Cómo mantener organizados sus recibos comerciales

Al comenzar por primera vez un negocio, es posible que desee mantener los recibos reunidos para deducir los gastos comerciales en su impuesto sobre la renta y más. Se requiere un mejor sistema para cuándo es el momento de hacer contabilidad en lugar de meter todos sus recibos comerciales en un cajón de escritorio. Por supuesto, descubrir una masa desorganizada de recibos puede crear un desastre de problemas.

Mantener los recibos comerciales organizados puede ayudar a los propietarios de negocios a monitorear el progreso de sus negocios, junto con la preparación de los estados financieros. También ayuda a identificar fuentes de ingresos, realiza un seguimiento de los gastos y prepara artículos para las declaraciones de impuestos.

Un sistema mejor

Con los años, es importante desarrollar un buen sistema de archivo para los recibos. Por ejemplo, esto puede incluir un sistema de archivo que facilite la entrada de datos y le permita recuperar un recibo particular si necesita buscar una fecha o categoría específica.

Un ejemplo de mantener organizados los recibos comerciales es mantener una serie de carpetas de archivos etiquetadas por mes y año, como "recibos de noviembre de 2017". Las dos carpetas de archivos más actuales pueden sentarse en la parte superior de su escritorio para que cuando recopile recibos en sus diversas rondas, sea fácil meterlas en la carpeta mensual correcta.

Luego, cuando realice sus entradas de datos mensuales, puede tomar la carpeta de archivos mensual adecuada y ordenar los recibos comerciales en pilas en función de sus clasificaciones de impuestos sobre la renta. Por ejemplo, puede obtener todos los recibos de software juntos, todos los recibos de gastos de comida y entretenimiento juntos y todos los recibos de gastos relacionados con el automóvil juntos. Cuando termine de ingresar los datos, puede colocar la carpeta de recibo del mes en el lugar apropiado en un cajón de uno de sus archivadores.

Si usted es una persona de negocios con muchos recibos de gastos, es fácil modificar el mismo sistema descrito anteriormente, junto con entradas más frecuentes.

Hacer copias o imágenes digitales

Si está tratando de hacer el cambio a una "oficina sin papel" como la mayoría del mundo moderno en estos días, puede escanear los recibos de gastos y almacenarlos con otra información de contabilidad digital. Algunas de las nuevas aplicaciones de software de contabilidad basadas en la nube tienen aplicaciones móviles que le permiten tomar un teléfono móvil de un recibo de gastos y grabarlo en la marcha.

Para aquellos que realizan negocios en Canadá, las copias en papel o las imágenes digitales de los recibos de gastos son generalmente aceptable para la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA), siempre que sean legibles. Si no, la CRA puede exigir ver los documentos en papel originales durante una auditoría o solicitud de rutina de documentación. Por lo tanto, los originales siempre deben mantenerse durante el tiempo prescrito, que es en promedio durante seis años sugeridos.

Facilitar la carga del tiempo de impuestos

La recompensa por haberse tomado el tiempo de organizar sus recibos de gastos antes de que los presentes es hacer la declaración de impuestos sobre la renta de su negocio. Por un lado, tendrá todos sus recibos que servirán como pruebas para las deducciones de impuestos sobre la renta relacionados con el negocio. Para otro, haber ordenado sus recibos por categorías de gastos comerciales significa que todos sus recibos relevantes para cada categoría están listos para total y hará que complete su declaración de impuestos sobre la renta rápida y fácil.

Nota: En Canadá, si opera una única propiedad o una asociación, sus gastos comerciales se ingresan en el formulario T2125 que forma parte de su declaración de impuestos sobre la renta personal T1. Si está operando su negocio como corporación en Canadá, reclamará sus gastos comerciales en su declaración de impuestos corporativos T2.

Cuando se presenta su impuesto sobre la renta

Debido a que muchas declaraciones de impuestos sobre la renta ahora se presentan en línea, ya no es común o necesario enviar sus recibos de gastos cuando presente su impuesto sobre la renta. En su lugar, coloque todos sus recibos relevantes para el año fiscal en una sola carpeta etiquetada por año, como "Recibos fiscales 2019", y agregue la carpeta a su archivador, ya sea digital o físico.

Si alguna vez tiene alguna disputa con la Agencia de Ingresos de Canadá, IRS, o se audita, sus recibos serán evidencia crucial.