño de un empleado puede hacer o romper su capacidad para disciplinar, terminar o promover, recompensar y reconocer de manera justa.

La documentación es esencial para los gerentes y el personal de recursos humanos porque debe hacer un esfuerzo serio para registrar todos los eventos en el historial de empleo de sus empleados, entre incidentes positivos y negativos de desempeño.

Aquí encontrará todo lo que los gerentes y el personal de recursos humanos deben documentar cuidadosamente el desempeño de los empleados.

Por qué debe documentar el desempeño del empleado

• La documentación proporciona evidencia de que los problemas de rendimiento se discutieron con el empleado de manera oportuna y concisa.
• La documentación ofrece un historial de mejora del empleado o no mejorar el rendimiento con el tiempo. Es cronológico y una descripción precisa de las acciones del empleado, las acciones del gerente y los eventos a medida que ocurren.
• La documentación proporciona evidencia que respalda las decisiones de gestión para tomar medidas desfavorables, como disciplina o terminación con un empleado.
• La documentación ofrece pruebas de que un empleado merece una promoción u oportunidad disponible sobre otros empleados que también son elegibles.
• La documentación proporciona evidencia para justificar aumentos salariales, disminuciones o por qué un empleado no recibió ningún aumento.
• En caso de una demanda, la documentación completa y exhaustiva protege los intereses de un empleador. La documentación puede respaldar las acciones de la gerencia en la terminación de un empleado fallido. También puede probar que el empleado fue despedido por razones legales en oposición a otros, como la discriminación ilegal.

Qué documentar

Los gerentes deben documentar el desempeño de los empleados, tanto las contribuciones positivas como las fallas de rendimiento. Deben documentar exactamente lo que hizo y dijo el empleado y lo que el gerente hizo y dijo en respuesta durante la reunión o conversación.

Debe documentar cualquier acuerdo realizado durante la conversación, los objetivos establecidos, las mejoras requeridas y esperadas, y la línea de tiempo para la mejora. La documentación también debe contener compromisos que el gerente hace para ayudar al empleado.

Cómo documentar

La documentación debe escribirse durante o inmediatamente después de la reunión o conversación con el empleado. Nunca debes perderte escribir la conversación con el empleado el día en que realmente sucedió. Esperar hasta más tarde o al día siguiente afecta la calidad de la documentación porque se basa en lo que recuerda.

Uno de los peores errores que cometen los gerentes es creer que pueden reconstruir un historial de asesoramiento de empleados según sea necesario. Ninguna persona de recursos humanos que tenga experiencia de documentación decente y oportuna sea engañada por un registro reconstruido. Los gerentes que se reconstruyen de memoria aportan un riesgo innecesario e inaceptable a su empresa porque un historial inventado no se mantiene en una posible demanda.

Necesita que su documentación parezca profesional, ordenada y organizada. Escriba documentación como si estuviera hablando sobre la historia de los acontecimientos a un tercero. Nunca se sabe quién puede leer su documentación algún día, así que asegúrese de que refleje su profesionalismo. (La parte posterior de una servilleta de cóctel, un sobre o una nota pegajosa no califica como documentación profesional.)

Su documentación debe ir al nuevo gerente de un empleado si el empleado obtiene un nuevo trabajo o que hace en su organización. Para su memoria y para informar al nuevo gerente del empleado, debe poner el nombre y el título del empleado, su nombre y título, y la fecha completa en cada documento.

Escriba documentación que sea real, justa, legal, objetiva, completa y consistente. Evite las opiniones (Mike es descuidado. Alice es vago. Tom me estaba mintiendo.), Nombre, editorializing (John es un idiota. Mark tiene un problema de actitud.), y el etiquetado (María es irresponsable. George no es un jugador de equipo.).

Evite también tratar de interpretar el comportamiento del empleado. (A Marsha no le debe gustar esta tarea. Paula parece estar sobre su cabeza.) Minimice su uso de palabras descriptivas como adjetivos y adverbios (lentamente, descuidado, infeliz, malhumorado, grosero). Indique el comportamiento y las acciones específicas del empleado, no su opinión o interpretación de ellos.

Que documentación debe proporcionar

En la revisión posterior de la documentación, lo que se necesita es un registro preciso de la conversación. Quédate con los hechos y escribe exactamente lo que dijo y lo que dijo el empleado. Asegúrese de que su documentación sea inequívoca y que deje los hechos rectos. (En cualquier situación legal potencial, los errores en cualquiera de los eventos documentados hacen que todo el resto de la documentación sospeche.)

Finalmente, documente cualquier acuerdo, compromiso, plazos, mejoras necesarias, puntos de registro y otros detalles que puedan pasar de la memoria. Asegúrese de establecer una fecha y hora para los plazos y las fechas de vencimiento para que no se produzca malentendidos.

Conozca la Política de documentación de su departamento de recursos humanos, que le dirá qué necesidades de documentación necesita la colocación en el personal del personal del empleado, cualquier documentación de acciones disciplinarias ciertamente debe incluirse.

Dónde documentar y almacenar documentación

Dado que la documentación sobre los empleados es confidencial y privada para el empleado, debe tener cuidado de que cualquier documentación sea confidencial para el gerente, RRHH y potencialmente el próximo gerente del empleado. Por lo tanto, no se recomienda poner documentación en una unidad de computadora compartida. La documentación escrita a mano y la documentación de un gerente imprimida se mantienen mejor en almacenamiento bloqueado. 

La línea de fondo

Si sigue estas pautas, cuando va a RR. HH. Para solicitar ayuda para disciplinar, terminar o transferir a un empleado a un trabajo con un mejor ajuste potencial, RRHH lo ayudará a resolver el problema o mejorar la situación. Cuando HR le dice que documente, documente, documente o no puedan ayudarlo; Tendrás que tener todas tus bases cubiertas.

Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada para su precisión y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones de empleo varían de estado a estado y país a país. Busque asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.