Cómo hacer un presupuesto basado en cero para su negocio

El presupuesto basado en cero suena como una de esas ideas que los empresarios novatos introducen en una conversación cuando quieren impresionar a los capitanes de la industria y a los inversores ángeles. Pero el concepto no debe asustarte o enviarte luchando para usarlo en cada evento de redes. En cambio, comprenda que es un enfoque rudimentario para la gestión empresarial que las empresas están utilizando en cada escala, desde micro empresas hasta corporaciones multinacionales, y también puede ayudar a su empresa a crecer con sostenibilidad.

Presupuesto basado en cero

A partir de una "base cero" (yo.mi., Sin saldos ni gastos transmitidos), cada período en el calendario de una empresa se presupuesta por completo en relación con las necesidades y costos para ese período. Ya sea un mes, un trimestre o anual, un período puede ser cualquier medida de tiempo que funcione mejor para su negocio.

Al comienzo de un nuevo período, los requisitos financieros y los gastos justificados son los insumos principales para el presupuesto de la Compañía, independientemente de si el presupuesto era mayor o menor en el período anterior. Cuando comienza el próximo período, regresa a la base cero y repite el proceso.

Cómo funciona

El presupuesto tradicional, o el presupuesto basado en costos, implica la gestión de las operaciones de una empresa en función del presupuesto de períodos anteriores. Por ejemplo, si una empresa anticipa un aumento del 5 por ciento en la producción gracias a la obtención de un nuevo cliente, simplemente agregan un 5 por ciento al presupuesto del período anterior. El presupuesto basado en costos supone que todos los gastos anteriores para la producción y las operaciones son necesarios, y avanza con el mantenimiento del presupuesto para esas funciones sin análisis posterior.

En un presupuesto basado en cero, cada gasto debe justificarse en cada período, por lo que se revisan los gastos recurrentes, luego se aprueban, ajustan o descontinúan según la necesidad. Y los nuevos gastos se analizan con la misma atención que en el presupuesto tradicional, pero siempre con el entendimiento de que los costos deben optimizarse para la eficiencia y el valor.

Por ejemplo, si es un solopreneur que dirige una compañía creativa de artículos de papel fuera de su hogar, puede decidir implementar un presupuesto a base de cero para mejorar la eficiencia después de que decidiera llevar a su empresa internacional y enviar al extranjero en el extranjero. Un área que esto puede afectar es que sus costos de impresión. Después de una revisión exhaustiva, se dio cuenta de que podría compensar las tarifas de envío adicionales y acortar el tiempo de respuesta comprando dos nuevas impresoras y aprovechando la compra masiva para la tinta de la impresora gracias a una nueva asociación con un proveedor local. Cada período, revisaría todos o sus gastos para determinar si el costo está justificado en su presupuesto con un valioso rendimiento de su inversión.

Cómo empezar

Los pasos para iniciar un método de presupuesto basado en cero son sencillos:

1. Identifica tu objetivo. ¿Esperas aumentar los ingresos en un 10 por ciento?? ¿Quieres reducir los costos en un 2 por ciento?? Su objetivo debe ser medible y alcanzable dentro del período de tiempo que haya seleccionado.
2. Considere cómo puede lograr este objetivo. ¿Qué tiene en su arsenal que se puede utilizar para ajustar los costos, la eficiencia o los recursos para alcanzar su objetivo??
3. Revise sus opciones del paso 2. Implementar una tarea lo ayudaría a lograr su objetivo? ¿O necesita implementar varios cursos de acción?? Y si es así, ¿los extiende individualmente con el tiempo o todo a la vez??
4. Priorice sus nuevas tareas y documente los costos necesarios para la implementación.
5. Evaluar todo Los costos y gastos necesarios para ese próximo período en todos los aspectos de su negocio (o el departamento que planea adaptarse para cumplir con su objetivo). Incluya los costos necesarios para las nuevas tareas que documentó en el paso 4.
6. Si la evaluación cumple con su aprobación y todos los gastos están justificados, participe en la implementación y siga su presupuesto.
7. Al final del período, examine sus medidas y determine si ha cumplido su objetivo. ¿La implementación fue sin problemas?? Si se cometieron errores, ¿desea ajustar y avanzar con el proceso en el próximo período?? O suspender las tareas por completo?
8. Comience de nuevo en el paso 1 al comienzo de un nuevo período.

Por qué puede ser adecuado para ti

Debido a su estructura detallada, el presupuesto basado en cero permite a los propietarios de negocios incorporar nuevas estrategias durante un período de tiempo sin temor a perder la sostenibilidad. A menudo establecido de forma continua, el proceso ofrece a los propietarios de negocios la oportunidad de sumergirse en sus planes de implementación y evitar aumentos presupuestarios de la carta blanche que puede no mostrar un retorno de la inversión durante largos períodos de tiempo.

Otra ventaja para este método de gestión empresarial es que puede reducir efectivamente los costos para las operaciones diarias. Los recursos se asignan solo cuando son necesarios, reduciendo los desechos y la redundancia al tiempo que aumentan la comunicación entre los departamentos que requieren una mejor coordinación para mantener el presupuesto.

Por qué puede no ser adecuado para ti

Es cierto que el método puede conducir a menores costos operativos para grandes empresas, pero esto a menudo significa que los departamentos que no producen ingresos pueden tener un cambio corto o sin financiamiento. Cuando algunas áreas de su presupuesto, como la producción o las ventas, justificarán sus gastos fácilmente, otras funcionalidades necesarias como el servicio al cliente o la investigación y el desarrollo pueden tener un momento más difícil justificar sus gastos más allá del mínimo.

Otra desventaja del presupuesto basado en cero es que puede llevar mucho tiempo en comparación con el presupuesto basado en costos o el presupuesto basado en actividades. Esto es especialmente cierto para las empresas más grandes, pero también suena cierto para los propietarios de pequeñas empresas. Pasar por cada línea de pedido en cada período que justifica su necesidad puede ser intensivo en mano de obra y un uso ineficiente de su tiempo.

Donde puede llevarte

Independientemente del tamaño de su empresa, el presupuesto basado en cero requiere que vean más de cerca qué valor de impulso en su proceso. Aunque requiere mucho tiempo, es un método, cuando se utiliza correctamente, que puede conducir a una mayor sostenibilidad y un crecimiento equilibrado.

En última instancia, cada empresario que elige utilizar presupuestos cero para sus operaciones ciertamente aprenderá la importancia de invertir tiempo y recursos para guiar la eficiencia y el valor de su negocio.