Cómo escribir un correo electrónico profesional

Desde hace muchos años, la gente ha estado prediciendo la desaparición del correo electrónico. Si bien es cierto, usamos otras formas de comunicación como mensajes de texto y redes sociales para "hablar" con nuestros amigos o enviar mensajes rápidos a nuestros colegas, todavía usamos correo electrónico, especialmente para la comunicación relacionada con el trabajo. También es el principal medio de contacto cuando solicita un trabajo. Es tan importante como siempre saber cómo escribir un correo electrónico profesional.

El correo electrónico puede ser su punto de contacto inicial con alguien y, por eso, es su primera oportunidad para causar una impresión. Tenga mucho cuidado al componer sus mensajes. Antes de presionar enviar, responda estas 7 preguntas.

1. ¿Mi error de mensaje es gratuito??

Verificar su correo electrónico para obtener errores es lo más importante que puede hacer antes de enviarlo. La ortografía incorrecta y la gramática mala te harán ver descuidado. Eso va en contra de la impresión que está tratando de hacer, especialmente si está solicitando un trabajo.

Revise hasta que esté seguro de que ha captado todos los errores de ortografía y gramaticales, así como errores tipográficos. Gramática.com tiene herramientas gratuitas, incluida una extensión para el navegador Chrome, que puede ayudarlo con esto.

2. ¿Qué dice mi dirección de correo electrónico sobre mí??

Su dirección de correo electrónico de trabajo, que por cierto, nunca debe usar para la búsqueda de empleo, probablemente es muy sencillo. Lo más probable es que sea una variante de tu nombre. Es posible que haya elegido una dirección menos comercial para usar por correo electrónico personal. Una dirección que sea sugerente, infantil o linda está bien si solo la está usando para enviar mensajes a sus amigos y familiares, pero si necesita escribir un correo electrónico profesional, regístrese para obtener una nueva cuenta que transmite profesionalismo.

Configure una dirección de correo electrónico que use su nombre real. Pruebe sus nombres y apellidos; su primer nombre, mediana inicial y apellido; o alguna combinación de esos. Nunca envíe su correo electrónico profesional de [email protected].

3. Son el nombre y la dirección de correo electrónico en el campo "para" correcto?

Cuando comience a escribir el nombre de un destinatario en el campo "a", la mayoría de los clientes de correo electrónico completarán el resto del nombre con uno de sus contactos. Podrías terminar fácilmente con el nombre equivocado en ese campo, así que asegúrese de prestar atención a esto.

Imagine qué problema puede surgir si accidentalmente envía un correo electrónico al destinatario incorrecto. Digamos que está buscando trabajo mientras aún está empleado. Un gerente de contratación de un posible empleador podría tener un nombre que comience con la misma letra que el nombre de su jefe actual. ¿Qué tan vergonzoso sería si le enviaras a tu jefe un mensaje destinado a ese gerente de contratación?? No solo desea asegurarse de que su mensaje llegue a su destino previsto, sino que también desea estar seguro de que no alcanza uno involuntario.

4. ¿He usado el título adecuado para abordar al destinatario??

Si ya tiene un nombre de primer nombre con la persona que está enviando un correo electrónico, está bien dirigirse a ellos de esa manera en su mensaje. Sin embargo, si esta es la primera vez que se comunica con alguien, o no está seguro de cómo prefieren ser abordados, es preferible usar un título formal como Mr., EM., Señora., o Dr. y el apellido del destinatario.

Siempre errar por precaución. No puede hacer daño ser formal. Para obtener una pista sobre cómo alguien con quien ya tiene una relación establecida prefiere que se aborde, mire hacia atrás en los mensajes anteriores para ver cómo están firmados. Que te ayudará a decidir qué hacer.

5. ¿Mi tono transmite bien mi mensaje??

Como dice el dicho, "No es lo que dices, sino cómo lo dices."Cuando hablas con alguien cara a cara, puedes confiar en la entonación, el lenguaje corporal y la expresión facial para ayudar a dar un significado adicional a tus palabras.

Cuando intenta transmitir el mismo mensaje por escrito, hay más espacio para el malentendido porque el lector no puede ver su cara, lee su lenguaje corporal o escucha su voz. Asegúrese de que su mensaje sea educado y suena amigable, y que su significado previsto sea claro.

6. ¿Es mi mensaje simple, pero no críptico??

Mantener sus mensajes cortos y dulces los hará más fáciles de entender. Al mismo tiempo, no debes omitir nada importante. No quieres forzar al destinatario de tu correo electrónico a adivinar lo que estás tratando de decir. Su mensaje debe ser lo más preciso posible, pero incluya toda la información necesaria.

7. ¿He incluido archivos adjuntos no solicitados??

Muchas personas se niegan a abrir archivos adjuntos de correo electrónico que no esperan. Tienen razón en evitar hacer eso. Los virus informáticos a menudo se transmiten en esos accesorios. Si desea enviar un archivo a alguien, por ejemplo, su currículum, solicite a su destinatario su permiso primero. Envíalo solo si dice que está bien.