Cómo encontrar y contratar al mejor planificador de eventos

Contratar un planificador de eventos externos no tiene que ser una tarea desalentadora. Debe obtener los mejores planificadores de eventos para sus necesidades y detectarlos cuidadosamente antes de comprometerse con uno. Pero primero, debes saber exactamente lo que estás pidiendo al planificador de eventos que hagan.

Determina tu objetivo

Antes de comenzar su búsqueda, debe resolver el objetivo del evento, el presupuesto con el que está trabajando y su razón para contratar externamente.

Desea estar en condiciones de comunicar el amplio esquema del evento y sus objetivos más importantes.

Una vez que haya definido sus objetivos, algunas ideas claras comenzarán a surgir sobre el tema y el mensaje que desea transmitir.

Ahora querrá determinar el presupuesto que tiene para un planificador y lo que se espera que hagan. Un planificador de eventos puede seleccionar el lugar, recomendar opciones de comida y bebida, altavoces y entretenimiento fuente, estar en el sitio para las necesidades de día de producción y crear las invitaciones.

Si no puede manejar todo lo anterior por su cuenta, debe comenzar su búsqueda de un planificador de eventos.

Encuentra tu planificador de eventos

Independientemente de si se trata de un evento social o una reunión corporativa, las reglas de contratación de un planificador de eventos o catering siguen siendo las mismas: desea contratar a alguien que tenga experiencia en la creación de su tipo de evento.

El boca a boca es una forma de encontrar un planificador de eventos, ya sea una fiesta de aniversario, reunión de negocios de desayuno, retiro de fin de semana o cualquier otro tipo de evento. Pero no siempre es el enfoque más efectivo.

Si está tratando de encontrar el mejor planificador de eventos para su aventura, busque una empresa con experiencia y una sólida reputación dentro de la comunidad de planificadores de eventos. La reputación de los pares puede ser un indicador más fuerte que las referencias de amigos.

Consulte con el capítulo nacional o local de Meeting Professionals International, la Sociedad Internacional de Eventos Especiales o la Asociación Nacional de Ejecutivos de Catering.

Si desea saber quién tiene una buena reputación en su área, consulte con la Oficina de Convenciones y Visitantes locales o la Cámara de Comercio. También puede comunicarse con el departamento de ventas de las convenciones de un hotel.

Entrevista a los solicitantes

La mayoría de los planificadores de eventos estarán ansiosos por escuchar sobre su evento. Déles breves detalles al principio y concéntrese en su experiencia en la ronda inicial de entrevistas.

Reduzca su lista de candidatos a los tres solicitantes más fuertes.

Luego debe preguntarle a cada finalista o empresa sobre su negocio, su experiencia con eventos pasados ​​y cómo planean contingencias. Un buen planificador lo guiará a través de una discusión sobre los objetivos generales, el tiempo, el presupuesto, el recuento de invitados y las preferencias personales de su evento, y también hará preguntas sobre su organización. El que está ansioso por aprender sobre sus objetivos y su evento se destacará del resto.

Aunque no siempre es posible conocer a un solicitante en persona durante la primera ronda de entrevistas, especialmente si su programa está fuera de la ciudad, este puede ser un paso crítico para elegir el planificador correcto. Querrás del candidato que tenga una verdadera relación contigo.

El paso final es verificar las referencias de sus candidatos también. Comuníquese con los antiguos clientes y asegúrese de que no haya eventos gravemente fallidos en su pasado.

Haz tu selección

Ahora es el momento de reducir su selección a uno.

Una vez que haya hecho la contratación, el planificador del evento debería poder compartir un plan detallado para el evento con usted. Es el momento de tirar ideas creativas y tirar las ideas que no funcionan.

Martillar el presupuesto

Muchas personas que organizan un evento por primera vez quieren un evento de champán con un presupuesto de cerveza. Su planificador de eventos puede aprovechar al máximo su presupuesto, pero puede tener que llevar su visión a la tierra un poco.

Necesitas trabajar juntos para obtener un presupuesto realista. Y no olvide saber sobre las tarifas que el planificador de eventos cobrará y cómo se incorporarán al presupuesto. Tarifas del planificador de eventos y cómo se les cobra varía ampliamente.

Se le pedirá que proporcione depósitos, papeleo y contratos al planificador de eventos, así como los lugares de eventos y los servicios que ofrecen. Como siempre, debe hacer que un abogado revise cualquier contrato antes de firmarlos.

Hacer un seguimiento

La mayoría de las cosas malas que suceden relacionadas con la planificación de eventos son el resultado de la falta de seguimiento. La planificación de eventos requiere la coordinación efectiva de la logística. En otras palabras, manténgase al tanto del proyecto y no obligue al planificador de eventos a tomar decisiones importantes sin su aporte.

Si todo sale según lo planeado, el proceso de planificación de eventos se disparará sin problemas y habrá agregado un excelente planificador de eventos a su red para futuras necesidades.

Si el proceso golpea un enganche antes del gran día, interviene y trabaja para corregirlo. Se pueden resolver malentendidos. Se pueden solucionar problemas inesperados.

Pero esté preparado, si todo lo demás falla, para despedir a su planificador de eventos e ir a una copia de seguridad.