Cómo liderar las reuniones efectivas del equipo

Las reuniones efectivas son eventos interesantes de alta energía donde los miembros del equipo trabajan juntos para tomar decisiones o resolver problemas. Desafortunadamente, muchas de las reuniones a las que asistimos parecen ser todo lo contrario. Las peores reuniones dan tiempo a un rastreo dejando a todos mental y emocionalmente agotados y más que un poco frustrados. La diferencia es en cómo se planifican y ejecutan las reuniones.

Los mejores gerentes entienden la importancia de estos eventos, y entienden que producir una gran reunión requiere planificación y esfuerzo deliberado. Este artículo ofrece diez consejos para ayudarlo a aprovechar este valioso tiempo de colaboración con su equipo. Aquí hay consejos sobre cómo fortalecer las reuniones de su equipo.

Tener una actitud positiva sobre las reuniones

Es lo más importante que un gerente puede hacer como líder para mejorar las reuniones de equipo. Es sorprendente cuántos gerentes están orgullosos de proclamar su disgusto por las reuniones, pero para lograr resultados significativos, resolver problemas, tomar decisiones, informar, inspirar, colaborar y motivar, los gerentes deben trabajar con personas. 

Eso significa ocasionalmente reunir a esas personas en una habitación o en una conferencia telefónica y hablar con ellas. Administrar no se trata de sentarse en la oficina con la puerta cerrada enviando correos electrónicos. Como líder, intente mirar las reuniones como la manifestación del liderazgo. Es el liderazgo Showtime, no algo para temer como un viaje al dentista.

Recuerda, eres dueño de la reunión

No delegue la planificación de la agenda a un asistente administrativo u otro miembro del equipo. Como el líder, es su reunión para planificar y correr. Para ponerse en el estado de ánimo adecuado, pregunte y responda la siguiente pregunta: "Después de esta reunión, ¿qué querrá que la gente haya aprendido, lograda o resuelto??" 

Siempre prepare una agenda

Todo lo que alguna vez leerá sobre reuniones efectivas en el lugar de trabajo incluye consejos sobre cómo preparar una agenda. Sin embargo, todos hemos presentado una reunión donde no hay agenda que se encuentre. El acto de planificar la agenda ayuda a concentrarse e identificar los temas prioritarios para la reunión.

Solicite información sobre la agenda

Aunque es la responsabilidad principal del gerente desarrollar la agenda, los miembros del equipo pueden ser invitados a contribuir con elementos de la agenda. Envíe una llamada para obtener ideas unos días antes de la reunión.

Condiméntalo

Poner un poco de variedad en el formato. Aquí hay algunas cosas que puede hacer para condimentar las reuniones de su equipo:

• Invitar a los altavoces invitados
• Celebrar algo
• Realice una "Mesa redonda de aprendizaje": haga que los miembros del equipo se vuelvan a enseñarse algo
• Mira una charla de Ted que sea relevante para la agenda de la reunión
• Ejecutar una actividad de construcción de equipos
• Cambiar ubicaciones (considere llevar la reunión fuera del sitio)
• Trae una comida divertida o interesante
• Tener una reunión de "agenda de un solo artículo"
• Pide actualizaciones de ronda de rayos
• Involucrar al equipo en lluvia de ideas
• Cambiar sillas o cambiar cualquier cosa para romper la monotonía

Permitir algo de "espacio en blanco" para la creatividad y el compromiso espontáneos

No te acurren a tantos artículos en la agenda que te cuesta completarlo. En su lugar, deje algo de habitación al final para una discusión espontánea. Si la reunión termina temprano, entonces deja que todos vayan temprano. Todos aprecian el tiempo encontrado también. 

Use reuniones de equipo para colaborar

En lugar de solo compartir información, intente resolver un problema o trabajar con el grupo para llegar a una decisión. Sí, es desafiante y puede ser desordenado, pero ahí es donde obtenemos el mayor valor de las reuniones. 

Aligerar

Ser el líder de una reunión no se trata de hacer alarde de la autoridad o abusar del poder. Castigar a alguien por llegar tarde al equipo es un ejemplo de hacer esto. Mantenga un sentido del humor y su humildad.

Hacer un seguimiento

Realice un seguimiento de los elementos de acción y asegúrese de que las personas hagan lo que dicen que van a hacer. Es frustrante aparecer en la próxima reunión y descubrir que la mitad del equipo no se molestó en hacer lo que se comprometieron en la última reunión. Haga un seguimiento antes de la reunión y responsabilice a las personas por sus compromisos.

Sea un líder de modelo a seguir

Las reuniones del equipo no son un momento para bajar la guardia y relajarse con su equipo. Manténgase a sí mismo y a su equipo con los más altos estándares de conducta, lo que significa que no hay bromas fuera de color, recogiendo miembros del equipo, cinismo y sarcasmo, o criticando a otros departamentos o administración. Piense en el tipo de líder que desea ser conocido y luego presente cada reunión ser ese líder.

La línea de fondo

Una oportunidad para conocer y trabajar con su equipo es algo horrible de desperdiciar. Es imperativo que desarrolle la disciplina para planificar y liderar las reuniones que las personas valoran y impulsan las iniciativas hacia adelante.