Cómo poner una llamada en espera

Cuando una persona que llama está en espera, 60 segundos pueden parecer una eternidad. Para ayudar a mitigar esta percepción, muchas compañías programan el teléfono para reproducir música clásica calmante o un jazz alegre para que la espera interminable parezca menos agotador.

Aparte de eso, poner a alguien en espera de manera profesional puede ayudar a moderar cualquier frustración y depende de ejercer cortesía común. Piense en cómo le gustaría ser tratado si estuviera en el otro extremo de la línea.

La etiqueta adecuada para poner a un cliente en espera

• Explique la razón por la que necesita poner a la persona que llama en espera.
• Solicite el número de teléfono de la persona, en caso de que la conversación esté cortada.
• Prometen regresar en un minuto o su mejor estimación de cuánto tiempo durará la bodega. Si cree que el retraso será más largo de un par de minutos, solicite un número y un momento en el que pueda volver a llamar.
• Si, a pesar de sus mejores esfuerzos, la demora está tardando más de lo previsto, check-in con la persona que llama, para que no se sienta abandonado. Una vez más, ofrece devolverlos, en lugar de mantenerlos sosteniendo.
• Cuando regrese al teléfono, disculpe por las molestias y agradezca a la persona que llama por su paciencia.
• Use el nombre de la persona que llama con frecuencia para agregar una sensación de conexión.

Cosas que evitar al poner a un cliente en espera

• No interrumpas a una persona que llama a mitad de la oración para ponerla en espera. Espera una pausa en la conversación.
• Nunca pongas a alguien en espera sin anunciar que lo harás. Pregúntele si puede ponerla en espera, en lugar de simplemente decirle.
• No ponga a una persona en espera varias veces en una llamada.
• No dejes que la persona que llama sostenga por más de dos minutos sin registrar.
• Nunca hagas que te llame; siempre debe ofrecer devolver la llamada.
• Nunca seas grosero, no importa cuán loca sea la persona que llame.

Muestra formas de poner una persona que llama en espera

No tiene que seguir la palabra de diálogo por palabra, pero estos escenarios de muestra dan una idea de la forma profesional de poner a alguien en espera:

• "Señor. Smith, ¿puedes sostenerte mientras recupero tu archivo??"[Pausa por una respuesta]" Gracias. Volveré en un minuto."[Regresa a la llamada]" Gracias por esperar, señor. Herrero. Ahora puedo ayudarte."
• "EM. Jones, verificaré para ver si Mr. Johnson está disponible para atender su llamada. ¿Puedes sostener por un minuto??"[Pausa por una respuesta]" Gracias. ya vuelvo."[Regreso a la llamada]" Lamento las molestias, MS. Jones. Señor. Johnson no está disponible en este momento. ¿Puedo hacer que te llame?"

Mejorar el sistema

Cuando se trata de lo que escuchan los oyentes durante el período de retención, no tiene que estar limitado por su sistema telefónico o opciones de operador. En estos días, existen múltiples servicios que le permiten descargar e instalar música o mensajes. 

Como una opción aún más profesional y sofisticada, su empresa podría contratar una empresa para desarrollar una programación única y personalizada para sus teléfonos. Puede incluir cualquier cosa, desde palabras habladas hasta fragmentos de canción. La firma que desarrolla su sonido o mensaje propietario de la actualización o incluso lo cambia, también.