Cómo implementar un sistema de contabilidad de restaurantes

Cuando alguien decide abrir un restaurante, particularmente por primera vez, generalmente son conducidos por una pasión por la comida junto con una dedicación a la hospitalidad. Sin embargo, si bien ser un buen chef y tener una personalidad ganadora son dos ingredientes clave, esos no son los únicos. Si una pequeña empresa falla, a menudo es durante su primer año y, por lo general, debido a las malas decisiones y prácticas comerciales. Cuando comienza un restaurante, establecer un buen sistema de contabilidad es primordial para darle a su negocio la mejor oportunidad posible de supervivencia.

Desarrollar un sistema de contabilidad de restaurantes es similar a la configuración de un sistema de contabilidad para cualquier pequeña empresa, pero hay diferencias importantes a considerar. Los restaurantes tienen márgenes de beneficio delgados, por lo que es esencial mantenerse al tanto de sus indicadores clave de rendimiento (KPI).

Cómo funciona un sistema de contabilidad de restaurantes

Su sistema de contabilidad rastreará todas las transacciones financieras del restaurante, preparará informes basados ​​en esas transacciones financieras, recopilará la información apropiada para los impuestos y resumirá la información en un formato que pueda comprender.

Usando esa información, puede tomar las decisiones financieras para su restaurante que minimizarán sus gastos, maximizarán sus ganancias y mantendrán felices a sus clientes. Sin un sistema de contabilidad de restaurantes, todo esto sería un revoltijo y no tendría la información a su disposición para ayudarlo a tomar las mejores decisiones.

Siga estos pasos para configurar un sistema de contabilidad de restaurante básico.

Pasos para implementar un sistema de contabilidad de restaurantes

Contratar a un contador o contador

A menos que sea un contador o contador junto con ser propietario de chef o restaurante, necesitará ayuda para configurar un sistema de contabilidad de restaurantes. Incluso las cafeterías más pequeñas tienen que mantener registros financieros para que puedan presentar sus impuestos y tomar buenas decisiones para mantener el negocio a flote.

Debe considerar contratar a un contador interno y subcontratación de servicios de contabilidad.

Hay una diferencia entre la contabilidad y la contabilidad. La contabilidad es el proceso de registrar transacciones financieras y organizar recibos y otra documentación. Mientras tanto, la contabilidad es la práctica de analizar la información suministrada por el contador y desarrollar informes para que los números sean comprensibles para una persona no orientada a los negocios. Otra opción es hacer la contabilidad tú mismo y solo retener a un contador. Es una ventaja si puede contratar a un contador y un contador familiarizado con la industria hotelera.

Elija software de contabilidad

Hay una serie de sólidos paquetes de software de contabilidad de restaurantes. Desea elegir uno que sea fácil de aprender y usar, pero que ofrezca fuertes características de informes y análisis financiero. Debe considerar el software que genere declaraciones de ganancias y pérdidas (ingresos) y otros estados financieros. El software también debe tener funciones de gestión de inventario, y debe integrarse con el software de nómina si hace la nómina interna.

Otras características importantes son la facturación, la gestión de cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, la programación de los empleados y la planificación del menú para nombrar algunos.

La complejidad de su restaurante y sus ofertas debe ayudar a dictar el software que compra. Su contable o contador puede asesorarlo sobre el paquete de software que debe elegir.

La nómina del restaurante es complicada con diferentes salarios, consejos y horarios de trabajo variables. A menudo es una buena idea externalizar su nómina a su contador o a un servicio de nómina. Si hace la nómina interna, debe elegir el software de nómina. Lo mismo es cierto para la planificación y preparación de impuestos.

Seleccione su método de contabilidad

Tiene algunas decisiones para tomar de la mano con la elección de su software de contabilidad. Primero, debe decidir si usa contabilidad de entrada única o doble entrada para organizar sus libros. Dado que la industria de los restaurantes implica celebrar un inventario, la contabilidad de doble entrada generalmente es aconsejable.

También debe decidir si usar efectivo o contabilidad de acumulación. La contabilidad de acumulación le brinda el cuadro financiero más preciso, ya que registra los ingresos y gastos tan pronto como ocurran las transacciones.

Elija un sistema de punto de venta (POS) para la gestión de efectivo

Un punto de venta (POS) es el lugar donde un cliente paga su comida y cualquier otro producto o servicio que haya comprado en un restaurante. Los restaurantes necesitan características particulares en su software POS, como el seguimiento de las ventas. Algunos paquetes POS pueden ayudar con la preparación del menú y el cronograma para los empleados. Los restaurantes también necesitan software POS que tenga fuertes funciones de gestión de inventario tanto para el frente de la casa como para la back office. El software incluso puede ayudar a preparar la nómina.

El sistema POS de un restaurante debe tener un teclado en el registro debido al volumen de transacciones de la tarjeta de crédito. Los clientes pueden usar sus tarjetas de crédito para hacer una transacción sin contacto.

Compilar la tabla de cuentas del restaurante

El cuadro de cuentas es una lista de las cinco categorías de cuentas que componen el estado de resultados y el balance general. Estas cuentas son activos, pasivos, capital del propietario, ingresos y gastos. El dinero fluye dentro y fuera de estas cuentas durante el curso normal de los negocios. Cuando gastas dinero o gana dinero, debita y atribuye estas cuentas de manera adecuada de acuerdo con los principios contables.

Cada una de estas cuentas tendrá subcuenta que son específicas de la industria. Por ejemplo, una tabla de cuentas para un restaurante será diferente a una tabla de cuentas para otros tipos de negocios. Vea el ejemplo a continuación:

Si invierte en software de contabilidad para restaurantes, lo ayudará a establecer una tabla de cuentas apropiada para su restaurante.

Cómo rastrear el flujo de fondos del restaurante

Hay cuentas específicas en una tabla de cuentas que son particularmente importantes para los restaurantes. Esté atento a lo siguiente:

Nómina de sueldos

Quizás la cuenta más problemática en los restaurantes es la nómina. Los trabajadores de los restaurantes pueden ser trabajadores a tiempo completo y a tiempo parcial a diferentes tasas de pago. Es aconsejable externalizar sus servicios de nómina o, al menos, usar un software de nómina específico para esta tarea.

Inventario

En un restaurante, su inventario consistirá en dos clases amplias: alimentos y suministros. Rastree su inventario para que no tenga demasiado, lo que terminará como desperdicio, o muy poco, lo que dañará sus ventas. Desea mantener su inventario diario promedio lo más bajo posible sin causar escasez. Su software POS es invaluable para ayudarlo a realizar un seguimiento de su inventario.

Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar es lo que debe a sus proveedores y figura en su balance general. Cuando reciba una factura, ingrese a su software de contabilidad. De esta manera, no llegará tarde a pagar sus facturas. Una buena relación con sus proveedores y proveedores ayudará a su negocio a funcionar sin problemas.

Flujo de fondos

Realice un seguimiento de cuánto efectivo entra y sale de su negocio. Es útil conocer su flujo de efectivo diariamente, semanalmente, mensualmente y trimestralmente. Desarrollar tanto un presupuesto en efectivo como un estado de flujos de efectivo lo ayudará a rastrear su flujo de efectivo.

Ventas

Es importante que el propietario de un restaurante sepa cuánto de sus ventas provienen de la comida y cuánto de bebidas. Puede descomponerlo aún más en comidas para comer, llevar a cabo comidas e incluso en diferentes elementos de menú utilizando su software de contabilidad.

Costo de los bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos (COGS) en un restaurante consiste en todos los alimentos y suministros utilizados para hacer los artículos en su menú. Debe distinguir los engranajes de los otros costos de administrar un negocio, como el alquiler y los servicios públicos u costos de ocupación. La tabla de cuentas para un restaurante enumera todos los costos de ocupación como gastos, mientras que los alimentos y los suministros se enumeran en COGS.

¿Qué informes son importantes para la contabilidad de restaurantes?

Hay informes específicos de la contabilidad de restaurantes y otros informes que todas las pequeñas empresas deben mantener tanto para los impuestos como para el propósito de la rendición de cuentas. Los informes específicos del restaurante delinean sus KPI. Estos informes generalmente pueden ser generados por el software de contabilidad de restaurantes y el software POS ::

• Informe de ventas diarias: Este informe le permite comparar sus ventas de semana a semana o mes a mes para ver cómo le va a su restaurante antes de deducir los gastos.
• Costos de alimentos: Debe ver cuánta comida está costando en comparación con los ingresos totales generados por la venta de alimentos. Su sistema POS proporciona estas cifras.
• Costos de ocupación: Estos costos, como el alquiler y los servicios públicos, son sus gastos generales y no cambian mucho.
• Costos principales: Este informe compara sus costos laborales más engranajes con sus ingresos. Por lo general, los costos laborales, que incluyen la nómina junto con los beneficios de los empleados, representan aproximadamente el 30% de los ingresos. El costo principal en un restaurante constituye la mayoría de sus gastos. Esté atento al costo principal porque es donde puede ahorrar más dinero.
• Los gastos de explotación: Estos gastos son todo lo que no está cubierto por los gastos principales y los gastos de ocupación, como, por ejemplo, gastos de marketing y publicidad.

Estos son los informes que todas las pequeñas empresas deben mantener:

• Estado de resultados: El estado de resultados es su estado de cuenta de ganancias y pérdidas. Mostrará sus gastos durante un período de tiempo, como un mes o un trimestre. El estado de resultados enumera sus ingresos en comparación con sus gastos.
• Hoja de balance: El balance general muestra lo que posee la empresa (activos) y lo que debe (pasivos), así como el patrimonio del propietario. Si debe más de lo que posee, debe tomar medidas para aumentar sus ingresos y reducir la carga de su deuda.
• Estado de flujos de efectivo: El estado de flujos de efectivo muestra las entradas y salidas del efectivo dentro de su empresa. Es una herramienta invaluable para realizar un seguimiento de sus necesidades de efectivo.