Cómo gestionar las horas extras de manera más efectiva

Las horas extras no solo se clasifican como uno de los mayores gastos continuos para la mayoría de las empresas, sino que la gestión correcta o incorrecta de las horas extras puede significar la diferencia entre demandas costosas, baja moral y vulnerabilidad a los cambios en las regulaciones de horas extras.

Durante los últimos años de tenue tiempos económicos, muchos empleados han estado ansiosos por demostrar su valía como trabajadores que no se quejan de trabajar un poco más de tiempo extra, sin necesariamente, incluyendo algunos o todos en sus hojas de tiempo.

Muchos empleadores han respaldado tácitamente, o incluso explícitamente, esta actitud. Ashley Dinsdale, una compradora de Macy's que trabaja más de 50 horas por semana, dice: "Los despidos ocurrieron en la oficina de mi empleador anterior. Ahora, entro temprano y envío correos electrónicos para que sepan."

Piense de manera proactiva

Aunque las horas extras a menudo están plagadas de gastos y dificultades, no tiene que ser así. Administrar de manera proactiva las horas extras de sus empleados, evitar sorpresas y prepararse para el futuro puede reducir sus gastos, proteger a su empresa de acciones legales y mejorar la moral en toda la empresa.

Los siguientes cuatro consejos de expertos pueden iluminar algunos de los problemas con las horas extras y ayudarlo a evitar grandes dificultades y sorpresas cuando se trata de manejar cualquier problema potencial.  

1. Rastrear el tiempo de los empleados. El trabajador estadounidense promedio, según la Oficina de Estadísticas Laborales, trabaja un poco más de cuatro horas de tiempo extra por semana. Eso es 208 horas por año. Estimando un salario promedio de $ 21 por hora de tiempo y medio, el total de Grand Total sale a $ 6,552 por empleado, por año. Con un personal de 20 empleados, son $ 131,040 en gastos de tiempo extra solo.

¿Qué puedes hacer para evitar sorpresas cuando se trata de horas extras?? Uno de los mayores recursos disponibles es el seguimiento de tiempo móvil que incluye alertas para informar a los empleados y gerentes cuando los umbrales de horas extras están invadiendo. El seguimiento del tiempo de los empleados también permite a los gerentes y propietarios de negocios ver y abordar los patrones de toda la empresa, y a nivel individual de empleados cuando se trata de horas extras. ¿Un empleado está constantemente acumulando horas extras cada semana??

¿Las horas extras se derivan de la escasez de personal, las cargas pesadas de proyectos o un empleado que tiene tiempo extra en sus manos y quiere el pago adicional?? Con una visión general del tiempo dedicado y cómo se asigna a diferentes proyectos, los gerentes pueden tomar decisiones informadas sobre recursos y horas extras.

No evite el seguimiento de las horas solo para empleados por hora. Saber exactamente cuántas horas que todos contribuyen es fundamental para tomar decisiones inteligentes y manejar posibles próximos cambios de regulación federal de horas extras.

El seguimiento del tiempo también evita el redondeo de hojas de tiempo, que generalmente ocurre inocentemente, pero generalmente cae a favor del empleado. La Asociación Americana de Nómina estima 10 minutos de redondeo por turno por empleado. Asegúrese de que el sistema que elija le ayude con el cumplimiento de DCAA y DOL, para protegerse con registros fáciles de encontrar en caso de auditorías gubernamentales o disputas laborales.

2. Eche un vistazo a la clasificación de los empleados. Debe tener en cuenta que si su empleado está asalariado pero gana menos de $ 23,660 por año, todavía debe pagar horas extras, y que este umbral está al borde del aumento bruscamente. Sin mencionar, clasificar a un empleado como exento con un salario por debajo de $ 23,660 por año o en un puesto que no califica para el estado exento simplemente para evitar tener que pagar horas extras no es una estrategia sólida. Una parte significativa de las demandas laborales que han estado en aumento desde 2004 se derivan de la clasificación errónea y la reparación de los pagos posteriores en tiempo extra durante horas adicionales sin paga.

Para fines de condena, no importa a los tribunales si está clasificando deliberadamente mal o clasificando inocentemente a los empleados; Es su trabajo como empleador asegurarse de que la clasificación sea correcta para sus empleados y no se manipule en un intento de reducir los costos. Las sanciones por clasificación errónea incluyen hasta dos años de pagos posteriores por horas extras adeudadas, y si se considera que ha clasificado erróneamente al empleado intencionalmente, debe un pago por valor de tres años.

Para garantizar que sus clasificaciones estén a la altura, evalúe regularmente los deberes y la relación de sus empleados con la empresa, y consulte a un abogado en áreas grises. Puede picar un poco para pagar la tarifa legal, pero es un pequeño pellizco en comparación con las posibles consecuencias.

3. Comunicar expectativas. Una de las mejores maneras de manejar las horas extras es mejorar la comunicación en torno al tema. Deje las expectativas claras a los empleados, capacite explícitamente a los gerentes y empleados sobre las expectativas, y mordisquee los hábitos de los empleados de no registrar horas extras "fuera de la bondad de sus corazones."

Puede haber muchas reglas no expresadas sobre cuándo registrar el trabajo para empleados por hora que los gerentes o los dueños de negocios se dan cuenta, pero el trabajo sin paga aún es motivo de acciones legales, incluso si la aprobación es tácita. Y no importa cuán buenos sean los corazones de su empleado, el trabajo sin pago eventualmente se come la moral y la transparencia dentro de la empresa.

Es especialmente importante aclarar sus expectativas en torno a la tecnología. Verificar el correo electrónico y esperar que los empleados respondan en horas libres pueden parecer lo suficientemente inocuas, pero los minutos se suman. Muchas compañías esperan que los empleados estén disponibles durante las horas fuera de las horas para la comunicación por correo electrónico, pero eso se ha mantenido en la corte como trabajo. Es posible que se sorprenda al encontrar cuántas "horas" sus empleados realmente están registrando fuera de horas solo en esta tarea.

Katharine C. Giovanni, presidente de Triangle Concierge, dice: "Todos intentan apretar 36 horas en un día de 24 horas. En pocas palabras, la tecnología no está ayudando porque puede llevar su oficina con usted. Entonces, trabajamos todo el tiempo."Aclare sus expectativas que rodean el correo electrónico y luego asegúrese de mantener a todos, gerentes y empleados por igual, a los estándares que expone.

4. Enfatizar el entrenamiento cruzado. En algunas empresas, los gastos de horas extras se suman rápidamente para ciertas personas simplemente porque nadie más puede hacer su trabajo. No solo se suma el tiempo extra, sino que se desarrollan cuellos de botella, y el ancho de banda de algunos empleados termina maximizado, mientras que otros terminan subutilizados.

Enfatice la capacitación cruzada tanto como sea posible para difundir la carga y permitir a diferentes empleados intervenir con proyectos a medida que aumentan la carga de trabajo o las situaciones de emergencia. El entrenamiento cruzado efectivo también puede mejorar la moral, empoderar a más miembros del personal para contribuir a proyectos clave y aliviar parte de la carga colocada en otros miembros del personal.

El entrenamiento cruzado también puede permitirle ser más flexible con la programación. Con demasiada frecuencia, las empresas se ven obligadas a programar a personas con conocimiento especializado a expensas de tiempo extra significativo. Si bien no es posible o ideal para entrenar en todas las tareas o conjuntos de habilidades, identificar las tareas que varios empleados pueden aprender fácilmente pueden reducir drásticamente las horas extras al tiempo que aumenta la productividad y la eficiencia.

Accion legal

Los empleados preocupados por su trabajo o desempeño pueden querer registrar horas sin cobrar el tiempo. Sin embargo, las empresas no deberían ver este tipo de comportamiento como algo bueno. Hacer la vista gorda o alentar este tipo de comportamiento en la parte delantera puede tener desastrosas repercusiones financieras más tarde, si esos mismos empleados deciden seguir acciones legales para la clasificación errónea o el tiempo trabajado sin paga. 

Según la Asociación Nacional de Abogados de Empleo, las disputas laborales y salariales han aumentado un 77% desde 2004 y no casualmente, 2004 fue la última vez que el DOL revisó la Ley de Normas Laborales Justas. Con una discusión continua de los cambios en las regulaciones de tiempo extra, los dueños de negocios pueden esperar ver más oleadas de trabajo y disputas salariales.

Solo en 2014, el Departamento de Trabajo ordenó a las empresas de todo el país que pagaran casi $ 241 millones en salarios posteriores debido a la clasificación errónea de los empleados como un intento de evitar el pago de horas extras, pedir o alentar a los empleados a trabajar más de 40 horas por semana sin paga, o alentar Los empleados responderán al correo electrónico, los mensajes de texto y las llamadas telefónicas fuera de las horas sin paga. Desde empleados de EMS en Charleston hasta trabajadores de la salud en Santa Bárbara y gerentes en tiendas de artículos deportivos, las nuevas demandas continúan apareciendo a diario.

Sobre Amy Bailey

Amy supervisa todas las operaciones de finanzas, recursos humanos y construcción en Tsheets. Es una orgullosa Vandal de Idaho que pasó ocho años en contabilidad pública con Coopers & Lybrand, y más de 20 años con compañías de tecnología pública y privada de alto crecimiento como Systems Extended, Proclarity, Microsoft y Silverback. Ella tiene dos hijos y vive con su esposo y un mastín inglés llamado Scout.