Cómo mantener actualizado con la tecnología en su negocio

Mantenerse al día con la tecnología es esencial para todos los propietarios de negocios, incluso para aquellos que no administran empresas de tecnología.

Software de productividad de la oficina, sistemas de seguridad, computadoras y redes, sistemas telefónicos y más se ven afectados por la tecnología. Ya sea que se trate de un sistema simple de punto de venta que rastrea las compras diarias o una red sofisticada que vincula a las personas y lugares de todo el mundo, la tecnología ayuda a las organizaciones a mantener una ventaja competitiva.

Si bien mantener los elementos de su negocio que utilizan tecnología ya es parte de su vida cotidiana, mantenerse al día con la tecnología relevante y asegurarse de que esté aprovechando al máximo si se hace de manera sistemática y eficiente.

Debería poder integrar la conciencia tecnológica en su negocio en un proceso suave y eficiente de cuatro pasos que costará muy poco porque se basa en recursos ya disponibles. Una vez que reduzca el sistema, el tiempo requerido para mantenerse al día con la tecnología, solo minutos, un día será una fracción de su valor para su negocio.

Determine sus necesidades 

Tómese el tiempo para pensar en lo que es relevante para usted. Por ejemplo, si la función principal de su negocio son las ventas, es probable que tenga un personal de ventas que pase tiempo fuera de la oficina conectándose con los clientes. Eso significa que las herramientas efectivas para la comunicación serán una de sus necesidades.

Comience enumerando todos los artículos que usted y su personal usan para mantenerse conectados entre sí y con los clientes. En términos de hardware, esto probablemente involucra teléfonos celulares y computadoras portátiles y/o tabletas además del sistema telefónico y la red de computadoras en su oficina.

Luego enumere las cosas clave que usted y su personal deben poder hacer con esa tecnología. Tal vez la capacidad de participar en llamadas de conferencia es importante. Tal vez todos necesiten acceso al mismo archivo de hoja de cálculo para ingresar o actualizar datos.

Saber lo que necesita es el primer paso para poder identificar e implementar la tecnología más apropiada.

Evaluar los recursos disponibles 

Supongamos que usted y sus empleados están conectados a través de un producto popular como Microsoft Office, pero está utilizando teléfonos celulares y computadoras y tabletas basadas en Android que ejecutan Mac OS. Si bien puede que no sea una configuración ideal, es factible porque Office es compatible con los sistemas de Android y Mac de Google y Apple.

Lo que debe hacer es asegurarse de seguir los anuncios de las tres entidades-Microsoft, Google y las actualizaciones de software y los cambios en las características que pueden afectar cómo usted y su personal pueden funcionar.

Además de obtener información directamente de esas compañías, recursos en línea como CNET, TechRadar y otros generalmente están por delante de la curva cuando se trata de informar sobre cambios y actualizaciones relevantes.

También es una buena idea buscar sesiones de capacitación en su comunidad que sean relevantes para la tecnología que está utilizando y luego enviar a los empleados que mejor pueden beneficiarse de ellas.

Clasificar los recursos

Una vez que haya tenido la oportunidad de revisar los recursos en línea u otras publicaciones y/o asistir a algunas sesiones de capacitación, debe tener una idea sobre lo que funciona mejor. Según el lugar donde cree que está obteniendo la mejor información, priorice qué recursos obtendrán la mayor parte de su tiempo.

Algunos recursos que ha revisado pueden resultar irrelevantes para usted, pero otros deberían demostrar ser más accesibles o más fáciles de seguir, y esos son los que desea pasar tiempo revisando.

Tómese el tiempo para usar los recursos 

Programe la hora de la hora cada semana para seguir. Tal vez los martes por la mañana sean lentos para usted, por lo que puede bloquear, por mucho tiempo que necesite verificar cualquier cambio relevante en la tecnología que está utilizando en su oficina.

Si tiene una persona dedicada de tecnología de la información (TI) cuyo trabajo es mantenerse al tanto de estas actualizaciones y cambios, tal vez esto sea cuando programe una reunión semanal con él para informarle sobre los cambios en el horizonte.