Cómo equilibrar una caja registradora hasta

Incluso con los sistemas modernos de punto de venta (POS) de hoy, aún necesita un procedimiento para contabilizar los recibos de efectivo de una tienda. Estos controles internos son necesarios para evitar el mal manejo del dinero y para proteger los activos contra la pérdida o el robo.

Los controles internos sólidos no solo promueven la eficiencia operativa, sino que también garantizan registros contables confiables que se necesitarán, llegue el tiempo de impuestos. Una de las causas más comunes de contracción o pérdida en su tienda es a través del mal manejo del efectivo. Cuando se investiga, la causa más común se reduce a la falta de procedimientos o controles adecuados.

Este sistema de gestión de efectivo se puede crear al mismo tiempo que se establecen las políticas de la tienda. Muchos de los sistemas POS de hoy tienen instrucciones paso a paso para el cierre (también conocido como equilibrio) el cajón de efectivo para guiar al empleado.

Inteligencia de Negocio

La gestión de la tienda o los cajeros pueden realizar un informe de ventas en cualquier momento durante un turno. Al agregar el efectivo inicial en el cajón a la cifra de ventas diarias, un minorista sabrá exactamente cuánto dinero debería estar en la caja registradora o el sistema POS en cualquier momento dado.

Hay varias razones por las cuales esto es útil:

• Evita mantener demasiado efectivo en el piso de ventas.
• Protege de la pérdida si se roba la tienda.
• Previene situaciones en las que un cliente se queja de muy poco cambio.
• Revela excedentes o escasez frecuentes para cajeros particulares.
• Elimina la tentación de tomar efectivo sin documentación del cajón de efectivo.

Cómo y cuándo implementar

El equilibrio de una caja registradora generalmente se lleva a cabo al final del día o al final del turno de un cajero. El cajón de efectivo y su contenido deben llevarse a una oficina u otra área aislada para preparar el informe. Si equilibra el cajón después del cierre, asegúrese de que las luces del piso de ventas estén apagadas y la puerta esté cerrada. Para muchos vendedores, tienen prisa y tienden a comenzar a cerrar antes de que la tienda esté realmente cerrada. Esta no es una práctica segura. Sin embargo, si tiene varios empleados en la tienda, es posible cerrar uno de los registros durante las horas de apertura.

Se debe investigar cualquier exceso o escasez. La naturaleza humana debe tenerse en cuenta para errores menores y pequeñas cantidades, pero las discrepancias frecuentes podrían ser un signo de robo de empleados o pueden indicar más capacitación para un cajero en particular. Como regla, debe garantizar que las discrepancias no excedan los $ 2 al final del día.

El efectivo inicial se vuelve a colocar en el cajón de efectivo y se almacena para la noche mientras el depósito está preparado para el banco. Todos los recibos de tarjetas de crédito, informes de terminal y otros recibos de registro pueden graparse al informe diario de cajón de efectivo y presentarse por fecha.

Separación de tareas

Para obtener más responsabilidad, considere usar a dos personas para equilibrar la caja registradora. Una persona contará el cajón y creará el informe de efectivo diario, mientras que la otra persona prepara un depósito bancario. Ambos miembros del personal deben firmar el informe que indica que son responsables de las cifras mostradas. Si bien ningún sistema puede prevenir el fraude, esta pista de auditoría ayudará a desalentar la colusión entre los empleados.

Al comienzo del siguiente turno, a cada cajero se le debe asignar su propio cajón de efectivo. Haga que el cajero cuente el efectivo en el cajón para verificar el saldo inicial. Si usted es una tienda pequeña con un solo registro, el efectivo probablemente se queda en el cajón durante la noche. Si esta es su situación, el procedimiento es el mismo.

Una última nota: dado que el error humano es parte del juego, asegúrese de incluir discrepancias en su efectivo como parte de sus declaraciones de ganancias y pérdidas. Agregue una línea a sus declaraciones de ganancias y pérdidas para que presupuesten y muestre una pérdida por falta de confianza. Esta es otra forma en que puede auditar y administrar la pérdida.