Cómo establecer un comité anfitrión para sus eventos sin fines de lucro

Los eventos son un componente crítico de la recaudación de fondos y la divulgación. La mayoría de los eventos sin fines de lucro son un asunto de "todos los manos en la cubierta" que requiere que todos dentro de una organización sin fines de lucro trabajen juntos. Algunas organizaciones sin fines de lucro incluso tienen un comité general de planificación de eventos y voluntarios dedicados que ayudan a planear y prepararse para el evento.

Sin embargo, si bien la planificación del evento es fundamental si desea que el evento vaya bien, también desea resultados de todos sus esfuerzos. Es por eso que su organización debería reclutar un "comité anfitrión."

¿Qué es un comité anfitrión??

Un "comité anfitrión" es diferente de un comité tradicional de planificación de eventos. En lugar de las personas que planean, programan o crean activamente los eventos del día o de la noche, el comité anfitrión usa sus redes para asegurarse de que el evento sea un éxito. Los miembros del comité anfitrión pueden optar por:

• Alentar a sus amigos, familiares o colegas a comprar boletos
• Artículos de recolección de negocios locales
• Hacer conexiones de proveedores para premios de puerta o catering de eventos

Por supuesto, hay innumerables formas en que un comité anfitrión puede hacer que sus eventos caritativos sean mejores que nunca. Piense en un comité anfitrión como el anfitrión real de una parte; Alguien que invita a los mejores invitados, sabe a quién pedir la comida o la decoración y puede conectarlo con personas que hacen que el evento sea un éxito total.

Porque un comité anfitrión puede aumentar los fondos recibidos en un evento u obtener más atención de los medios, encontrar a las personas adecuadas es vital.

A quién elegir para su comité anfitrión

Un comité anfitrión genuinamente útil no incluirá vendedores pagados o planificadores de eventos profesionales. En cambio, deben ser miembros altamente comprometidos de su equipo existente, base de donantes o voluntarios con conexiones y la voluntad de comunicarse con.

Su comité anfitrión puede variar desde unas pocas personas hasta docenas. Cuantas más personas en su comité, más impacto puedan tener colectivamente sobre el éxito de su evento.

Puede encontrar miembros del comité anfitrión en casi cualquier lugar, incluyendo:

• Un miembro de la junta o presidente dentro de su organización
• Voluntarios que están muy involucrados en la comunidad
• Un donante que tiene conexiones con empresas locales
• Un donante o miembro de la junta que tiene contactos extensos en su demografía ideal de donantes
• Voluntarios que conocen vendedores o propietarios de lugares
• Celebridades locales o nacionales que con frecuencia abogan por su causa

Una vez que haya ubicado a las personas que le gustaría unirse a su comité anfitrión, es hora de reclutarlas.

Cómo reclutar un comité anfitrión

Buscar y conectarse con personas que harían excelentes miembros del comité anfitrión. Sin embargo, no pida a alguien que esté en un comité anfitrión. Una invitación formal es la mejor manera de reclutar miembros del comité.

En una invitación del comité anfitrión, es esencial incluir:

• Información completa sobre el evento y su organización (fecha y ubicación)
• Información sobre el propósito del evento (recaudación de fondos para una causa específica)
• Ejemplos de cómo un miembro del comité anfitrión podría contribuir
• Una fecha para responder o conectarse con su equipo
• Un "avance" gracias por hacerles saber que estás emocionado de invitarlos
• Su nombre/persona de contacto e información de contacto

Asegúrese de que los miembros potenciales sepan que su participación será reconocida y apreciada y que puedan tener un impacto significativo al unirse.

Si se pregunta cómo redactar la carta de invitación de su comité anfitrión, copie y pegue la plantilla a continuación e inserte su información en cada uno de los soportes.

[Fecha]

Estimado [Insertar nombre]:

Estoy escribiendo para informarle sobre un evento emocionante que [el nombre de su organización] está planeando [mes] en [insertar ciudad].

En [mes + año (si es diferente al actual)], [la organización] está llevando el [nombre del evento] a [la ciudad] para aumentar la conciencia sobre [causa/problema social/problema que aborda su organización] y para generar apoyo [ programas/iniciativas/esfuerzos]. [Agregue información relevante sobre el evento/meta/tema].

El evento se llevará a cabo en [Ciudad] en [lugar de eventos (si lo tiene)] en [fecha y hora].

[Nombre], nos encantaría su ayuda para hacer este evento y otros como el éxito, un éxito. Si desea ser parte de este evento, así como eventos futuros, estaríamos muy agradecidos si acepte esta invitación formal para formar parte de nuestro comité anfitrión.

Hay algunas formas simples de involucrarse:

1. Comparta su nombre o el nombre de su organización, como miembro de nuestro comité anfitrión
2. Invite a sus colegas, amigos y vecinos a comprar una [mesa/boleto] a nuestros eventos (s) de eventos
3. Únete a nosotros para el evento
4. [Inserte una solicitud específica basada en la posición de la persona, conexiones.]

También nos encantaría que considerara organizar su propia mesa e invitar a amigos y colegas a una noche de diversión. Su generoso apoyo nos ayudará a correr la voz sobre [causa] y tener un impacto.

Un miembro de [Organización] se comunicará con usted dentro del [Insertar el plazo] para discutir los detalles de nuestro comité anfitrión y para discutir su participación, si está interesado.

Esperamos trabajar con usted para hacer que [el nombre del evento] y los eventos futuros sea un éxito! Gracias por su generosa consideración y apoyo.

Atentamente,

[Su nombre]

[Posición en la organización]

[Nombre de la Organización]

[Número de contacto]

Después de haber reclutado su comité anfitrión

Una vez que haya invitado a los miembros de su comité seleccionado, recibirá algunas cartas o llamadas de aceptación. Sin embargo, antes de entrar en los detalles del evento o lo que le gustaría que hicieran, programen una breve reunión con el comité. Sin pedirles nada, déjalos:

• Conocer el uno con el otro
• Discuta cómo están involucrados en su organización
• Revise materiales o presentaciones sobre su causa/trabajo
• Ideas de ideas sobre cómo les gustaría contribuir

A partir de ahí, puede hacerles saber sus objetivos de recaudación de fondos y cómo le gustaría verlos trabajar juntos (invitando a los contactos o comunicarse con artículos de subasta). También pueden dividirse en "subcomités" si tienes un grupo grande

Por supuesto, no es el trabajo del comité anfitrión solo planificar y ejecutar su evento. Un comité anfitrión debería trabajar con Sus voluntarios o comité de planificación de eventos para vender boletos, asegúrese de que se reclaman nuevos patrocinios de eventos, abundan los artículos de subasta y que la noche sea un éxito para los asistentes.

Reconociendo los esfuerzos de su comité anfitrión

Cuando termine el evento, los miembros de su comité anfitrión deben ser algunas de las primeras personas que agradezca, tanto en el evento como con un agradecimiento por escrito el día siguiente. Cuanto más involucre a su comité anfitrión, más estarán dispuestos a organizar en el futuro.

Encuentre a las personas dentro de su organización o comunidad que pueda ayudarlo a organizar su próximo evento. Podrían marcar una gran diferencia en la cantidad de dinero que recauda y los programas que puede apoyar.