Cómo dar un saludo de correo de voz profesional para su departamento

Si su empresa utiliza cajas de correo de voz departamental para llamadas entrantes, querrá grabar un saludo de correo de voz de un departamento de sonido profesional. Este tipo de saludo de correo de voz es ligeramente diferente al saludo personal de correo de voz que se asocia con la caja de voz de voz de un individuo. Por ejemplo, si su sistema telefónico permite que un grupo de extensiones telefónicas se "agrupe" para atender todas las llamadas de contabilidad general, entonces todas las extensiones del departamento de contabilidad se pueden agrupar bajo la extensión general del departamento de contabilidad. Cuando el asistente automatizado transfiere una llamada a esa extensión, la próxima extensión disponible recibirá la llamada. Si todas las extensiones del departamento de contabilidad están ocupadas o no están disponibles, la llamada se transferirá a la caja de correo de voz del departamento.

Opciones de saludo de correo de voz

Dependiendo del sistema telefónico que tenga en su empresa, puede haber diferentes opciones para el tipo de saludos de correo de voz que puede componer. Éstas incluyen:

• Saludo de correo de voz general: utilizado como el saludo de correo de voz predeterminado si no se establece ningún otro tipo de saludo.
• Saludo de correo de voz interno: Solía ​​saludar a las personas que llaman a su departamento desde su propia empresa (yo.mi. de otra extensión). En general, esto solo es aplicable a empresas muy grandes.
• Saludo de correo de voz externo: Jugado para personas que llaman desde fuera de su empresa. El asistente automatizado de su sistema telefónico puede interpretar a una compañía general saludo que todas las llamadas externas escucharán. Si el nombre de su empresa se menciona en ese saludo, no necesita decirlo nuevamente en su saludo departamental.
• El saludo temporal o fuera de la oficina: Esto se establece cuando todo el departamento no esté disponible por un período de tiempo particular. Por ejemplo, el departamento solo cuenta con personal entre las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m. o hay una reunión obligatoria del departamento que elimina a todas las personas que respondan al teléfono. La mayoría de los sistemas de correo de voz le permitirán establecer una fecha y hora de vencimiento para que no tenga que recordar apagarlo cuando su departamento vuelva a las operaciones normales.
• En el teléfono (ocupado) saludo de correo de voz: Este saludo se usa para informar a las personas que llaman que el departamento está disponible, pero nadie puede atender su llamada inmediatamente porque todas las extensiones en la piscina del departamento están ocupadas con otras personas que llaman.

Elementos de un buen saludo de correo de voz del departamento

• Nombre de Departamento
• Declaración de que no puede atender su llamada ahora mismo
• Invitación para dejar un mensaje
• Cuando puedan esperar una llamada de regreso
• Opciones adicionales que están disponibles (E.gramo. "Presione la tecla Pound para volver a ...")
• Dirección del sitio web si puede proporcionar información significativa
• No más de 20-25 segundos (regla de pulgar)
• No comience con el "su llamada es muy importante para nosotros ..." Saludo. Esta frase se usa en exceso y generalmente es un "apagado" a las personas que llaman.
• Evite dar demasiada información y hacer un saludo demasiado largo.

Muestra de buenos saludos

• Has llegado al departamento de contabilidad. Todos nuestros representantes están ocupados atendiendo a otras personas que llaman. En lugar de perder su valioso tiempo en espera, nos gustaría devolver su llamada dentro de las dos horas hábiles. Si desea volver al menú anterior, presione Star ahora. De lo contrario, déjanos un mensaje detallado con tu nombre y número. Después de grabar su mensaje, puede presionar la tecla Pound para obtener más opciones. Gracias por llamar.
• Ha llegado al departamento de ventas de Operations Tech, Inc. Todos nuestros representantes de ventas están ocupados sirviendo a otros clientes, pero nos gustaría devolver su llamada lo antes posible. Para obtener información actual de precios o para verificar el estado de su pedido, visítenos en la web. De lo contrario, déjenos un mensaje con su nombre y número después del tono. Si desea volver al menú anterior, presione la tecla Star ahora.
• Ha llegado al departamento de contabilidad de Operations Tech, Inc. El departamento está actualmente cerrado. Nuestras horas normales de operaciones son de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes. Estamos cerrados los sábados y domingos. Puede presionar la tecla Star en cualquier momento para volver al menú anterior. De lo contrario, déjenos un mensaje con su nombre y número y devolveremos su llamada cuando la oficina vuelva a abrir. Puede colgar después de dejar su mensaje o presionar la tecla Pound para opciones adicionales. Gracias por llamar.

Saludos de correo de voz malo

• Has llegado al departamento de ventas. Déjanos un mensaje.
• Hola. Has llegado al departamento de contabilidad en XYZ.comunicarse. Todos los contadores asisten actualmente a una reunión obligatoria del departamento y no hay nadie disponible para atender su llamada. Su llamada es muy importante para nosotros y nos gustaría devolver su llamada tan pronto como regresemos. Sin embargo, es el final del año y nuestro retraso de llamadas es muy largo. Si está llamando a hacer un pago en una cuenta vencida, asegúrese de contarnos en su mensaje para que podamos devolverle la llamada de inmediato. De lo contrario, espere el tono y déjenos un mensaje confidencial detallado.
• El departamento está cerrado. Por favor deje un mensaje después del tono.