Cómo comenzar un plan de jubilación 401 (k) para su pequeña empresa

Los planes de jubilación patrocinados por la empresa alguna vez estuvieron fuera del alcance de muchas pequeñas empresas, pero los recientes cambios de ley federales e incentivos están diseñados para alentarlo a comenzar un plan para sus empleados y usted mismo. Se han aceptado ampliamente por empleadores más grandes para ahorros de jubilación, y el Servicio de Impuestos Internos (IRS) estima que 55 millones de U.S. Los trabajadores participan en planes de tipo 401 (k).

¿Qué es un plan 401 (k)?? 

Un plan 401 (k) es un tipo de plan de jubilación aprobado por el IRS que permite a los empleados contribuir con montos antes de impuestos (llamados aplazamientos salariales) a cuentas de jubilación individuales. Los empleadores también pueden contribuir a las cuentas de los empleados, a menudo al igualar las contribuciones de los empleados, hasta un cierto porcentaje. 

Puede elegir entre varios tipos de planes de pequeñas empresas 401 (k) y otras variedades de planes de jubilación. Obtenga ayuda de un asesor del plan de jubilación para seleccionar el mejor para su negocio.

¿Cómo puede un 401 (k) ayudar a mi negocio??

Configurar y contribuir a un plan de jubilación puede beneficiar a su negocio, usted como propietario y sus empleados. 

Beneficios para su negocio 

Las contribuciones de su empleador son un gasto comercial deducible, que reduce sus impuestos comerciales. 

Su negocio puede obtener créditos fiscales y otros incentivos para comenzar un plan. El crédito fiscal es para empleadores con 100 o menos empleados, y se aplica al 50% de sus costos de inicio elegibles para un 401 (k), hasta un máximo de $ 500 al año. Se otorga el crédito por configurar y administrar el plan y educar a sus empleados al respecto. 

Más allá de eso, ofrecer un plan de jubilación es atractivo para los empleados actuales y potenciales, lo que le brinda una ventaja competitiva al contratar y retener talento.

Beneficios para usted y sus empleados

Las inversiones en el plan crecen libres de impuestos después de que se realizan las contribuciones, y no se paga impuestos sobre las ganancias de inversión hasta que los empleados eliminen el dinero. Las contribuciones al plan pueden reducir los ingresos imponibles para el año.  

Los empleados pueden hacer contribuciones a través de deducciones de nómina y trasladar los activos en su plan a el plan de otro empleador cuando cambian de trabajo. 

¿Qué más necesito saber??

Aquí hay una información más importante que necesita saber como propietario de un negocio al considerar comenzar un plan 401 (k).

Un plan 401 (k) se considera un plan calificado, según las reglas del IRS. Eso significa que debe cumplir con los requisitos del Código de Rentas Internos para este tipo de plan de jubilación, que incluyen emitir informes periódicos sobre el plan a los participantes y el IRS. 

El 401 (k) y algunos otros tipos de planes de jubilación patrocinados por el empleador se denominan "planes de contribución definidos" porque las contribuciones están definidas, pero no los beneficios, como es el caso de las pensiones tradicionales. El valor de la cuenta cambia con el nivel de contribuciones y el desempeño de las inversiones de la persona. 

Las contribuciones a los planes de jubilación diferidos, incluidos los planes 401 (k), no se gravan inicialmente. Pero el propietario de la cuenta debe pagar impuestos sobre la inversión y las ganancias (dividendos y aumentos en el precio de las acciones) cuando se los sacan del plan, en la jubilación o en circunstancias especialmente permitidas.

Quien supervisa los planes de jubilación? 

El IRS califica o aprueba, los planea y los regula desde el punto de vista de los impuestos. El u.S. El Departamento de Trabajo (DOL) supervisa los planes de jubilación patrocinados por el empleador, luego de la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados de 1974 (ERISA). Se ocupan de las responsabilidades fiduciarias de los patrocinadores del plan, los derechos de los participantes y la garantía de beneficios.

Quien puede participar en el plan?

En general, los empleados que tienen 21 años o más que han completado un año de servicio pueden inscribirse en el plan. No puedes excluir a un empleado porque él o ella ha alcanzado una edad específica. 

El IRS establece restricciones para asegurarse de que los planes de jubilación beneficien a todos los empleados, no solo a los empleados altamente compensados ​​(HCE), como los ejecutivos de la compañía, los propietarios y los miembros del personal de alto ingreso. El IRS define HCE como los que:

• Poseía más del 5% del interés en el negocio el año anterior, o
• Recibió una compensación durante el año anterior de más de una cantidad específica ($ 125,000 para 2019 o $ 130,000 para 2020 y 2021). 

Verá restricciones en los documentos del plan en varios lugares que limitan la participación de empleados bien compensados. Por ejemplo, las contribuciones que coinciden con los empleados y la empresa para HCE deben ser proporcionales a las de otros empleados. Puede participar en el plan 401 (k) de su empresa como propietario, con algunos límites sobre la cantidad que puede contribuir cada año. 

Si no tiene empleados y es la única persona en su negocio, puede calificar para lo que se conoce como un solo 401 (k). Permite que un negocio de un solo propietario (de cualquier tipo de estructura legal comercial) contribuya al plan. Es posible que pueda contribuir como empleado y empleador. 

Lea más del IRS sobre los planes de un solo participante 401 (k).

¿Cómo creo un plan 401 (k)?? 

Creación de un plan 401 (k) para una empresa, incluso un pequeño, es un proceso complejo. La siguiente es una descripción básica de los pasos para obtener la aprobación y comenzar el plan: 

• Escriba un plan con la ayuda de un asesor de plan y envíelo al IRS para una carta de determinación (aprobación). 
• Comparta información con los empleados a medida que comienza el plan, y luego cada año después. 
• Encuentre un administrador (gerente de inversiones) para ayudarlo a decidir cómo invertir contribuciones y administrar cuentas individuales de empleados. 
• Comience a realizar contribuciones del empleador, si se ofrece, y permitir las contribuciones de los empleados a través de su sistema de nómina. 

¿Qué características debo tener en un 401 (k)?? 

Contribuciones coincidentes. No se requiere que su empresa haga contribuciones al plan, pero puede optar por contribuir con un porcentaje del salario de cada empleado, puede igualar la cantidad que cada uno contribuye (hasta un límite específico), o puede hacer ambas cosas. Bajo un 401 (k) tradicional, puede cambiar la cantidad que coincide con la compañía cada año. 

Inscripción automática. Una característica cada vez más popular de los planes de jubilación en el lugar de trabajo es la inscripción automática, como una forma de aumentar la participación de los empleados. Puede configurar un plan individual para cada empleado y deducir automáticamente las contribuciones del plan de jubilación de sus cheques de pago. Cada empleado puede optar por no participar o cambiar la cantidad con el tiempo. 

A partir de enero. 1, 2020, su negocio puede calificar para un nuevo crédito fiscal de hasta $ 500 para establecer una nueva cuenta de inscripción automática, gracias a la Ley de ACT Secure, que significa "establecer cada comunidad para mejorar la jubilación."Puso en su lugar numerosas disposiciones destinadas a fortalecer la seguridad de la jubilación en todo el país. Este crédito fiscal de inscripción automática para empleadores se suma al crédito de inicio descrito anteriormente, y está disponible durante tres años. 

Adjudicación.Debe incluir el lenguaje en el documento de su plan sobre cómo los empleados se adquiren en el plan, pero su negocio puede establecer los detalles. La adjudicación en un plan de jubilación significa propiedad. Si la cuenta de jubilación de un empleado se otorga, no se puede perder si deja a la empresa. La adjudicación depende del tipo de contribución y la duración del servicio de un empleado con su empresa:

• Las propias contribuciones de un empleado se otorgan al 100% inmediatamente, por ley. Estas cantidades no se pueden perder por ningún motivo. 
• Las contribuciones del empleador para 401 (k) s pueden tener una variedad de horarios de adjudicación, según lo determine su negocio en su documento de plan. Puede tener adjudios inmediatos, el 100% de adjudicación después de un cierto número de años de servicio, o un horario de adjudicación que aumenta el porcentaje adquirido del empleado cada año. 

Todos los empleados deben tener el 100%contra el momento en que alcancen la edad de jubilación normal, o cuando se termina el plan. 

Opciones de inversión. Deberá decidir cómo invertir el dinero en cuentas de empleados y qué opciones de inversión desea poner a disposición de los empleados. Encuentre un asesor de inversiones para administrar las inversiones y ayudarlo a usted y a sus empleados decidir un menú de opciones de asignación. 

Información para los participantes

Debe hacer informes periódicos para los participantes del plan, incluida una descripción anual de un plan de resumen y una declaración de beneficio trimestral individual que muestra el estado de la cuenta de cada participante. También debe presentar un informe de información anual llamado Formulario 5500 sobre su plan ante el gobierno federal.  

Consejo: tiene cierta discreción sobre lo que ofrece a los empleados en un plan 401 (k), pero establecer uno también tiene muchos requisitos específicos. Este artículo del IRS, "Una guía para los requisitos de plan calificados comunes", tiene más información sobre las condiciones mínimas y lo que necesita incluir en su plan.

Abrumado? Aquí hay ayuda

Muchas instituciones financieras, proveedores de planes y otras organizaciones ofrecen planes 401 (k) preaprobados del IRS, una plantilla que puede disminuir en gran medida la carga administrativa de establecer y mantener un 401 (k).