Cómo escribir una descripción de trabajo que a sus voluntarios les encantará

Por qué las descripciones de trabajo voluntario son tan importantes

Ningún negocio o organización sin fines de lucro comenzaría a contratar personas antes de que descubrieran lo que necesitaban que hicieran. Escriben descripciones de trabajo con gran detalle porque son los planos para reclutar, administrar y retener empleados.

El mismo principio se aplica a los voluntarios.

Una herramienta increíblemente útil, la descripción del trabajo voluntario ayuda a sus esfuerzos de reclutamiento voluntario, la gestión de ese voluntario y reteniéndolo. Establecer expectativas con una descripción de trabajo debe ser el trabajo número uno para cualquier gerente voluntario.

Puede resistir este requisito, pensando que es posible que necesite escribir muchas descripciones de trabajo. En realidad, no necesitará descripciones de trabajo para algunos de sus voluntarios, particularmente aquellos que hacen una tarea de complejidad limitada. Por ejemplo, los voluntarios que se alistan para inscribir a los participantes en su organización benéfica anual, probablemente no necesiten nada más allá de la instrucción verbal el día del evento. Los voluntarios tampoco necesitan mucho más para su día de limpieza anual para recolectar basura o sacar malezas.

Sin embargo, su organización benéfica probablemente también tiene varios trabajos voluntarios a largo plazo complejos donde se puede necesitar capacitación especializada. En esos casos, tiene sentido manejar esas posiciones como lo haría con una posición pagada. Que incluye una descripción detallada del trabajo que puede usar para reclutar a esos voluntarios. La descripción del trabajo también puede ser útil cuando evalúa a los voluntarios, ayudando a ambos a recordar de qué se trata el trabajo.

Cada descripción del trabajo debe explicar la tarea, más las habilidades, habilidades e intereses necesarios para realizar la tarea de voluntariado con éxito. 

La claridad es lo que todo voluntario prefiere. Antes de comenzar a reclutar voluntarios, haga una lista de los trabajos que desea que realicen, y luego describa esas posiciones tan claramente como pueda. 

Una descripción de trabajo voluntario no es muy diferente de uno que prepare para un empleado pagado. Las expectativas claras pueden ayudar a evitar una gran cantidad de problemas, incluidos los legales.

Qué incluir en una descripción del trabajo voluntario

Hay muchas formas de escribir la descripción de la posición, pero aquí hay algunas áreas que debería cubrir:

1. Título profesional
   Un título descriptivo le da al voluntario una sensación de identidad y ayuda a que el personal asalariado y otros voluntarios a comprender este papel en particular. Alejarse de las descripciones que tienen que ver con el pago. Por ejemplo, ¿por qué llamar a la recepcionista una recepcionista de "voluntario"?? No dice recepcionista "pagado" para un miembro del personal.
2. Ubicación de trabajo
   ¿Dónde trabajará el individuo?? ¿Se puede hacer el trabajo en casa o en un sitio en particular?? ¿Hay transporte público cerca de su sitio de trabajo para que pueda reclutar personas que no tengan transporte personal??
3. Propósito del puesto
   ¿Cómo afectará el trabajo del voluntario el resultado, los clientes o la misión de un proyecto?? Indique el impacto esperado tanto para el servicio directo como para las tareas administrativas para que los voluntarios comprendan lo importantes que son para la organización.
4. Responsabilidades y Deberes
   Explique los deberes y obligaciones específicas del puesto de voluntariado. Di claramente lo que se espera.
5. Calificaciones
   Vale la pena ser muy claro y concreto al enumerar las calificaciones para cualquier puesto de voluntariado. Incluir educación, características personales, habilidades, habilidades y experiencia requeridas.
6. Compromiso esperado
   ¿Cuánto tiempo espera del voluntario?? Incluir duración del servicio, horas por semana y horas al día. Incluya cualquier requisito especial, como el trabajo de fin de semana.
7. Capacitación
   Enumere qué capacitación recibirá el voluntario. Incluya capacitación general que todas las posiciones requieren más cualquier capacitación específica para la posición para esta tarea.

Incluya la fecha de la descripción o la fecha en que se actualizó. Enumere el nombre del supervisor voluntario y su información de contacto. Incluya información sobre cómo obtener más información y cómo llamar si está interesado. 

Muestra de una descripción del trabajo voluntario 

Título del trabajo: Silla de día

Objetivo: El presidente del día se desempeña como recepcionista de la Agencia del Condado de Charles sobre el envejecimiento, apoyando la misión de la agencia de apoyar a la población anciana del condado de Charles. El presidente del día representa a la agencia a los miembros del público que visitan sus oficinas el lunes, casados ​​y el viernes desde 9 A.metro. - 4 P.metro.

Ubicación: El presidente del día trabaja en el área de recepción pública de la oficina central de la agencia en 567 N. Oak St en Tulsa, OK. 

Responsabilidades clave:

• La silla del día contesta el teléfono y dirige las llamadas.
• Saluda a los invitados y los dirige a otras oficinas o ubicaciones.
• Responde preguntas sobre la agencia y proporciona formularios cuando sea necesario.
• Imprime una lista de actividades que tienen lugar ese día en las oficinas de la agencia y las ubicaciones de los satélites.
• Realiza llamadas telefónicas recordatorias a otros voluntarios que asignaron a proyectos para el día siguiente.
• Abre el correo y lo distribuye.
• Ingresa donaciones recibidas por correo en la base de datos.
• Copia de folletos de revisión de corrección cuando el tiempo lo permite.
• Ayudas en la preparación de correos a granel.
• Prepara la correspondencia según sea necesario.
• Otras tareas asignadas.

Informes al Subdirector de la Agencia del Condado de Charles sobre Envejecimiento

La duración de la cita: La silla de día sirve un día por semana durante tres meses. Después de tres meses, la silla de día puede reelegirse durante otros tres meses a discreción del supervisor. Después de seis meses, la persona que sirve como silla de día puede girar a otro puesto dentro de la agencia.

Compromiso de tiempo: Un día por semana (M, W o F) durante seis horas (9-12 am y 1-4 pm), por un mínimo de tres meses.

Calificaciones: Conocimientos básicos de la entrada y la entrada de datos. Manera agradable, paciencia, capacidad de resolución de problemas, confiabilidad.

Apoyo: Se proporcionará capacitación para este puesto. Además, el Subdirector estará disponible para preguntas y asistencia.

Requisito de edad: Ninguno

Código de vestimenta: Informal de negocios

Otras categorías que puede incluir en una descripción de la posición de voluntariado son:

• Certificaciones/licencias requeridas, como la certificación de RCP o una licencia de conducir comercial.
• Oportunidades de desarrollo, como la capacitación y la promoción a otros puestos. 
• Se requieren controles de seguridad, como chequeo de antecedentes penales o cheques de huellas digitales.
• Beneficios, como un certificado de servicio, estacionamiento gratuito o remisión de matrícula.

Las descripciones de trabajo voluntario no son solo para el bien del voluntario, sino para asegurarse de que no haya problemas legales también. A los voluntarios les encantan las expectativas claras, la capacitación y la consistencia de sus gerentes voluntarios.

Escribir buenas descripciones de trabajo es solo parte de preparar su organización sin fines de lucro para recibir y trabajar con voluntarios.