Cómo planificar un festival de comida comunitaria

Si está planeando su primer evento comunitario, es probable que no apuntará a nada como la escala del gigantesco festival anual llamado The Taste of Chicago. Por otra parte, ese evento, uno de los festivales de comida más grandes de Estados Unidos, comenzó en 1980 como un evento de un día con 36 vendedores de alimentos.

Ahora atrae a más de 3.5 millones durante varios días y aporta aproximadamente $ 12 millones en ingresos al año. La Oficina de Eventos Especiales del Alcalde y la Asociación de Restaurantes de Illinois trabajan juntos para planificar y ejecutar el evento.

Si desea planificar un festival comunitario de comida, no importa cuán modesto en la escala en comparación con la de Chicago, no puede equivocarse después de su plan probado.

Las tareas principales

Antes de comenzar, es útil definir las áreas clave de responsabilidad. Las áreas funcionales principales de Taste of Chicago, o de cualquier festival de comida comunitaria, deben incluir lo siguiente:

• Operaciones
• Vendedores de alimentos
• Programación
• Patrocinio
• Marketing y relaciones públicas
• Gestión de contabilidad y contrato

Todo lo anterior seguirá el mismo horario general en la planificación del festival.

Línea de tiempo del festival

La planificación de un festival comienza un año completo antes de que suban las carpas. Este es el cronograma de la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde sigue por su papel en el Taste of Chicago de cada año:

• 12 meses: identifique la ubicación y las fechas y cree un boceto aproximado del mapa del festival
• 9 meses: actualizar el mapa del festival e identificar a los proveedores
• 6 meses: confirme a los proveedores, patrocinadores, programación y proveedores
• 4 meses: finalizar el entretenimiento y volver a confirmar el área funcional
• 3 meses: producir materiales de marketing del festival
• 1 semana: Administre las operaciones de carga
• 1 día: administrar la carga del proveedor
• Conclusión del evento: Administrar la carga de operaciones
• 1 semana después: mantenga una reunión de conclusión y haga recomendaciones

Gestión del festival

Como agencia gubernamental, la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde está a cargo del Taste of Chicago y una larga lista de otros eventos que tienen lugar a lo largo del lago de Chicago y en los muchos vecindarios de la ciudad. Los ingresos del gusto pagan la mayoría de los otros eventos administrados por la oficina.

Desde que la agencia ha estado haciendo este trabajo desde 1980, la mayoría de los equipos funcionales en la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde y la Asociación de Restaurantes de Illinois tienen mucha experiencia en sus áreas. Hay un gerente general para que el evento se concentre en mantener el cronograma en camino.

Además de los miembros de la oficina, el gerente general trabaja con al menos 20 oficinas y agencias de la ciudad, incluidos los departamentos de policía y bomberos, el Departamento de Salud, Calles y Saneamiento, el Distrito del Parque y la Oficina de Comunicaciones de Manejo de Emergencias.

Otra área funcional importante es la gestión de contabilidad y contratos. Debido a que es una agencia gubernamental, tiene que seguir el proceso de adquisición de la ciudad y otras pautas de la ciudad.

Operaciones

El área de operaciones es responsable de la preparación del sitio, el escenario y la producción, el soporte de eventos y la seguridad. Es responsable de asegurarse de que el evento se construya correctamente al comienzo y luego se desmonte después de que termine el festival.

El trabajo requiere coordinación con muchas agencias de la ciudad al principio del proceso.

En Chicago, estos procesos incluyen cierres de calles, construcción de carpas, carpintería y trabajos eléctricos, seguridad, logística para camiones de proveedores y mucho más.

Considere lo que su equipo de operaciones se manejará y qué debe contratarse para su evento. Empiece a hacer llamadas para encontrar a las personas adecuadas. ¿Con qué agencias locales deberá trabajar su equipo?? Póngase en contacto con ellos lo antes posible.

Restaurantes y vendedores

Para el Taste of Chicago 2015, el evento se asoció con más de 60 vendedores de comida, incluidos al menos 19 nuevos restaurantes que representan muchos de los vecindarios distintivos de Chicago. Por supuesto, en Chicago, ciertos artículos deben estar en el menú, que incluyen pizza, costillas, helados y tarta de queso.

En su propia planificación, necesitará pensar en la comida y las tratas que su comunidad premia.

En Chicago, se codifican los lugares del festival y los vendedores deben poder manejar el volumen y tener un estado completamente limpio con la ciudad. Incluso tienen que completar un curso de certificado de saneamiento del festival de verano estatal.

Deberá pensar en qué criterios puede necesitar de proveedores de alimentos participantes y cuántos le gustaría tener.

Nota: El primer año puede ser difícil, pero con el éxito de cada año encontrará que tiene más y más participantes dispuestos.

Programación

En el gusto de Chicago, la comida atrae a las multitudes, pero muchas otras actividades mantienen a las personas allí incluso después de que se hayan llenado. Con los años, el equipo de programación ha incorporado todos los siguientes elementos en el programa general:

• Conciertos gratuitos en múltiples etapas
• Demostraciones de cocina con los mejores chefs y autores de libros de cocina
• Un pueblo familiar que incluye un escenario infantil
• Una carpa ambiental para la educación verde
• Un pabellón deportivo
• Un pabellón internacional de compras
• El Budweiser Clydesdales y sus compañeros dálmatas
• Atracciones de feria
• Fuegos artificiales

Considere qué otros programas y actividades pueden incluir en su festival de comida.

Patrocinio

The Taste of Chicago ha creado varias categorías para patrocinios, y se han convertido en una fuente importante de financiación y apoyo en especie. Los vendedores corporativos y los planificadores de eventos corporativos participan en eventos comunitarios para reforzar su marca y ganar exposición.

A su vez, obtienen algunas ventajas, como una carpa de hospitalidad solo para patrocinadores en el evento.

Considere lo que los patrocinadores corporativos locales pueden estar interesados ​​en financiar su evento comunitario y piense en qué tipos de paquetes y ventajas puede proporcionar.

Marketing y relaciones públicas

Los especialistas en marketing que trabajan en el gusto de Chicago están en una posición envidiable porque el evento atrae automáticamente la atención de los medios en Chicago y en otros lugares. La Oficina de Eventos Especiales del Alcalde no tiene que gastar demasiado en la publicidad tradicional para correr la voz y promover el evento.

Sin embargo, es el trabajo de los especialistas en marketing asegurarse de que toda la información relevante sobre el evento esté disponible y sea precisa. Mantienen el sitio web del evento y la presencia en las redes sociales y promueven el contenido web tanto para los medios como para el público. Como en cualquier caso, los cambios de último minuto son comunes.

Al principio, puede ser difícil para los festivales de comida comunitaria obtener el tipo de exposición que obtienen eventos más grandes y más conocidos. No dude en comunicarse con los medios locales y hágales saber sobre el evento.

Y recuerde, los festivales de comida son altamente fotogénicos! La publicidad de este año hará que el festival del próximo año sea un éxito aún mayor.