Cómo administrar el flujo de información de planificación de eventos

Mantener múltiples grupos en la misma página es uno de los mayores desafíos que enfrentan los planificadores de eventos en el día a día. Si bien todos los involucrados en un evento quieren que sea un éxito, sin un camino definido para las comunicaciones, siempre habrá una posibilidad de que los detalles caigan por las grietas. Se puede evitar la prevención de los supervisión estableciendo un diagrama de flujo de información desde el principio. Siga las pautas a continuación para mantener todos los lados trabajando en la misma dirección.

Ser el jefe

La mayoría de los eventos son un esfuerzo conjunto entre varios departamentos diferentes, pero al final del día, debe haber un líder para supervisar toda la producción. Cada persona en el equipo debe centrarse en su especialidad y comprender la importancia de sus límites. Identificarse como el planificador principal desde el comienzo del proyecto. Explique a sus compañeros de trabajo la importancia del flujo de información e ilustra lo que sucede cuando se ignoran los protocolos. Como nadie quiere ser responsable de crear un problema, explique las reglas para el diálogo interno el primer día.

Organizar comités para el evento

El objetivo aquí es emparejar trabajadores cuyas responsabilidades se cruzan de alguna manera. Por ejemplo, el departamento de marketing debe estar en el mismo comité que el equipo audiovisual para garantizar que todos los gráficos y logotipos se muestren correctamente. Crear equipos que naturalmente necesiten trabajar juntos eliminarán muchos de los correos electrónicos redundantes que tienden a perderse en la confusión. Elija un contacto de cada comité para informarle con desarrollos recientes.

Publicar plazos para seguir planeando equipos en camino

Publicar plazos con mucha anticipación reducirá los niveles de estrés para todos los involucrados. Puede reforzar el valor de sus plazos creando un diagrama de flujo que ilustra cómo se utilizará el trabajo de cada comité para unir todo. Los empleados generalmente responden mejor cuando saben que otro departamento está esperando su respuesta. Compartir esta información mantiene el proceso transparente y enfatiza la responsabilidad sin usar acciones negativas.

Mantenga a los ejecutivos informados

Uno de los mayores errores que puede cometer es trabajar detrás de escena hasta que esté listo para presentar ideas a sus líderes ejecutivos. Raramente, si alguna vez, entrarás a su oficina y se irás sin tener que cambiar algún aspecto de tu evento. Ahorre esta frustración reuniéndose proactivamente con ellos a intervalos regulares durante el proceso de planificación. Es mucho más fácil hacer cambios en el medio de su proyecto en lugar de dar vueltas al final.

Póngase en contacto con sus proveedores

Otro error aparentemente inocente que puede ocurrir son las comunicaciones secundarias con los proveedores. Ocurre cuando un compañero de trabajo toma la iniciativa de contactar a un proveedor directamente para compartir los detalles de planificación que no tiene conocimiento. El resultado de estas conversaciones secundarias puede tener un gran impacto en cómo se une el evento. La única forma de evitar que esto es restringir que su proveedor tome órdenes de otros empleados. Puede pensar que suena duro al principio, pero dormirás mucho más fácilmente sabiendo toda la información fluye a través de ti.

Proporcionar actualizaciones de información proactiva

Ser el planificador principal de un evento requiere que comparta tanta información como reciba. Mantenga un documento de planificación maestra que describe los detalles del evento y envíe actualizaciones semanales a todos los miembros de su comité. Mantenga sus comunicaciones cortas y al grano. Desea que todos lean las notas en sus actualizaciones semanales por correo electrónico, pero si divagan sin cesar, entonces perderá rápidamente su atención.

La gestión del flujo de información de sus eventos requiere los mismos procedimientos que las comunicaciones interdepartamentales. Mantenga a todos conscientes de sus responsabilidades y comparta actualizaciones importantes con todas las partes involucradas. La diferencia crítica es que usted es el CEO del proyecto. Su papel es administrar todos los detalles que entran y traducirlos a una visión compartida que satisfaga las necesidades de cada departamento. La base para el éxito es asegurarse de que toda la información fluya en la misma dirección.