Cómo administrar con éxito su primer proyecto

Te acaban de poner a cargo de un nuevo proyecto importante. Claramente, su jefe está ofreciendo esta oportunidad como un voto de confianza en sus habilidades. Y mientras está emocionado, esta es la primera vez que es responsable de un proyecto completo.

Comenzar por primera vez es desafiante. Sin embargo, hay formas de ayudarlo a mojar los pies. La gestión de proyectos se ha convertido en un proceso con etapas y pasos definidos para guiar a aquellos que son nuevos en la gestión de proyectos hacia un proyecto exitoso.

5 etapas del proceso del proyecto:

1. Iniciación: se inicia un proyecto cuando se identifica una necesidad de cambio
2. Planificación: Planificación del trabajo del proyecto
3. Ejecución: realizar el trabajo
4. Gestión y control: todo el trabajo que realiza durante el proyecto para monitorear el progreso
5. Cierre: completar y entregar el proyecto y aplazar al equipo 

Estos pasos son idénticos para cada proyecto. Y recuerde, usted es el gerente del proyecto, no un supervisor de primera línea. Su trabajo es administrar el proyecto, no la gente.

Pasos básicos para el novato del proyecto:

Durante la etapa de iniciación, se crea el proyecto y se elabora una carta que lo autoriza a ser el gerente del programa y establecer una cadena de informes. La fase de planificación es donde usted:

Defina el alcance 

El primer y más importante paso en cualquier proyecto es definir el alcance del proyecto. ¿Qué es lo que se supone que debes lograr o crear?? ¿Cuál es el objetivo del proyecto?? Igualmente importante es definir lo que no está incluido en el alcance de su proyecto. Si no obtiene suficiente definición de su jefe, aclare el alcance usted mismo y envíelo de vuelta arriba para confirmar.

Si bien este ejemplo está ligeramente fuera del tema comercial, todos podemos relacionarnos con una recepción de boda. En la planificación de una recepción de bodas, puede tener como alcance: prepare una recepción de bodas para 100 invitados completos con cena, bar abierto, pastel de bodas y una banda en vivo para bailar en cierta fecha a un costo para no exceder los $ 20,000. 

Determinar recursos disponibles

¿Qué personas, equipos y dinero tendrán disponibles para lograr los objetivos del proyecto?? Como gerente de proyecto, generalmente no tendrá control directo de estos recursos, pero tendrá que administrarlos a través de Matrix Management. 

La gestión de matriz se refiere al uso de la jerarquía establecida dentro de la empresa para lograr lo que necesita hacer. Si Joe trabaja para su proyecto, y también para su departamento, tiene que escuchar a dos jefes. Como gerente del proyecto, intente mantenerse en contacto con los supervisores de las personas o los propietarios del equipo que tomó prestado para que pueda resolver conflictos.

Comprender la línea de tiempo

¿Cuándo tiene que completar el proyecto?? A medida que desarrolla su plan de proyecto, puede tener cierta flexibilidad en cómo usa el tiempo durante el proyecto, pero los plazos generalmente son fijos, como en el caso de la recepción de la boda. Si decide usar horas extras para cumplir con el horario, debe sopesarlo con las limitaciones de su presupuesto.

Detalla el trabajo

¿Cuáles son las principales piezas o componentes que deben crearse para completar el proyecto?? Por ejemplo, una recepción de bodas requiere a un alto nivel: una sala de recepción, comida, bebida, pastel, invitados y entretenimiento. Por supuesto, cada uno de esos artículos más grandes se puede dividir en muchos artículos adicionales. Eso es el próximo paso. 

En el ejemplo de la recepción de la boda anterior, es probable que tenga un equipo o una persona a cargo de diferentes componentes. Trabajar con los miembros de su equipo para deletrear los detalles necesarios para lograr cada elemento principal.

La persona a cargo de los alimentos debe comprender las opciones, las limitaciones de costos y hacer selecciones que respalden el alcance del alcance. Enumere los pasos más pequeños en cada uno de los pasos más grandes. Cuántos niveles de profundidad se detallan los pasos dependerán del tamaño y la complejidad de su proyecto.

Desarrollar un plan preliminar

Ensamble todos sus pasos en un plan. Una buena manera de hacerlo es usar una tabla de precedencia que identifique qué elementos deben preceder a otros elementos. Las prácticas formales de gestión de proyectos requieren el desarrollo de lo que se denomina diagrama de red e identifica la ruta crítica. Si bien esto puede estar más allá de sus necesidades o nivel de conocimiento, el problema principal es secuenciar las actividades en el orden correcto y luego asignar recursos a las actividades.

Las preguntas para hacer incluyen: ¿Qué pasa primero?? Cuál es el próximo paso? ¿Qué pasos pueden continuar al mismo tiempo con diferentes recursos?? Quien va a hacer cada paso? Cuánto tiempo tardará? Hay muchos paquetes de software excelentes disponibles que pueden automatizar muchos de este detalle para usted. Pregunte a otros en posiciones similares lo que usan.

Crea tu plan de referencia

Obtenga comentarios sobre su plan preliminar de su equipo y de cualquier otra parte interesada. Ajuste sus plazos y horarios de trabajo para que se ajusten al proyecto a la hora disponible. Haga los ajustes necesarios al plan preliminar para producir un plan de referencia.

Solicitar ajustes del proyecto

Casi nunca hay suficiente tiempo, dinero o talento asignado a un proyecto. Su trabajo es conformarse con los recursos limitados que tiene. Sin embargo, a menudo hay límites colocados en un proyecto que simplemente no son realistas. Debe presentar su caso y presentarlo a su jefe y solicitar que se cambien estos límites poco realistas. Solicite los cambios al comienzo del proyecto. No espere hasta que esté en problemas pedir los cambios que necesita.

Cuando ha comenzado a adquirir recursos y adquirir los materiales necesarios, está en la fase de ejecución. En esta fase, también eres:

Ensamblar su equipo de proyecto

Reúna a las personas en su equipo y comience un diálogo. Son los expertos técnicos. Es por eso que su supervisor funcional los asignó al proyecto. Su trabajo es administrar el equipo.

Trabaja tu plan

Hacer el plan es importante, pero el plan se puede cambiar. Tienes un plan para conducir al trabajo todas las mañanas. Si una intersección está bloqueada por un accidente, cambia su plan y va de una manera diferente. Haz lo mismo con tus planes de proyecto. Cambiarlos según sea necesario, pero siempre tenga en cuenta el alcance y los recursos.

A medida que se realiza su plan y se realiza el trabajo, ingresa a la fase de monitoreo y control. En esta fase, trabaja para controlar los costos, los recursos y la calidad, así como:

Monitorear el progreso de su equipo

Hará pocos progresos al comienzo del proyecto, pero comenzará a monitorear lo que todos están haciendo de todos modos. Eso facilitará la captura de problemas antes de que se conviertan en problemas.

Documentar todo

Mantener registros. Cada vez que cambia su plan de referencia, escriba cuál fue el cambio y por qué era necesario. Cada vez que se agrega un nuevo requisito al proyecto, escriba de dónde proviene el requisito y cómo se ajustaba la línea de tiempo o el presupuesto debido a él. No puedes recordar todo, así que escríbalos y podrás buscarlos en la revisión del fin de los proyectos y aprender de ellos.

Mantenga a todos informados

Mantenga a todos los interesados ​​del proyecto informados sobre el progreso todo el tiempo. Hágales saber de su éxito a medida que complete cada hito, pero también informe sobre los problemas tan pronto como surjan.

Además, mantenga a su equipo informado. Si se consideran cambios, cuéntele al equipo sobre ellos lo más que pueda. Asegúrese de que todos en el equipo estén al tanto de lo que todos los demás están haciendo.

Sigue los pasos

No tiene que ser un gerente de proyecto formal para dirigir una iniciativa de proyecto. Sin embargo, debe aplicar las herramientas, la lógica y los pasos de la gestión de proyectos para aclarar sus objetivos, detallar el trabajo y construir un equipo para ejecutarlo mientras lo administra todo.