Cómo solicitar extensiones de tiempo en contratos de construcción

Se pueden solicitar extensiones de tiempo de contrato por una variedad de razones. Se utilizan para demostrar que se han producido retrasos en el cronograma de construcción que afecta la fecha de finalización del proyecto. Las solicitudes de extensión de tiempo se especifican normalmente en una disposición del contrato y deben realizarse siguiendo los pasos y los requisitos de documentación definidos en las pautas del contrato.

La mayoría de las extensiones están relacionadas con demoras más allá del control del contratista, y muchas implican solicitudes de orden de cambio. Sin embargo, hay momentos en que el contratista puede tener malas habilidades comerciales o de gestión que pueden hacer que el proyecto se quede atrás.

¿Tiene derecho a reclamar una extensión de tiempo??

Las solicitudes de extensión de tiempo pueden considerarse válidas en varias circunstancias diferentes, pero no todas las razones de los retrasos se aprueban para una extensión. En cualquier caso, es muy importante mantener registros de todos los cambios, documentos, correos electrónicos y programación que puedan justificar su solicitud.

Razones aceptables para las solicitudes de extensión

Un motivo aceptable para la solicitud de una extensión incluye problemas o problemas legales. Estos problemas pueden afectar la finalización del proyecto y el desempeño del contratista. Un ejemplo de tal problema podría ser la demora en la compensación de las inspecciones.

La financiación también puede ser un problema. El propietario puede solicitar un comienzo retrasado mientras se finalizan las finanzas. Los propietarios también pueden agregar trabajo nuevo o adicional que no se incluye en el alcance o contrato original. Estas adiciones podrían causar retrasos.

El producto necesario para el proyecto también puede ser un culpable. Los artículos de plomo largo pueden detener un proyecto en sus pistas. A veces, la Madre Naturaleza se meterá en las obras a través de condiciones climáticas inusuales o adversas. 

Finalmente, se pueden encontrar condiciones de la superficie subterránea que difieren de los planes esperados. Estas condiciones pueden tomar tiempo para resolverse.

Razones de extensiones que se pueden negar

Algunos problemas que causan retrasos pueden no obtener aprobación. Estos incluyen retrasos causados ​​por subcontratistas, como no aparecer en el trabajo o no tener el equipo necesario. Otro retraso basado en el contratista proviene de un contratista de bajo rendimiento, específicamente si la mala gestión causa tiempos largos en la adquisición de elementos.

El contratista debe mantener registros precisos que han completado su diligencia debida para mantener el proyecto en movimiento. Prueba insuficiente o evidencia de que el método de ruta crítica ha sufrido retrasos irrecuperables causados ​​por el contratista o sus partes pueden ser negar.

La mala planificación también puede resultar molesto si no hay un número insuficiente de trabajadores o una fuerza laboral inadecuadamente capacitada. Si no se considerara los planes para los retrasos del clima normal, se podría negar una solicitud de extensión.

El proceso para solicitar una extensión de tiempo

Al solicitar una extensión de tiempo, se deben seguir ciertos pasos para garantizar que la extensión esté aprobada. En un proceso típico, el contratista notifica al gerente del proyecto que un problema podría afectar el cronograma del proyecto. Se dirige una carta formal al administrador del contrato que solicita la extensión de tiempo y las razones por las cuales se deben agregar esos días al cronograma de construcción.

El Administrador del Contrato luego remite la carta al Gerente del Proyecto para su evaluación y aprobación o rechazo. Si se otorga la extensión de tiempo, el gerente del proyecto debe responder por notificación por escrito y se debe emitir una orden de cambio. Algunos contratos especifican que las solicitudes de extensión de tiempo deben completarse dentro de un marco de tiempo específico para evitar el rechazo automático.

Documentos de apoyo durante el proceso de reclamo

Las extensiones de tiempo presentadas adecuadamente deben contener información de soporte específica:

• Aviso de problemas específicos que causan retrasos
• Lista de actividades del cronograma del proyecto que se ven afectados por el retraso 
• La cantidad exacta de tiempo que se solicita, especificando los días hábiles o los días calendario
• Bocetos, fotografías u otras imágenes que ilustran los problemas de retraso
• Se dieron recomendaciones al administrador del contrato
• Descripción de las acciones que el contratista ha tomado para evitar o minimizar otros retrasos
• Soluciones alternativas presentadas al administrador del contrato
• Comunicaciones entre el equipo de construcción en relación con posibles retrasos y problemas relacionados con una situación específica

Elementos adicionales a considerar durante la solicitud de extensión de tiempo

Una carta de solicitud de extensión de tiempo debe ser concisa y debe hacer referencia a la cláusula de contrato que permita la solicitud y proporcionar prueba de los motivos de retraso y un plan de recuperación propuesto. También debe incluir los daños (si los hay), la cantidad de calendario o los días hábiles que se solicitan y las actividades que se ven afectadas por los cambios. Las consideraciones de adición al realizar la solicitud pueden incluir:

• Los días calendario no son lo mismo que los días hábiles.
• Se deberán volver a emitir seguros y bonos para cubrir períodos prolongados.
• Los días de invierno son más cortos y típicamente menos productivos que los días de verano.
• Las extensiones solicitadas deben ser suficientes para cubrir todos los retrasos, incluidos los elementos adicionales que podrían verse afectados.
• No se otorgará tiempo adicional para el mismo artículo una vez que haya sido aprobado.
• En el caso de un retraso continuo, solo es necesario un reclamo.

Una carta de aprobación para una extensión de tiempo incluye información básica del contratista y contrato y una extensión de tiempo claramente definida.

Carta de aprobación de extensión de tiempo de muestra

El nombre del contratista
Dirección del contratista
Nombre de contrato
Número de contrato

Extensión de tiempo

Me refiero a su extensión de tiempo de reclamo con fecha [Fecha de inserción del reclamo] De acuerdo con la cláusula [inserte la cláusula de contrato relevante] de las condiciones generales de contrato, la (s) extensión (s) de las subvenciones principales del tiempo: [insertar el número de días solicitados y las razones para la extensión de tiempo].

La fecha de finalización contractual (como se extendió anteriormente) [inserte la fecha de finalización del contrato, incluidas las aprobaciones de extensión de tiempo anteriores]. Esta extensión de [el número de días] días hace que [inserte una nueva fecha de finalización] la finalización contractual

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